監査・・・　その２

　「その２」は監査に向かう準備のことを書いていこうと思います。
　なお、あまり細かく書きすぎると、気が滅入ってくるので、ちょっと雑になったりします。

　はっきり言って、前の職場は、市から見れば「要注意」事業所だったと思います。１つ目は、退職者が多いこと。２つ目は、書類の管理が不十分でミスが多かったこと。だから、余計に気を遣って「ちゃんと」書類を揃えておく。

　まぁ、僕は事業所でも長く働いてはいましたので、内部を知っているからこそ、ため息をついていました。

　用意する書類は、利用者数によって変わってくるので、量が多くなる。だから、会議室を締め切りにして、資料を用意する。ファイリングしているもの、していないものも、まずは見やすくする。そして、中身を確認していくけれど、まずは「全体を把握する」。

　そして、全体を見たうえで、ファイルの中身を確認していく。利用者管理に関する書類（フェイスシート、アセスメントシート、計画書など）がそろっているか、です。書いてはいるけれど、ファイリングしていなかったものは、ファイリングをしていきます。それでも、足りないものも出てきます。日にちの順番が違っていることや、同じ書類が２枚出てきたこともありました。
　ただ、「署名がない」「計画書がない」はよくチェックしていました。

【やることリスト】（２）

①利用者一覧の確認
　まずは、書類を確認するにしても、誰がいるのかをまとめないといけない。抜けている人は、いないはずだけど、手帳や住所は前と違うかもしれない。
②一人一人の「重要事項説明書」「契約書」の確認
　サービスを利用するときに必ず説明して、署名押印してもらっているから、ないことはない、はず。たまに、家族に預けたまま戻っていない書類があるかもしれないから、確認する。
　また、利用契約はしたけれど、気が変わって１週間くらいしか来なくて、契約書をもらっていなかったんだ、と気が付いて、急いで連絡を取ってはみるが、必ずあるかは分からない。
③押印がされているか、利用者氏名が書かれているか
　ちゃんと説明したはずなのに、印がない！
　あっ、そうだ。印鑑を忘れたから、後日持ってくるって言っていたんだ。
　また、なかなか印を押してくれない利用者もいました。その時には、最終手段で、（強引な方法で、こんなことはしてはいけないし、したくはないけれど、）１００円ショップで買ってしまうこともありました（ごめんなさい）。
④支援日誌、業務日誌が揃っているか
　ちゃんとあるのは「当然」だと思っていたら、ところどころないところがある。担当に聞いたら、「書いたはず」と答えたり、「提出してませんでした」と答えたり（この場合は大抵「書いていない」）、日にちを間違えていたりする。また、利用者の「誰が利用しているか」が把握されていなくて、通院していて休みなのに、利用していることになっているのは注意していました。
⑤個別支援計画、サービス利用計画は揃っているか
　計画は、サービス利用時に作成するもの、そして、定期的にモニタリング（評価）して、計画を立て直した時のもの、本人の状況が変わった時のものがある。相談員や支援員が忘れていて作成していなかった時にはどうしようと思ってしまう。また、作ってはいたけれど印刷を忘れていて利用者に確認してもらっていなかったり、確認はしてもらっていたけれど、変更点があり、直していなかったりする。
⑥研修記録、会議記録はあるか
　それぞれの事業所で、研修の出席確認の方法は様々だとは思いますが、どんな研修内容だったのか、参加レポートなどがあるかを確認する。「研修をやったか」ということだけだったら、記録を作ればいいだけだけどね。
　そして、研修計画も確認する。年間計画だから、変更することはあるけれど、「やっておいたほうが良い内容（例えば、接遇、制度の理解、法令遵守など）」があるから、そこはずらさずに、入れておく。

他にチェックしないといけないことはあります。
・加算の届け出の確認
・事故報告書、ヒヤリハット報告書
・苦情処理報告書
・送迎記録　　などなど

　あっ、一番悩ましいものを忘れていました。

「勤務体制一覧」（勤務表）

　要するに「人員配置」である。報酬のことや、加算減算のことが絡んでくるから、余計に慎重になる。
　というか、「予定通りに職員が勤務」していれば、確認をして、「急な休みが入った時には、代わりに○○さんが出勤して」いると思う。だけど、ギリギリの人員で行なっているとそういうわけにもいかない。ここで書いていくことは、お勧めしませんので、反面教師という感じで読んでください。
　一覧表を作るときには、人員、資格保有者などを注意する。例えば、デイサービスで、人員がいたとしても、看護職員が必要になる。また、管理者や職員の兼務についても気をつける。
　人員が不十分な時に、足りている部署から、人員（数字）を持ってくる。でも、そうすると、足りているはずの部署が足りなくなることがある。日にちや曜日での振り分けもできないことはないけれど、そうすると、1か月の総勤務時間数の基本160時間がずれてくることもある。

以上のことを、細かくチェックしていく。
本当に細かく見ていく。
嫌になるくらい見ていく。

　因みに、監査の日にちが近づいていけばいくほど、家に帰る時間が遅くなる。他の部署の職員にも聞かないといけないことは細かくなるし、厳しいことを言わないといけなくなる。

ちゃんと見たはずなのに急に不安になる。
見直していると、ところどころ書類のつじつまが合わなくなって、
修正していく。
見れば見るほど修正したくなる。

　あーーーーー、もういいっ！！！！

何を言われるか分からないけど、ちゃんと向き合う！！

　さて、明日は監査当日を迎えました。準備はできたはず。でも、どこまで考えても「ちゃんとできてOK」と言うことはできません。

　・・・「その３」は、眠たい気持ちと、緊張感の中で訪れる当日。
　どうなることやら・・・。

　　前回の「その１」はこちらです。