IS Opsの“すごい“ツール活用ランキングBest5！👏👏👏〜SmartHRでの事例〜
こんにちは！SmartHRのインサイドセールスグループのmassuuです！
寒かった冬が終わり、次第に暖かくなってきたと思いきや、いきなり夏の気配を感じますね🌞
ちなみに私の好きな季節は秋🍁なのでここ数年はもう諦めモードです🥺
2022年4月現在、SmartHRのISには約50名ほどの方が所属しています。
そこに外部のパートナー企業の方を含めると、実はなんと100名を超える規模でSmartHR事業を支えており、会社の中でもかなり大盛りな部署となっております。
（組織に関するnoteは👇をぜひご覧ください！）
そんな大所帯のISグループでは、未来のお客さまと毎日電話やメールでコミュニケーションをとっているわけですが、ここまで人数がいるとオペレーションの管理も非常に大変なのでは・・・？と思いませんか？🥺
実際に、他企業のインサイドセールスの方々からは、かなり苦労してるんじゃない？と心配の声をいただくこともあったり…
でも実際はそんなことはなくて、IS内のとあるチームの存在のおかげで毎日快適に活動できているんだよって話をしていければと思います！
題して！「IS Opsの”すごい”ツール活用ランキングBest5！」👏👏👏
ランキングに入る前に、まずはIS Opsというチームについて簡単にご紹介します！
Opsはオペレーションの略で、正社員が4人、スタッフさん含め計現在6人の少数精鋭のチームです。
その役割はオペレーションの整備にとどまらず、とても幅が広いです。
Salesforceなどのツール周りの管理やデータ分析、IS全体の予算設計〜戦略策定に必要なデータ分析まで担っているチームで、まさにISの心臓と言っても過言ではない組織です。
個人的にも、Salesforceで少し複雑な条件のレポート作成をしたいときや、オペレーション改善などのタイミングで相談させてもらうこと多々があり、一生涯足を向けて眠れないほど日々お世話になっています🙏(ｱﾘｶﾞﾀﾔ)
IS Opsについてもっと知りたい！という方は、下記のnoteなどを読んでみてください！
それではさっそくランキングのご紹介に移ろうと思います！
※以降は、インサイドセールス業務への理解が一定ある方向けの内容になっています🙏インサイドセールスやSmartHRについての基本的な理解を深めたい方は、下記のnoteをご覧になっていただくと良いかもしれません！
第5位 IS活動を加速させる！コンテンツデータベース👏
日々お客さまとやりとりをする中で、こんなお悩みはありませんか？
・「◯◯をお伝えできる資料を送りたいけど、どこにあるのかわからないから後回し…」
・「同業企業さまの事例をお送りしたいけど、外部に共有してOKな事例がどれかわからないから後回し…」
・「そもそもどんな資料があるのか、どんな事例があるのか知らないから、お客さまとのコミュニケーションが発展しない…」
インサイドセールスの大事な役割として、日々のコミュニケーションを通じてお客さまの検討度合いを高めていくことが求められます。この部分がいわゆる”テレアポ”と一線を画する要素であり、ISの醍醐味であり難しさだと個人的には思います。
そして、そんなナーチャリング活動の際に私たちを助けてくれるのが第5位のコンテンツデータベースです。
コンテンツデータベースには、SmartHRの導入事例や各種資料がまとめられており、業界/規模/地域/課題/機能別で検索することができる神仕様になっています！！
つまり、お客さまとお電話でお話した後（あるいはお電話中に）、すぐさま最適なコンテンツを送付することができ、インサイドセールス活動を飛躍的に加速させてくれるデータベースなのです！
細かい部分ですが、コピー＆ペーストですぐにメールに貼り付けられるような形で格納されているのもポイントです！
実際の操作イメージは👇
第4位 かゆいところに手が届く！作り込まれたSalesforce👏
インサイドセールスにとってインフラと言っても過言ではないSalesforce。
だからこそ、Salesforceの仕組みの完成度が仕事の完成度に直結すると思います！
SmartHRにおけるSalesforce活用の話は数え切れないほどありますが、個人的に一番好きな仕組みであり、分析や戦略策定に関わってくる「流入先自動判定」の裏側を第4位として紹介します！
架電活動の振り返りをしているタイミングや、予算設計しているタイミングで、こんなことを思った経験はありませんか？
・「商談の単純数や獲得率だけじゃなくて、この商談がどのチャネル経由で生まれたのかどうかも見ていきたいな...」
・「リードの流入チャネルごとに各歩留まりを見てみないと、ブレが大きくて正確な振り返りができなさそうだな...」
私も前職でいやと言うほどほど思ったことがあります。（前職はOpsのようにありがたい存在はいなかったのです😭）
