元漁師でも打てるようになったビジネスメールのコツ
元漁師です。現在は新橋でサラリーマンです。ほんとです。
28歳までPCをろくに触らずに生きてきたので、1年以上たってようやく
まともにメールを打てるようになりました。
今回はビジネスメールを作成するにあたって得た2つのコツを
ビジネスメール初心者のかたに向けて発信します。では本文です。
どうしたらいいんだろうか？とずっと考えていました。
とりあえず書き出してみたが、、、
上達するアイディアは浮かばず。紙をむだにするばかり、、、
誰かのマネをしよう。
ぼくの頭じゃだめだ。
そして本書を読み1ヶ月で問題ない状態になれました。
「最初から本に頼ればよかった！」と思っています。
同じ悩みの人のため、役立った2つの部分をご紹介します。
本の内容は大きく2つのことがかかれていました。
●目的をハッキリさせる
●見た目を良くする
1つずつ説明します。
【目的をハッキリさせるとは】
目的とは相手にしてほしいことと相手から求めるられていること
をハッキリさせることです。
メールを送るのが目的化してしまうとどうしてほしいかわからないメールになってしまい、アクションができないのです。
・目的をハッキリさせるためのキーワード
いつ
振込期限、開催日、時間、到着日時、終了日時、
なにをするのか or なにをしてほしいのか
発行してほしい、届けてほしい、判明する、確認をする、対応する
この2つがわかれば残りはつながっていきます。
この２つこそが目的の幹。
目的の幹をハッキリさせることで、枝葉の諸事に気づき、諸事の1つ1つが
目的をもっているので伝わるメールになるのです。
【見た目を良くする】
何をするかというと箇条書きをします。
さらに見た目を良くするための工夫を4つします。
・20～30文字で改行
・関連する情報ごとにまとめる
・文章のまとまりごとに1行分の空きを入れる
・なるべく5行以内で書く
上記の箇条書きがそのままお手本でもありますね。
これが本を読んで実践した2つのことになります。
【実践】
この2つを盛り込んで実際に作ってみました！
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件名：明日の打ち合わせ時間の変更
本文： 〇〇さん
お疲れ様です。
タカシです。
お忙しいところ大変恐縮なのですが、
急遽お客様から弊社新商品に対しての説明依頼があったため、
打ち合わせの開始時間を「16:00～」に変更させてください。
なお、総務部からは
・明日は終日空いている。
・仮押えしている。
・時間変更の可否を18:00までに連絡して欲しい。
・明日以降の使用は〇月〇日（〇）ならば終日空いている。
とのこと でした。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒宜しくお願い致します。
タカシ
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件名では「いつの何をどうしたいか」を明確にしています。
本文では、打ち合わせ時間をいつにしてほしいのか？、部屋の空き状況、何時までに連絡がほしい、別日の候補、を情報ごとにまとめてみました。
以前はこのメールを打つのに15分かかったと思います。
いまでは5分あれば完成します。
メールを打つための目的がハッキリしてることが、何を書けばいいのかをハッキリさせているので文章作成のスピードを上げています。
【終わりに】
はじめにもお伝えしましたが、
ぼくは元漁師でした。そこから新橋でサラリーマン。
領収書？ 見積書？ 請求書？ なんか用紙に書き込むの？
これはホントに上司に聞いた質問です。今のぼくなら信じられないですが、
当時は真剣な質問でした。
しかし、本書を読み1ヶ月ほどしたら、修正点だらけだったのが
ゼロになりました。本当です。
本書では「効果がでるまでに3週間かかる場合もある」と
書いてありましたが、実際には1ヶ月ほどかかりました。
しかし、ぼくですら1ヶ月でできるようになったのですから、
読者の方でしたら確実に3週間でマスターできるものと
思います。
他にも
・開封したくなる件名
・催促メールのコツ
・メールの処理時間を短縮するコツ
などの情報が盛り込まれています。
悩みが1つでも解消されればなによりです！
最後まで読んでいただきありがとうございました！