【連載】SmartHRのセールスサポートって？~#1 日々の業務・特徴について~
こんにちは！
SmartHR セールスグループでセールスサポートをしているKaedeです🙋🏻♀️🍁
気づけばセールスサポートとしてSmartHRに入社して早2年以上が経ちました😌
この2年間、社員数が入社時の倍以上になったり、新機能が次々にローンチされたり、CEOの交代があったり、グループ会社も増えたり……などなど、本当に様々な変化がありました。会社の知名度もどんどん高まっているなと感じています。
一方で、わたしたちセールスサポートという職種は何をしているのかが見えづらい職種だと思っています。これまであまり発信の場をつくってこなかったことも相まって、社外だけでなく社内からも「どんなことをしているのか分からない…」という声をもらうこともありました。特にSmartHRのセールスサポートは、一般的なイメージとは異なる部分もけっこうあると思います🤔
そこで今回、『わたしたちセールスサポートのことを知ってもらう機会をつくろう！』ということで、noteで発信してみることにしました！🎉
全4回の連載形式で、セールスサポートのことを詳しく知っていただくコンテンツにできればと思っています！✊🏻
この第1回では、SmartHRのセールスサポートの業務内容や特徴についてお伝えしていきます✍🏻
自己紹介
普段はプライベートのことばかり綴っているこのnoteですが、今回は仕事についてお話ししていくため、改めてお仕事人格（？）の自己紹介を…😌
わたしは大学卒業後、新卒で専門商社に入社し営業アシスタントとして約5年間勤務していました。
その後、Webマーケティングを行うベンチャー企業へ転職。ここでは約2年間、営業として従事しました。会社は過渡期で常に人手不足な状況だったので、営業の傍らサイト制作のディレクター業務をしたり、コンテンツの編集をしたり、社内研修の企画・運営をしたり……など、多岐に渡る業務でとにかく目まぐるしい日々を過ごしていました。
このような経験を経て、今後のキャリアについて考えるにあたり、「自分は何に一番やりがいを感じるんだろう？」と振り返ったとき、"誰かをサポートすること"だと結論が出ました。
1社目・2社目でも営業という組織に所属し、その大変さや苦しさ・そして大きな魅力を感じてきたので、営業のサポートに専念できるような職種に就きたいと決心。
こうして、2021年1月にセールスサポートとしてSmartHRに入社しました😊
SmartHRとは
クラウド人事労務ソフト「SmartHR」の企画・開発・運営・販売を行う会社です。
「労働にまつわる社会課題をなくし、誰もがその人らしく働ける社会をつくる。」をミッションに、労務管理・人事データベース・人材マネジメントなど多方面から人事・労務の業務効率化を目指しています。
詳しくは、会社紹介資料をぜひご覧ください！✨
SmartHRのセールスサポートについて
冒頭でも触れましたが、"セールスサポート"という職種は、会社によって求められる役割が異なること、それに伴って職種名も違ったり（営業事務／営業アシスタント／デスクetc…）、そもそもそういったポジションの職種が存在しない会社もあることなどから、「で、結局何してるの？」と思われることが多い職種だと思っています。
ここから、「私たちは一体何をしているのか」を具体的に紹介していきます！🙋🏻♀️
※ちなみに少し余談ですが、正式名称は「セールスサポート」なのですが、社内では「営サポ（営業サポートの略）」と呼ばれることが多いです。あとは、稀に略称としてSSと呼ばれることも🤭
業務内容
わたしたちのミッション
わたしたちセールスサポートのミッションはずばり、営業が営業に集中できる環境を整えることです💪🏻とてもシンプルで抽象的なのですが、だからこそ何かに縛られることなく様々なアプローチができると思っています。
ミッション実現に向け日々試行錯誤しているのですが、現状のわたしたちのメイン業務は大きく『定型業務』と『改善業務』に分かれています。
両者の比率としては、7〜8割が定型業務・2〜3割が改善業務といったところですね😀