また、ある程度はデータが取れているけど、細かく見ようとしたらスプレッドシートに吐き出して別で分析する必要があったり、日々の活動時点で1つ1つ都度フラグ立てる必要があったり...みたいな企業様もあるのではないでしょうか。
本当にありがたいことに、SmartHRではそれらが全部完全に自動で判定されるようになっています！
もう少し具体的に言うと、
▼Salesforceに登録される活動履歴1つごとに
▼そのリードが「マーケティング施策経由」なのか「過去の失注商談経由」なのか「ISでの掘り起こし経由」なのか「アライアンスパートナー経由」なのか、などなどを裏側で自動判定してくれて、
▼時点情報として自動でリードにデータを持たせてくれる
ようになっています！（ｽｺﾞｲ…!!)
ちなみに判定の概略図の一部はこんな感じになってます👇
さらにちなみに、判定のロジックはこんな感じになってます👇
コピペができるようコードで記入してみました！
（処理自体は単純なのですが、ここまで細かく設計していることに感謝🙏）
if(
NOT(NOT(Opportunity.BDR_opportunity_flag__c)),
'BDR',
if(
and(
ISBLANK( point_hanged_leadrecycles_date__c ),
ISBLANK( point_changed_opportunityrecycles_date__c ) ,
NOT(NOT(point_leadfunnels_mqls_direct__c)),
OR(
CONTAINS(point_mql_leadsource__c,"Webサイト"),
CONTAINS(point_mql_leadsource__c,"リスト購入"),
CONTAINS(point_mql_leadsource__c,"イベント / セミナー")
)
),
"新規MQL（ダイレクト）",
if(
and(
ISBLANK( point_hanged_leadrecycles_date__c ),
ISBLANK( point_changed_opportunityrecycles_date__c ) ,
NOT(NOT(point_leadfunnels_mqls_nurtured__c )),
OR(
CONTAINS(point_mql_leadsource__c,"Webサイト"),
CONTAINS(point_mql_leadsource__c,"リスト購入"),
CONTAINS(point_mql_leadsource__c,"イベント / セミナー")
)
),
"新規MQL（ナーチャリング）",
if(
and(
ISBLANK( point_hanged_leadrecycles_date__c ),
OR(ISBLANK( point_changed_opportunityrecycles_date__c ) ,
tossup_business_development__c > DATEVALUE(point_changed_opportunityrecycles_date__c)),
CONTAINS(point_mql_leadsource__c,"その他"),
NOT(ISBLANK(bizdev_tossup_owner__c))
),
"事業開発",
if(
OR(
tossup_business_development__c > DATEVALUE(succeed_opportunityrecycles_date__c),
tossup_business_development__c > DATEVALUE(succeed_leadrecycle_date__c),
tossup_business_development__c > DATEVALUE(point_hanged_leadrecycles_date__c),
tossup_business_development__c > DATEVALUE(point_changed_opportunityrecycles_date__c)
),
"事業開発",
if(
and(
NOT( ISBLANK( point_hanged_leadrecycles_date__c ) ),
OR(
ISBLANK( succeed_leadrecycle_date__c ),
( point_hanged_leadrecycles_date__c - succeed_leadrecycle_date__c ) > 0
) ,
ISBLANK( point_changed_opportunityrecycles_date__c ) ,
ISBLANK( succeed_opportunityrecycles_date__c )
),
"掘り起こし（リードリサイクル対象）",
if(
and(
