「ブックを新規作成→情報を転記→名前を付けて保存」を自動化するマクロ

新しいエクセルファイルを作成して、今編集しているエクセルファイルのテキストを転記して、名前を付けて保存する。

こんな単純作業を繰り返し行っている方って多くいらっしゃいませんか？

私は電気関係の会社勤めをしていた頃、

膨大な情報量の電気設備台帳から不良設備の情報だけを別のエクセルファイルに抜き取る

という作業を行っていました。

何千個ものデータを見て不良データを新規ブックに抜き取る、抜け防止のために別の人で同じ作業を繰り返す

を毎日のように繰り返し行っていましたが、こんなことやってらんないですよね！！

この作業のおかげで視力が0.1下がったような気がします。。。

そこで、同じような単純作業で苦しんでいる方におすすめなのが

『ブックを新規作成し情報を転記するマクロ』

です。

『ブックを新規作成し情報を転記するマクロ』を導入すれば、

ブックの新規作成、条件に含まれる情報だけを転記、名前を付けて保存

という処理を自動化することができ単純作業にかかる時間を大幅に短縮することができます。

本記事では

『ブックを新規作成し情報を転記するマクロ』の概要、サンプル事例、ダウンロード

を詳しく解説。

エクセル作業の効率をアップさせたい！眠くなるような単純作業を自動化したい！

と考える方は是非参考にしてみてください。

『ブックを新規作成し情報を転記するマクロ』の概要

『ブックを新規作成し情報を転記するマクロ』は

「ブックの新規作成」、「別ブックにテキストを転記」、「名前を付けて保存」、「新規ブックを閉じる」

という処理を業務内容に合わせて調整し組み合わせたマクロです。

どのような処理ができるのかというとこんな感じ

入力した受付者に関する情報だけを新規ブックにコピペし名前を付けて保存

この処理をボタン１クリックで処理することができます。

今までは、

出社 → エクセルを開く → 受付者の名前でフィルターをかける → コピーする → 新しいブックを開く → 貼り付ける

こんな操作をしていましたが『ブックを新規作成し情報を転記するマクロ』を導入してからは、

出社 → エクセルを開く → 自分の名前を入力しマクロを実行する

だけの操作で作業完了！！！

コピペする情報や新規ブックの名前の付け方はコードをアレンジすることで調整可能。

たとえば、

「一度に保存するブック数を増やす」「氏名ではなく日付で転記する情報をコピペする」

なんてこともできます。

メリット

『ブックを新規作成し情報を転記するマクロ』導入のメリットがこちら

• 複数ブックの操作を自動化できる

• 編集ミスが発生しない

• 重要なデータのバックアップ操作としても使える

• コピペしたい情報だけを抜き取れる

膨大な量のデータを手作業で編集していると、

コピペミスや検索ミスのようなヒューマンエラーが必ず発生してしまいます。

すいませーーん！で済むようなミスならいいのですが、取り返しのつかないよな事態に発展してしまうことだってありますよね。

重大なミスが発生するたび、

「２人体制で確認しながら作業する」や「新たにチェック表をつけながら編集する」

みたいな手間と時間ばかりかかる対策を経てられては最悪です。

『ブックを新規作成し情報を転記するマクロ』があればこんな問題は一発で解決。

業務内容に合わせてVBAをしっかり作り込めば、

ヒューマンエラーの発生を防ぎ作業時間を大幅に短縮

することができます。

手間と時間のかかるルーティーン作業を自動化するだけで

他の業務に集中できるようになり仕事全体が円滑に進むこと間違いなし！

マクロ導入の注意事項

『ブックを新規作成し情報を転記するマクロ』があれば処理スピードが格段にアップする！

と感じてくれた方が多いのではないでしょうか。

しかし、

マクロ導入には注意しておくべき注意事項があります。

それは、

マクロの導入に否定的な上司のせいでエクセル業務の効率化ができないことがある！！

ということです。

実際に経験したのですが

「マクロの導入は控えてほしい！設定されているコードが正しいか判断できないし、時間と手間をかけて作業した方が知識や経験となる」

という考えを持った上司のせいでマクロが導入できない時期がありました。

考え方は人それぞれなので仕方ありませんが、

「え！？効率化をして何が悪いの？正しいコードかどうか判断しなくていいから提出された成果物を１から手作業でチェックして判断してくださいよ。」

と心の中で反論していました。

そこで私は、

自分が操作するエクセルにだけマクロを導入して自分の業務だけ自動化

することに。

マクロを使って10分で処理しようが、手作業で1時間かけて処理しようが成果物に違いはないので、とやかく言われる筋合いはありません。

『ブックを新規作成し情報を転記するマクロ』はアンチマクロ派の方にとっては拒絶すべきゴミデータでしょうが、

ルーティーン作業で毎日苦しんでいる方にとっては便利なツールであることは間違いありません。

アンチマクロ派にはマクロ導入のことは報告せず、こっそりエクセル業務の効率をアップさせて鼻で笑ってやりましょう。

『ブックを新規作成し情報を転記するマクロ』のサンプル事例

膨大な情報が登録されている設備台帳から必要な情報だけを新規ブックにコピペする作業の自動化

をサンプルとしてご紹介していきます。

これは私が勤めていた職場で実際に行っていたエクセル業務に応用したもので、

「同じような仕事を手作業でやってるーーー！！」

という方が多くいらっしゃると思います。

あなたが行っているエクセル業務と照らし合わせながら参考にしてみてください。

設備台帳から必要な情報だけを新規ブックに転記する

電気設備に記載されている情報がこちら

• 名称

• 設備場所

• 品形

• 取付年月日

• 検査日

• 不良判定

• 更新計画予定年月日

他にも細かい情報が記載されています。

数千個以上の設備数が登録されているのでフィルター機能を使って編集や検索を行っている状態でした。

設定したマクロの処理がこんな感じ

1. 設備台帳、「設備場所」「品形」「取付年月日」の３項目の情報を新規ブックに転記

2. 新規ブック毎に「データ管理(現在の日時)」という名前をつけて、デスクトップに保存する

設備台帳はこんな感じ

情報量が多すぎる設備台帳から必要な情報だけを抜き取ります。

マクロを実行した結果がこちら

デスクトップに

必要な情報だけがコピペされた新規ブックが作成

されました。

VBAに条件を付け加えれば、

「不良設備だけの情報をコピペする」「取替計画が立てられている設備だけをコピペする」など

思い通りの条件で新規ブックを編集することができます。

マクロが設定されたエクセルファイルのダウンロード

下記の有料部分で、

『ブックを新規作成し情報を転記するマクロ』が設定されたエクセルファイルをダウンロード

することができます。

• ダウンロードしたファイルをそのまま使うもよし

• 様式を行っているエクセル業務に応用するもよし

• VBA学習用として設定されているコードを抜き取るもよし

いろんな活用方法があります。

『ブックを新規作成し情報を転記するマクロ』をゲットしてエクセル業務の効率をアップさせましょうー