定型業務
『定型業務』と定義しているのは、主に下記の業務です！
・見積書作成
・契約書作成、締結
・請求関連業務（請求書発行・システム設定・入金管理）
・社内外の問い合わせ対応（Slack・チャット・メール・電話）
これらの業務のほとんどは、セールスチームの皆さんから依頼を受けて対応しています。
具体的にどのように依頼を受けているか？なのですが、セールスサポートでは昨年からFreshServiceというツールを導入し、依頼をワークフロー化しました！🎉
依頼者がSlack上でセールスサポート専用のワークフローを立ち上げ、依頼内容を入力・送信することでチケットが起票され、対応メンバーが自動アサインされるという仕組みです😉
これによって、どのような依頼が多いか？依頼が多い時間帯はいつか？誰に業務負荷がかかっているか？などがすべてデータで可視化できるようになりました👀✨
毎月変動はありますが、昨年のデータを見てみると、依頼件数は平均してだいたい月に800件強ほど。対応社数としては月1,000社以上となり、非常にスピード感が求められます。
専任ユニットごとに順番でチケットが割り当てられる仕組みになっているため件数はある程度平等に割り振られますが、依頼内容によって時間のかかるもの・比較的早く完了するものと重さが様々であったり、MTGが続いて依頼業務が捌けない場面もあったりするため、適宜チーム内でヘルプを出したり、フォローに入ったりしています🤝🏻
また、社内外の問い合わせ対応については、社内対応はSlack・社外対応はチャットとメールがほぼほぼで、電話対応は月に1件あるかないかくらい。テキストコミュニケーションが大半を占めています。
『定型業務』として挙げたこれらの業務は、項目だけ見ると世間一般でいわゆる"事務職"としてイメージされるようなものだと思います。
しかし、契約・料金周りが複雑であること・お客様に合わせたイレギュラーな提案も増えていることなどから、「もはや定型とは…？？」と思ってしまうくらいに"全ての案件に共通する型"のようなものが存在しないのが実情です。
例えば、一言で見積書作成・契約書作成と言っても、定型の文言だけでは完成しない場合がほとんど。案件ごとに営業が提案したいことをヒアリングして把握し、それをもとに都度文言を調整したり、必要に応じて法務に文言の確認をしてもらうなど、1件1件フレキシブルに対応する必要があります。
また、問い合わせ対応についても、複雑な内容を文字だけで相手になるべく分かりやすいように伝えなければならず、慣れないうちはなかなか難しいものがありました…😖
このように、案件ごとに試行錯誤しながら対応していくのは、大変な側面でもありますがやりがいでもあります。事務業務＝ルーティーンワーク、と思われがちですが、けっこうクリエイティブな側面もある職種だなあと思いますね…！！
改善業務
続いて、もうひとつの『改善業務』とは、ざっくり言うと"定型業務以外の、ミッション達成のための業務" という感じです！
具体的には、例えば業務フローの構築や改善、ツールの導入によるシステム化など。
営業メンバーからもらった相談から問題点を見つけその改善のために動くことはもちろん、［自分たちの手が空く→空いた時間でより営業のサポートに時間を割ける！］ということで、セールスサポート内の業務効率化などにも積極的に取り組んでいます✊🏻
改善業務は本当に業務の幅が広く、この場ではなかなかお伝えするのが難しいのがもどかしいのですが、一つ大きな特徴をお伝えするとすれば『多数の部署と連携しながら進めていくこと』が挙げられるかと思います😌
セールスサポートだけで完結する改善というのはそこまで多くなく、大半は他部署の協力を得ながら改善していくことがほとんどです。
※例えば、先述の依頼のワークフロー化ではコーポレートエンジニア（以下、コポエン）の皆さまに大変お世話になりました！
セールスサポートという職種名から「関わるのはセールスだけ」という印象を持たれるかもしれないのですが、弊社のセールスサポートはセールス以外にも様々な部署と関わります。例えば、契約周りでは法務、請求・売上管理は経理や経営企画、既存顧客の対応についてはCS（カスタマーサクセス）、機能面はカスタマーサポート、システム化の相談はコポエン、などなど…。