NOT( ISBLANK( point_changed_opportunityrecycles_date__c ) ),
OR(
ISBLANK( succeed_opportunityrecycles_date__c ),
( point_changed_opportunityrecycles_date__c - succeed_opportunityrecycles_date__c ) > 0
)
),
"掘り起こし（商談リサイクル対象）",
if(
and(
( succeed_leadrecycle_date__c - point_hanged_leadrecycles_date__c ) > 0,
ISBLANK( point_changed_opportunityrecycles_date__c )
),
"リサイクル成功（リード）",
if(
( succeed_opportunityrecycles_date__c - point_changed_opportunityrecycles_date__c ) > 0,
"リサイクル成功（商談）",
"その他"
)
)
)
)
)
)
)
)
)自動で判定してくれることによって何が嬉しいのかも紹介します！
個人レベルでは、
・自分の活動のバランスを自動で振り返ることができる（1日単位でも週単位でもそれ以上の期間でも可能）
・他の人と並べて比較して自分の得手不得手がわかりやすく、伸びしろがみつけやすい
チームやグループレベルでは、
・狙ったリードソースに当たれているか、そこから獲得できているかなど、チームの健康状態がひと目で分かる
・予算策定時、リードの流入チャネル別に細かい粒度で計画を立てることができ、現場感がありつつも、しっかり攻めた予算を立てることができる
などの嬉しいことがあります！
いろいろな活用の仕方があるのですが、下記がレポートやダッシュボードのイメージです！👇
余談です！😊
実はこの第4位へのエントリーが一番の激戦区でした🔥
Opsのnakamuさんに聞いてみたところ、他にもたくさんすごい部分をいただきました👇🙏
今回は、インサイドセールス経験者の方々への分かりやすさ、という文脈で選びましたが、他にもたくさんすごいことやっているので、気になる方はIS Ops月報なども見てみてください！
第3位 即対応を可能に！電話ツールとSlackを連携👏
SmartHRのISではお客さまへのご連絡は、携帯電話からではなく"MiiTel"というネット電話を利用しています。
同じようにネット電話を利用してインサイドセールスに従事したことがある方であれば、
「ずっと追っていたお客さまから折り返しの連絡が来ていたのに、連絡に気が付けずにすれ違いになってしまった…😭」
なんて場面が一度はあるのではないでしょうか。😢(ﾂﾗｲ)
IS経験がある方なら、お客さまと電話をつなげることの難しさやその大事さを実感するからこそ、この場面の機会損失の大きさをイメージしていただけるかなと思います！
実はSmartHRのISでも、1年ほど前までは折り返しのご連絡にうまく反応できないという悩みがありました
そんな悩みを解決してくれたのが、頼りになるIS Opsの皆さんでした。
電話ツールのMiiTelとSlackを連携させて、お客さまからご連絡があったら即時で、電話番号に紐づいているIS担当に通知を飛ばす仕組みを作り上げてくださいました！
👆のような感じで通知が飛んでくるので、そのタイミングでMiiTelで受電ボタンを押せば電話を取ることができるようになっています！
細かい仕組みですが、おかげで「確度が高そうなので追いかけたい！だけど電話がつながらない🥺」というお客さまと格段に接触しやすくなり、日々の活動のもどかしさがグッと減ったのだとか！👏
また、MiiTelでは電話の内容を自動で録音〜文字起こしをしてくれるので、他の人の架電内容を聞いてスキルアップにつなげたり、ノウハウ共有や勉強会などに使われることがあったり、さらにはダッシュボードを作成して数値分析をしたりすることもできてとてもスゴイです！（語彙力🤤）
第2位 日程調整は任せて！候補日出すよくん👏
SmartHRではお客さまとの日程調整にGoogleカレンダーを利用しています。
カレンダーに調整可能な空き枠が表示されており、その枠に対してお客さまと日程調整をしていく形になります。
（👇のようなカレンダーをもとに調整していきます！）
お電話でお話しながら調整していく形であれば全く問題はないですが、これがメールで候補日程を送付するようなタイミングだと、1つずつ手打ちで日程を入れないといけなかったり…
・「打ち合わせの日程候補をメールでお送りしたいのに、1つ1つ手打ちしていたら時間がもったいない…」
・「だから夕方以降に送ることにしたんだけど、結果的にお客さまの温度感が下がってしまって結局日程を調整できず…」
みたいなご経験がある方もいるのではないでしょうか😭
そこでOpsのnakamuさんが作成してくれたのが「候補日出すよくん」です。
