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Notionカレンダー導入後7ヶ月の活用状況を語る

maki

Notionカレンダーがリリースされて7ヶ月。
まさかNotionカレンダーの方が作業開始のトリガーになるとは！と、自分でも驚くくらい重宝しているので、改めて、使用感などを綴ってみようと思います。

本音は8月23日公開の映画「ラストマイル」の激褒noteを書きたいところですが、語りたすぎて纏まらないので、先にNotionカレンダーについて語ります。こちら、書くタイミングを逃して1ヶ月ほど寝かせていました。
＊個人的には、Notion愛好家の方にぜひ「ラストマイル」を観ていただきたいなと思っています！親和性の高さを非常に感じています。


1. 前提：仕事用Notionの使い方と課題感

仕事用Notionについて語るうえで、その人がどんな業務の進め方をしているのか？がベースになると思うので、この半年間の仕事の進め方と、感じていた課題感を箇条書きにします。

大前提
・仕事用／プライベート用Notionを分けている

2024年上半期の仕事内容
・事業開発×営業企画のMIX
・上司（タスクの依頼主）は基本1人
・リサーチや企画作成業務が多い
・自社イベントの企画運営を基本1人で実施
・Notionは1人で使っている

課題感
・必要なデータが変わりまくる
→精度の高いデータよりも、企画用のデータ作成・分析・仮説立案のスピードが求められる
・要件が変わりまくる
→決定事項が週単位で変わる（MTGベース）

この「必要なデータを爆速で作り、分析し、上司に提案する」スピード感が1,2日ペースなので、NotionにDB用のページを作り、データを入れて…としても、1ヶ月後にはデータが陳腐化する
→逆に古いDBを「これが決定版！」と掲げていると、あれ？？これじゃないな？？と困る
という事態に陥っていました。

簡単にDBを作って分析できて…というNotionの価値を最大限に発揮したいのに、古いDBが積み重なって混乱するという。困る。

なのでこの「スピード勝負」の仕事環境には、何かしら工夫が必要だな。と思っていた時期の、Notionカレンダーリリースでした。



2. Notionカレンダー活用：議事録

出社してPCを立ち上げたら、Notionカレンダーと国産グループウェアのふたつを開きます。基本このふたつが業務の母艦になります。

Notionカレンダー以前は、Notionに作ったDASHBOARDが母艦だったので、私にとっては大きな変化です。
DASHBOARDも変わらず使っているのですが、作業のスタートページがNotionカレンダーになっている、という感じです。

以下のような使い方をしています。

Notionカレンダーの使い方
・MTGやアポは、決定次第、登録する
→議事録はNotionカレンダーに登録したNotionページに書く
・空白の時間にタスクのスケジュール登録をする
→このタスク予定が作業ページになる

初めからそう使ってるよーという方もいらっしゃるでしょうが、個人的には「MTG議事録を、議事録DBではなく、 Notionカレンダーに登録したページに書く」というのは、結構なパラダイムシフトだったのです。
きっかけはこちらのpostでした。

「“予定作成する際にそのまま議事録を作成”…！！！？？？」
という衝撃があったわけです。というのも、それまでのNotionの使い方として、

1.タスクDB
2.議事録DB
3.プロジェクトDB

の3本のDBを基盤にしていたので、「議事録DBに、ではなく、カレンダーの“予定”に議事録を作る」という発想が無かったのです。

けどモノは試しと使ってみると、これが案外、いい！議事録を読み返す時って「あの日のMTGで上司が言ったことなんだっけ」と、日時ベースで思い返すことが多いので、カレンダーから探しに行く方が早くて確実なんですよね。
（しかも1人の上司から複数の案件が降りてくるので、MTGで複数案件のフィードバックがドサっと降りてくるので、プロジェクト単位でタグ付けしづらい）

なので思い切って議事録DBを新設し、Notionカレンダーに登録したスケジュール＝そのNotionページ内で書いた議事録を集約できるようにしました。
結局、この新・議事録DBはアーカイブのような使い方で、見に行く頻度は高くないものの、集約されている安心感はあります。


