#23 メール容量が増えそう〜 そんな場合はこの設定をチェック
こんにちは！メールワイズカスタマーサクセスのあわたです。
今回は長期間ご使用いただいているお客様からご相談に乗ることがある容量増加の課題や検索遅延に関して、設定などで対応できる回避策についてお伝えします。
まだ運用始めてないよ。という方も今回の記事でご案内する設定を行うことで容量が多くなることを事前に防げますので、ぜひ一度目を通してみてください！
記事のポイント
この記事はどんな方向け？：
添付ファイルなどのやりとりが多く、メールの容量が心配な方
この記事を読んだらどうなる？：
容量やメール件数が多くなった(なりそうな)場合に行う設定が理解できる
標準の容量・メール登録データ数の最大値について
まず、メールワイズにおける標準のディスク容量とメールの保存件数のMAX値ついて簡単にご案内です。
＜ディスク容量＞
メールワイズのディスク容量は「ご契約ユーザー数 × 5GB」が標準で付いてきます。
もしサイボウズ製品で他の製品（「サイボウズ Office」「Garoon」「kintone」）もお使いいただいている場合はその製品のユーザー数分のディスク容量も追加され、ご利用環境全体で総合のディスク用量分の利用が可能になります。どうしても容量が足りない！と言う場合にはディスクだけを追加も可能です。
また、ディスク容量の確認場所は、cybozu.com共通管理の「契約状況」画面で確認が可能です。
＜メール登録データ件数について＞
メールワイズの中で登録できる最大メール送受信数はアプリケーション単位で1,000,000 件（百万件）となります。
現時点でのメール保存件数を確認する場所は、こちらのマニュアルをご参照ください。
容量が多くなる、登録データ数が多くなると生じる課題
容量が多くなり、標準のディスク容量を超えると生じる課題としては、ディスク容量の追加購入です。
私たちが対応させていただいたお客様ですと基本的にはテキストベースのやり取りであれば容量が多くなって大変！追加が必要！と言う状況は少ないです。
ただ、メールのやり取りで添付資料がほぼ全てのメールに付いている。容量の大きな添付資料のやり取りを行う場合が多い。と言う場合、ディスク容量の追加が必要になるケースはございます。また登録データ数が多くなると、検索や処理速度が遅延する可能性が生じます。
回避策について
前置きが長くなってしまいましたが、ここから回避策、対応策のお話です。
添付が多くて容量が心配、登録データ数が多くて検索が遅くなってきた（なりそう）。この場合どうすれば良いか？
一番の解決への近道は、「メールの削除や整理」なのですが、今回はそこに行き着く前までにできることをここでお伝えできればと思います！
容量増加の回避策
課題の部分でも記載しましたが、容量追加に関して大きな原因となるのが添付資料になります。ここでは添付資料の容量を極力増加させないための設定や運用回避策をご紹介します。
① [送信メールの添付ファイルを保存しない] に設定をする。
この機能は、送信時に添付したファイルをメールワイズ内に保存をせず、添付ファイル名のみを情報として保持する機能になります。
送信するメールの添付ファイルなので、どこか自社サーバーや自社のPC内に保存をされていることが前提ではありますが、送信メールの添付ファイル分の容量を無くすことが可能です。
もしクラウドのデータ保管サービスなどをお使いの場合はコメント欄に添付ファイルのリンクを記載しておくとより安心ですね。
この機能の設定方法は以下マニュアルをご参照ください。
（送信メールのイメージ）
添付ファイル名のみが記載されています。
（コメント欄での添付ファイルのリンクを貼り付けておく運用）
② 送受信メールの添付ファイルを削除する。
受信したメールに対しても個別で添付ファイルのみを削除することが可能です。①と同様に添付ファイルを削除しても、「添付ファイル名」は残ります。また、一覧画面に表示される添付資料ありを示すクリップのアイコン📎 も消えないのでご安心ください。
