【メール処理】時間を食う作業をひとまとめにする

毎日、私たちは様々な作業に追われている。
その中でも、メール処理は多くの時間を消費する傾向がある。
私も、毎日一定の時間をメール処理に費やしてきた。
しかし、この習慣が本当に効率的なのか、疑うようになった。

気づき：毎日の処理は本当に必要か？

これまで私は、毎日1回、新着メールをチェックし、その場で対処していた。
メールを読み、返信するか、削除するか、アーカイブするか、あるいはタスクリストに追加するのか…。
一見効率的に思えたこの方法に、実は問題があった。

毎日この作業に時間を割くことで、より重要な仕事に集中するための時間が削られていた。
そこで、思いついたのが、優先度が高くない作業を「ひとまとめ」にするアイデア。

実践：メール処理を週1回にまとめる

受け取ったメール自体は毎日目を通しているが、それに対して返信をしたり、具体的なアクションを起こすことは、よっぽど急ぎのものでない限りは基本的にしない。

メールに関して具体的なアクションを起こすのは、メールを受け取った都度ではなく、私の場合は週1回月曜日と決めてみた。

結果：驚くべき効果

メール処理を週1回にまとめた結果、以下の効果があった。

1. 時間の節約

   1. 毎日30分くらいかかっていたメールへの対処（週2時間半）が、半分の時間に。

2. 時間の確保

   1. 毎日のメール処理に時間を取られなくなったことで、より重要な仕事に集中できるように。

3. 効率の向上

   1. 時間をまとめることで、類似メールを効果的に処理することが可能に。

4. 優先順位の明確化

   1. 週1回の処理で、本当に重要なメールとそうでないメールをはっきりと区別できるように。

さいごに

時間を食う作業をひとまとめにすることで、驚くほど大きな効果が生まれた。
毎日行っていた作業を週1回にまとめることで、時間の使い方が劇的に改善され、本当に重要な仕事に集中できるようになった。

他の作業においても、ひとまとめにしても仕事の質に影響は出ないが、かかる時間が削減できるものがあるはずだ。