【決めない会議のために年70時間奪われている】会議の効果効率を2倍3倍に上げる4つの方法

成果につながっていない70時間を成果につながる時間にできたら、組織にどんな変化が生まれそうでしょうか。

本日は、100社以上の会社の会議をサポートしてきた、私の経験から、会議の効率を2倍3倍上げる方法をお話し致します。

会社で行われている会議には、3種類しかありません。

「情報共有」
「意識決定」
「アイデア出し」

社員1,000名の会議の調査結果では、1時間の経営会議に平均73時間かけて準備すると言う結果が出ています。

まず最初にやるべきことは、
「情報共有」の会議から「意思決定」の会議に変えることです。

可能な限り「情報共有」の会議はなくしましょう。

どのようにすれば効果的な会議になるのでしょうか。
4つの方法をお伝え致します。

1.会議のガイドラインを作っておく。

ほとんどの場合、会議のガイドラインというものがなく、「会議はこうやるもの」と言う各個人の常識がベースに運営されています。

例えば、「会議の準備は若手がするものだ」「会議では自発的に発言するものだ」「会議では結論から話すものだ」などです。

しかし多くの場合、このようなことは、シェアされておらず、日々の会議の中で経験を積み、学んでいくものだったりします。

もちろんそれも悪くはないですが、最初からガイドラインを作っておくとどうでしょうか。

そうすることによって、新たに参加されるメンバーも同じ土俵で会議を行いやすいです。

ではどう言ったガイドラインを決めておけば良いのか。
例えば、
・発言は結論から言うこと
・会議では否定しないこと
・会議は楽しくやること
・発言は短く、相手に伝わるように伝えること
・この会議は最優先にすること（途中で電話に出たり、抜けたりしない）
・ガイドラインに沿っていなければ、上下関係なくフィードバックすること
・フィードバックを受けた方は笑顔で「ありがとうございます」といい、振る舞いを変えること
など

このように決めておけば、どうでしょうか？

会議が悪い雰囲気になったり、前に進まなかったり、嫌な気持ちになったりすることが減るのではないでしょうか。

2.準備をしない（準備が必要な場合はフォーマットを統一）

冒頭でもお伝えしましたが、1時間の経営会議に平均73時間かけて準備すると言う結果が出ています。

会議のために大量の綺麗なプレゼン資料を作成します。ひどい場合は、会議のための会議が行われたりします。

そして、このような資料作成はほとんどの場合、お客様にとってプラスになることはありません。

なぜこう言うことが起きるのか？
2つ理由があります。

①良い評価を受けたいまたは怒られたくない
②フォーマットが決まってない

①良い評価を受けたいまたは怒られたくない
例えば店舗展開されている飲食店で店長会議が開かれたとしましょう。

当然店長は、自店が他店よりうまくいってるように見せたいですし、うまくいってないことがわかれば怒られる会社もあるでしょう。

そうすると、資料にうまくいってるような解釈ばかりが記載され、スライドを装飾し、本当に起きていることが書かれていない意味のない報告が起きます。

そもそも報告するので、あれば事前のメールやラインで数字だけを羅列するだけで良いでしょう。

②フォーマットが決まっていない

①でお伝えしたように、資料は必要ないかと思います。しかし、社内で新たに取り組みたいことや、どうしても発表したと言う場合は、発表フォーマットを決めておくと良いでしょう。

例えば、Amazonの会議では、準備資料としてA4用紙1枚までと決まっています。

3.ボールを前に進めること

会議中、よくある発言として会議中、よくある発言として「それうまくいかないでしょう」「それうまくいかないでしょう」「〜〜だからダメだと思う」「〜〜だからダメだと思う」「本当にできると思ってるの」「本当にできると思ってるの」と言う発言です。

これはどう言う発言かと言うと
「問題の指摘」です。

問題の指摘をしたところで、物事は前にすすみません。

ボールを前に進めると言うのは、サッカーで例えています。

問題の指摘は＝バックパス

バックパスではなく、提案をしてボールを前に進めましょう。

例えば、
「B案はダメだと思う」
ではなく
「A案をしてください。理由は〜」
と言う形です。

さらにお伝えすると、
こうやったらどう？と言うアイデアをシェアするのもあまり良くありません。

アイデアをシェアすると言うのは
「A案の方が良いでしょう」
「A案をやった方が良いと思う」
と言うことです。

この場合、シェアしたことをやるのかやらないのかが明確になってませんし、アイデアをシェアした方は相手がやると思い込み、やらなかった場合に「言ったのにやらなかったの？」となります。

だからこそ、その場で提案し、やるかやらないのかを明確にすること。

ここで大事なのは、提案したら絶対にやらないといけないわけではありません。

もちろんやらなくてもOK!

だからこそ「No!」と言える雰囲気を作っておくことが大切。

4.否定しない

ほとんどの場合、誰かが発言したり、アイデアをシェアした際に、「それ違うでしょ」「それはこうでしょ」と否定から入ることが多い。

否定した本人からすると否定した認識がないからこそ危険です。

頭の回転が早く、いつも良いアイデアをどんどんシェアする方に多いです。
このような方が誰かが言ったことに対し、自分の意見を発言していると、誰も発言しなくなります。

当然、言っても否定される、○○さんの意見に任せた方が良いとなるからです。

・リーダーが8割話している
・メンバーがあまり発言しない

このようなチームは間違いなく、否定のオンパレードになっているでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

この4つを行うだけで、会議の効果効率は2倍3倍になります。

当然のことですが、会議はハイパフォーマーの時間を同時に投資します。
一つ一つの会議の効率が悪く、何も生み出されていないとなると、目には目ないですがとてつもない損失です。

会社を変えるには、まずは会議から変えていきましょう。