こんなに可愛い名前をしていますが、とても優秀な子で、GoogleカレンダーとスプレッドシートをGASで連携させて、候補日をぱっと出せるようにしてくれてます！
GASのコードはこんな感じ👇(僕にはさっぱりです)
function Monopoly () {
const CALENDAR_ID = 'hoge';
const calendar = CalendarApp.getCalendarById(CALENDAR_ID);
var startDate = new Date();
var endDate = new Date();
endDate.setMonth(endDate.getMonth() + 2);
const events = calendar.getEvents(startDate, endDate);
const values = [];
for(const event of events){
const record = [
event.getTitle(),
event.getStartTime(),
event.getEndTime(),
event.getColor()
];
values.push(record);
}
const SS = SpreadsheetApp.openById('fuga').getSheetByName('シート名') ;
SS.getRange(2, 1, 1000, 4).clear();
SS.getRange(2, 1, values.length, values[0].length).setValues(values);
}メールで日程調整する時には、コピー＆ペーストで一発で候補日が記載できるようになっており、これによってメールからの商談獲得が大幅に増えたのだとか！！
仕組みを作って終わりではなく、それがしっかり成果につながっているのがOpsの皆さんの本当に凄いところです！（ﾎﾝﾄﾆｲﾂﾓｱﾘｶﾞﾄ🙇♂️）
第1位 データドリブンな組織へ！BigQueryを使い倒せ！🔥
映えある第1位には、BigQueryを用いたデータ活用基盤が選ばれました！👏
ちなみにBigQueryとは…
ペタバイト単位のデータに対するスケーラブルな分析を可能にする、フルマネージドのサーバーレスのデータウェアハウスである。
…🤤
つまり、とってもたくさんのデータをスムーズに分析・活用することができる、とてつもなくすごいデータベースってことらしいです🤤🙏
Salesforceのレポートやスプレッドシートで分析は出来てるのに？と思う方も、もしかしたらいるかもしれません。
ですがOpsのnakamuさん曰く…
Salesforceにはデータがたくさん溜まっていますが、レポートを作るときにはレポートタイプという制約があり、複数のオブジェクトを繋ぎ合わせて分析することにはあまり向きません。
また、インサイドセールスが日常的に使うMiiTelやPardotといったツールと結合して見るようなデータの場合、スプレッドシート上に吐き出して、統合したうえで、分析する必要があります。
ですが、データ量が多くなってくるとスプレッドシートの処理速度が著しく低下していまい、長期間かつ粒度の細い分析耐えうることは難しいです。
BigQueryにデータを集約すると、それらの制約がなく、見たい粒度に合わせて、しかもとんでもなく高速にデータを処理することが出来るようになります！
データを可視化するのは、LookerやData StudioといったBIツールです。
簡単に絵にすると、こんなかたちです。
とのことでした！
まだまだ仕込み中の仕組みなのですが、しっかり形になった時のインパクトは計り知れなそう！！ということで、期待も込めて第1位にランクインさせていただきました！
形になって、アウトプットやアウトカムが出てきたタイミングで、また宣伝させていたくかと思うので、座してお待ちくださいませ！🙇♂️
まとめ
ランキング形式でみんな大好きIS Opsの”すごい”ツール活用を紹介させていただきました！
SmartHRのインサイドセールスは、IS Opsに感謝していない日はないくらいその存在に助けられており、IS組織が短い期間で急成長していっているにも変わらず、継続的に成果を出せているのは、間違いなくOpsがいてくれるおかげなんです！🙏(ﾅﾝｶｲﾓｲｳｹﾄﾞﾎﾝﾄﾆｲﾂﾓｱﾘｶﾞﾄ)
今回はスゴイところを取り上げてのお話でしたが、実はSmartHRのISはまだまだ課題だらけなのです。
Opsも少数精鋭部隊なので、やりたくても出来ないことがたくさんある状態です。
インサイドセールス組織全体としてもまだまだ底上げが必要ですし、第1位のようにデータドリブンな組織に成長していく必要があります！
これからのSmartHRに興味があるという方、一緒に課題を解決していきたいという方、ぜひカジュアル面談などでお話できると嬉しいです！