Notionカレンダー

Googleカレンダーと同期していたなら、もっとカラフルなカレンダーにするところですが、職場ではグループウェアでスケジュール登録する為、同期させていません。
MTGやアポスケジュールを転記する必要があるので少し手間ですが、ネックはその1点のみです。


3. Notionカレンダー：タスク（作業）ページ

議事録ページとしての使い方に慣れた頃、「企画書のスクリプトや、分析用の粗々DBも、Notionカレンダーに登録したタスクページで作っちゃえばいいのでは…！？」と閃きました。

それまでは、プロジェクトDBに作ったページのリンクを、Notionカレンダーに貼っていました。
けれど上述の通り、作った情報がすぐに古くなるので、果たして「残す」必要があるのか？？と疑問に感じ始めたわけです。

そこで、 Notionカレンダーに登録した「MTGの隙間時間にこなすタスク」ページを、作業場としてしまおう！と、使い方を変えてみました。

結果、これが思いの外、良いです。
作業中のページは、DASHBOARDを見に行けば、当日のタスクをリストビューで表示させているので、statusを［In progress］もしくは［Not started］にしているページを開けば作業再開できます。

1日のタスク

終業直前のルーティンは、このDASHBOARDの1日のタスクビューを見て、処しきれなかったタスクを翌日or先送りにする（Notionカレンダーで予定を動かす）、という作業をします。
これでstatus［Done］のみのリストにして、業務終了です。このひととき、「今日も仕事いっぱい片付けてやったわ！」と実感できて良きです。


4. 懸念点と対処策


懸案は、作業したデータを、将来“探しにくく”ならないか？という点ですが、以下のようなリンク集を作れば問題なしでした。
※ぼかしすぎてなんのこっちゃだと思いますが、ひとつずつのカードに、「見積」や「企画書素案」などのタイトルをつけ、ページリンクを集めている、というボードviewです。

ストックしたい情報は別途DBへ

“自在にページリンクを貼れる”というのは、やっぱり強いですね。
「前回のイベントの最終見積、どれだっけ」とか、「3ヶ月前の役員会議用に作った分析データどこだっけ」といった探しものが、秒で解決します。作業後にリンクさえ貼っておけば。

また、こうした整理したリンク集も抜群に使い勝手が良いのですが、直近、必要なリンク集的ページを作って、そこに必要なデータ類＆MTG議事録ページのリンクを貼りまくるのも良いです。
複数の案件が絡み合って、ひとつのアウトプットを目指す…というアクション時期も多いので。
そういうリンク集ページも、 Notionカレンダーにスケジュール登録します。翌日の予定へ移動させまくれば、行方不明になりません。（Notionのお気に入り登録するのも良きです）


5. 結論： Notionカレンダーはスタートページ足り得る

半年あまり、じっくりと使ってみた結果、「ここを開けば当日・むこう3〜7日の業務ペースを視覚的に俯瞰でき、かつ漏れが無い」という安心感は、 Notionカレンダーが無敵かなと思います。

今年2月に以下のnoteを書いた際も、 Notionカレンダーについて画期的！と礼賛していましたが、ここまで「仕事の相棒として無くてはならないアプリ」になるとは思いませんでした。

［前提］で書いたように、どんな仕事の進め方をしているか？によって差異はあると思いますが、“ストックよりもフロー的な情報が多い”仕事をしている方には、良き相棒になるのでは？と思います。

先日リリースされたチャート機能も、大変助かっています！
どんなもんかなーと気軽にDBをチャートビュー表示させたら、ギュインっと素敵なグラフが爆誕したので驚きました！ Notion素敵すぎる！！
（田原さんのpostで、いつも勉強させてもらってます！ありがとうございます！）

Notionの新機能リリースに伴って、自分の仕事の進め方が変わっていくのも面白いです。
これからのNotionの進化も、本当に楽しみです！

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