一括で添付ファイルのみを削除することはできず、１件１件手動での削除にはなりますが、添付資料をダウンロードしてしかるべき場所に保存し、①と同様にコメント欄に保存場所のリンクを記載しておく工夫をすることで、すぐに添付されていた資料にたどり着くことも可能です。
送受信メールについている添付資料のみを手動削除する手順は以下のリンクをご確認ください。
検索遅延の回避策
続いてメールの検索が遅くなることを防ぐ機能をいくつかお伝えします。
① メールの表示期間を区切る
こちらの機能はメールを表示する期間を区切ることで、期間内のメールだけを検索や絞り込みの対象とすることができ、動作遅延を回避することができる機能になります。
メールを削除したり整理したりするのも重要ではありますが、削除はまだ早いと言う場合にはこちらの期間を区切る設定をお試しいただくことでメールを削除することなく、検索遅延を回避することができます。
表示期間を区切ると、メール一覧画面に「過去メール」というドロップダウンリストが表示され、区切った期間ごとの選択肢が表示されます。
また、検索をした際は最新の表示期間内のデータだけを検索します。区切った過去のデータを検索したい場合はドロップダウンリストから区切った期間を選択し、検索をかけることが可能です。
検索結果の表示画面には、検索の対象期間が表示されます。
メールの表示期間の設定は以下マニュアルをご参照ください。
② アプリケーションを分割する
上記でも記載しましたが、検索の単位はアプリケーション単位です。そのため、もしずっと使い続けていたアプリケーションの登録データ数が多く検索が遅くなってきた！と言うことであれば、アプリケーションを分けることも手段の一つです。
メールアドレスの紐付けを新しいアプリケーションに付け替え、過去アプリケーションのメール・新しいアプリケーションのメールと分けられれば、メールを保持したままにすることができます。
＜補足＞
検索はアプリケーション単位ですが、履歴情報（アドレス単位の履歴・アドレス帳（会社、顧客）単位の履歴）に関しては、同一スペースにあるメールアプリケーション串刺しで確認可能です。今回の例の場合も、履歴を確認する場合は、「2024/9/1~」のアプリケーション、「~2024/8/31」のアプリケーションの両アプリの履歴が確認可能になります。
履歴に関しては、こちらの記事をご参照ください。
③ 全文検索側を使用する
メールワイズの検索は詳細検索/キーワード検索/全文検索の３種類があります。
中でも一番早いのが全文検索です。全文検索は詳細検索、キーワード検索と異なり、細かな期間や条件の設定はできませんが、キーワードを入力することで、添付資料の本文内も含め高速検索をすることが可能です。AND検索やOR検索なども可能ですので、検索シチュエーションに応じて検索の方法も変える。と言う選択肢も持っていただけると、便利に使いこなすことが可能です。
＜詳細検索/キーワード検索＞
↓クリックすると、詳細検索/キーワード検索画面に遷移
＜全文検索＞
検索窓口にキーワードを入力することで検索が可能です。全文検索で検索できるデータや検索方法についてはこちらをご参照ください。
メールの退避・書き出しについて
と、ここまで容量増加・検索遅延に関する回避策を記載してきましたが、やっぱり一番は不要なメールの整理・削除を定期的に行うことが効果的。
メールワイズでは、一括でメールのCSV書き出しも可能です。消すのは怖い、まだ残しておきたいと言う場合には、メールをCSVの形式で書き出しておくことも一つの手です。
ただしこの場合、添付ファイルは一括書き出しには対応していませんのでご注意ください！
また、１件１件であればeml形式でも書き出しが可能ですので、希望のデータ書き出しに応じて選択をしてください。
またどちらの方法も再度メールワイズに読み込ませることはできないので、ここも注意ポイントとして押さえておいてくださいね！
詳しくは以下FAQもご参照ください！
いかがでしたでしょうか？
送信メールの添付ファイルの自動削除や表示期間の設定などなど、ご存知ない設定も多かったかと思います。まだ容量も問題なく、すぐに設定は不要そうと言う方々も「こんなことができるんだな。」と頭の片隅に置いてもらえればと思います！