【仕事術】仕事で毎日「ミスする人」のパソコン操作を後ろでじっと見守っていると大体「あることが共通している」話
ある日。
毎回、毎回、毎回……仕事でミスをする後輩がいました。
ミスを私（先輩）が見つけるたびに、呪文のように後輩に伝える言葉。
「○○さん、これ……提出する前に内容を見直しました？」
この言葉を何百回言ったことか……もうそちらもいい加減飽きたでしょうね……私もウンザリしながら言っていましたし。今回のように修正を指摘しても、次の日だけは直りますが、その次の日は同じようなミスをするんです……
凡ミスを毎日／毎日してくると、私も先輩としてどう指導したら良いのかわからなくなっていた時、ふと思ったのです。
（後輩は、パソコンでどういう風に仕事をしているんだろう……）
そう思った私は、気になってある時「後輩の後ろ」からパソコン操作を見ていたのです。こっそりとね。
すると……パソコン画面に、
Excelファイル、Word文書、メモ帳、テキストエディタ、ブラウザ……いろんなソフト（アプリ）やファイルが、ざーーーーーーっと「30個」くらい開きっぱなし。
たぶん後輩は、朝パソコンを起動してから、ソフト（アプリ）を開きっぱなしにしてて、そのタスクが1つずつ終わっても閉じていないのです。（たぶん文書の「ファイル保存」はしているはず……そう願っている……！）
そして、何か疑問が出てくるたびに、後輩は「開いているファイル」をずーーーーーっと探している……これじゃない、これじゃない……あ！これだ！とブツブツ言いながら。
ファイルを探している時間…5分
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ようやく見つけた対象のファイルからコピー
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また貼り付け先の元のファイルを探す……5分
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あ！あれもコピーするんだった！と、
また先ほどのファイルを探す……5分
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また、貼り付け先の元のファイルを探す……5分
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元のファイルに貼り付け
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【結果】20分経過
えーっと……読んでいるみなさんは、すでに察しているとは思いますが、これ……通常は「20分」も掛からないんです。「1分」で終わる仕事なんです。
そして、ファイルを探しているうちにドンドンと仕事の締め切りが迫り、自分が作ったファイルを「見直す時間が少なく」なってきて、「もうこれでいいや。間違ってても誰かが見つけてくれるだろう。それより締め切りが近いからもう提出して終わろう～」という感じでミスしたまま、提出するの繰り返しになっていたのです。
oou………（おぉ…う…）
思わず心の声が漏れてしまいました。
まさか……ファイルを探す時間が多すぎて、ミスしていたとは……思いもよりませんでした。
そして他のミスする後輩・先輩も、同じようにパソコン操作を後ろから盗み見したところ……やはり…ウィンドウがたくさん開きっぱなしでした。
そういえば、私が新入社員の時、先輩からあることを口を酸っぱくするほど言われていました。それがこの言葉。
「今、必要のないものは閉じて。片付けて」
「必要のないアプリ（ソフト）やファイルは閉じる」という意味です。IT企業の先輩から本当に徹底的に指導されたことを思い出したのです。
多くて10個です。
あと、1つずつタスクが終わったらすぐに閉じる（保存する）。
もしかしたら、アプリ（ソフト）の位置を決めて2画面でちゃんと管理してて、すぐに対象を見つけられる方も居るかもしれません。それは全然OKです。ですが、大体こういう方々は画面の整理整頓をしていませんでした。
「必要の無いものは閉じる」という習慣がずっとあった私は、他の人が「閉じていない」ということに衝撃を受けたのです。自分基準でずっといたので全く気付かなかったのです。
理由が分かればあとは簡単です。
IT企業に居た時の先輩と同じように、まずは指導すれば良かったのです。
「必要の無いものは閉じる」ということを習慣づけると、仕事が速くなり、見直す時間も出来て、ミスを少なく出来るようになったのです。
書類を探す時間は“1年で約80時間”
私も以前はパソコン画面だけではなく、部屋の片付けが面倒でゴチャゴチャしていた時がありました。
でも、このコクヨの調査が衝撃すぎて……
「探す時間で人生を費やしてしまう」のが、もったいなさすぎて……
面倒でもちゃんと「元に戻すという習慣」をつけるようにしていたら、快適な部屋とパソコン画面になりましたよ～というお話でした。
あの時の後輩ちゃん、元気かなぁ……
そしてあの時、私を指導してくれた先輩……ありがとうございました！
end
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