日々たくさんの方々と一緒に業務を進められるのは、自分の知見や視野も広がり、良い刺激がありありがたいなあと感じます☺️
特徴
他社（少なくともこれまでのわたしの社会経験）と比較して、弊社のセールスサポートの特徴的だと思う部分を3点ご紹介します！🙋🏻♀️
1.業務内容が多岐にわたり、任せられる範囲が広い
"セールスサポート＝事務職" というような位置づけの会社も多いなか、SmartHRのセールスサポートは「決まったことをやる」だけでなく、ミッション（＝営業が営業に集中するための環境づくり）を叶えるために多角的に業務に取り組んでいます。そのため、業務内容の幅が広いです！
また、サポートというと守りのイメージがあるかもしれませんが、わたしたちは"自ら課題を見つけにいく"という攻めの姿勢もとても大事にしています。課題を見つけ、「解決のためにこれをやりたい！」と声を上げれば、どんどん任せてもらえる環境があるのが大きな特徴だと思っています。
これはやりがいとも言える一方で、だからこそ「自分で責任をもって判断しなければならない」という場面もとてもとても多いです…！
特にセールスサポートは契約や請求というとても大事な部分を担っているので、この責任の重さが辛いなあ…と感じてしまうこともあったりします。
2.さまざまな部署との連携があり、自分から巻き込みにいける
改善業務の部分で触れたことと重複してしまうのですが、セールスサポートだけで完結する業務はほとんどなく、常にさまざまな部署と連携しながら業務を進めています。サポートというと閉じたイメージがあるかもしれないのですが、全くそんなことはありません！
また、他部署を自分からどんどん巻き込みにいける環境があります。困ったことや一緒に進めたいことがあればすぐに他部署へ相談できますし、そこで嫌な顔をされるようなことがないのがありがたいなあといつも思っています✨各部署とても頼りになる方々ばかりなので、日々感謝です…！
3.業務で使用するツールがめちゃくちゃ多い
そもそもで会社全体で導入ツールがかなり多いと思いますが、そのなかでもセールスサポートは特に業務で使用するツールが多い方だと思います！
・Slack
・FreshService
・DocuSign
・Salesforce
・Zuora
・G Suite（Gmail・スプレッドシート・カレンダー・ドライブ）
・Zoom
・Asana
・board
・box
・その他自社システム
毎日必ず使っているツールだけでもざっとこのくらいはありますね⌨
あらゆるツールを駆使しながら業務を進めているので、「ツールを使うのが好き！」という方にとってはとても良い環境だと思います！
逆に、ツールが苦手という方には少し辛い環境かもしれません…😖
※余談ですが、弊社はPCがMacなのですが、わたしは弊社に入社するまでMacを触ったことがなくて慣れるまでちょっと苦労しました…！でも、今や慣れすぎて逆にWindowsの操作ができなくなり、先日プライベートのPCを買い替えました笑
最後に
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！！🥹✨
今回は少し固めの内容になってしまいましたが、次回以降の連載は「どんな働き方してる？」「チームメンバーは？」など、もっとくだけたお話ができればと思っているので、ぜひまた読んでいただけると嬉しいです〜！😉
最後に、詳細はまだまだ未定なのですが、現在わたしたちセールスサポートでは【他社さんのセールスサポートとのMeetup会】を開催したいなと思っています！
普段他社との交流などがなかなかない職種なので、他社さんと交流することで新しい気付きや学びが生まれたり、同じ職種ならではの"あるある話"などもできるととても嬉しいな、と思っています…！
もし、この記事を読んでくださった同じ職種の方で「Meetup会に興味がある！」という方がいらっしゃれば、ぜひぜひ下記よりご連絡ください！📨
それでは、また次回の連載にて😆