オンラインイベント主催という観点の【ZOOM】Tips

　こんにちは。技術職WM/社会人大学院生のmarmyです。

　2020年に入って、本業もプライベートも急激にオンラインイベントを主催する機会が増えました。

　研究で関わっている学生たちは、春からずっとオンラインで講義を受けたり、ゼミ発表をしたりしていたので、Web会議システムでのやり取りを急速に身に付けていました。そんな姿を見て、社会人の私が「慣れてない」なんて恥ずかしすぎる！と、本業でもプライベートでもオンラインイベントの「主催」の練習を積んでいました。

　その経験から、使い勝手がよいWeb会議システムとして2020年最も使われているんじゃないかと感じる【ZOOM】について、オンラインイベント主催の観点でのちょっとしたコツを記事にしました。

（以下情報は2020年10月時点のものです）

主催するときに使うのは有料ZOOM？無料ZOOM？

　無料でアカウントを作成できるZOOM。無料のままでももちろんミーティングは実施できます。1対1（参加者2名）なら、時間無制限。参加者が3名以上の場合は、40分迄の利用になります。3人目の参加者が加わった時点から時間のカウントが開始されます。もし参加者が途中で抜けて2人のミーティングになったとしても、3人目が入ってきた時点からの時間カウントは解除されないので注意です。

　初めて無料ZOOMでイベントを主催する場合、40分近くなると「大好きです❤」をクリックするとそのイベントの使用時間が無制限になったり、初めてのイベント終了後にすぐ次のイベントを予約すると次のイベントが時間無制限で使用できました。（必ずなるかは約束されていない気がします）

　一方で、無料ZOOMのミーティングパスワードはアルファベット混じりのランダム文字列が設定され、変更できない状況です。（パーソナルミーティングを選択した場合は変更可能です）また、共同ホストの設定も出来ません。

　有料ZOOM（ZOOM Pro）は月2,000円（月区切りではなく、契約日から30日。有料ZOOM契約時に何日まで有効か記載されています。初めて有料ZOOMを1ヶ月分契約すると、年間プランが安くなる案内も頂けました。また解約時は有料契約の残りの期日が残っていても即日解約になるのでご注意下さい。有料ZOOMのミーティングパスワードはデフォルト（標準）では数字のみで設定され、変更も可能です。

　また有料ZOOMでは先程挙げた共同ホストの設定ができるほか、ミーティングの動画のクラウド上での保存（リンク共有も可）、スマホ・タブレットのアプリからの録画も可能になります。その他、リアルタイムでのアンケート機能も使えますので、参加型のイベントを作りやすくなると思います。

100名前後の参加者になることが見込まれる時は注意！

　無料ZOOMでも有料ZOOM（ZOOM Pro）でも同時接続は100人までで、100名接続していると、回線不都合などで一度切断して再接続する際に誰かが接続すると100名の上限に達して再接続できないため、100名を超える場合は人数に合わせたウェビナー契約をした方がよいと思います。（または100名以下になるように複数回の開催に分けるなどの工夫が必要と思います）

イベント告知時のちょっとしたコツ

　ミーティングを設定したら、告知の段階になると思いますが、ZOOMから通知されるミーティングURL以外にも、会議IDとミーティングパスワードを記載してお知らせした方が良いと思います。使用している機器（スマホ（iPhone/Android/others）、タブレット、パソコン）と接続環境（ブラウザ or アプリ）によって、URLから接続できない場合がありました。

イベント開始！まず最初にしておく操作

　ミーティングが始まったら、参加者数が多い場合は主催（ホスト）以外の方が、参加の許可やマイクオフ（ミュート）の設定が出来るように、共同ホストを設定しておくとスムーズなWeb会議になると思います。さらに複数のパソコンから資料を見せる場合は、事前に対象者に画面共有の許可をしておくとスムーズだと思います。

イベント終了！ミーティング切断前にちょっと待って！

　イベント中の参加人数チェックや、イベント終了後、ミーティングを閉じる前のチャットのダウンロードもお忘れなく！

自分が主催するならの視点でイベントに参加、そして練習

　冒頭の学生たちの例の様にWeb会議ツールの操作は「慣れ」の部分も大きいので、失敗できない場面（対外的な仕事や、副業で料金を頂いている場合など）で大規模に実施する前に、気になるZOOMのイベントに参加したり、気心知れた仲間とのやり取りを重ねておくと、苦手意識も小さくなると感じています。

　受け手側としても、ミーティングとウェビナーのイベントで、受ける側の操作ボタンが異なることなど発見があるので、主催者としてどうイベントを設計したらよいかの目線で参加すると、新たな発見が沢山あると思います。