#27 メールからkintoneの顧客レコードにワンクリック遷移する方法
こんにちは。カスタマーサクセスのあわたです。
今回はメールワイズとkintoneをお使いいただいているお客様によくご案内する「受信メールから、ワンクリックで差出人のkintoneの顧客レコードに遷移をする方法」をお伝えします。
どういうこと？というお客様もぜひこちらの記事をご確認いただき、より便利に使える工夫をして頂ければと思います^^
※なお、この記事は kintone×メールワイズ連携についての記事です。メール共有オプションにつきましては、こちらのページをご参照くださいませ。
記事のポイント
この記事はどんな方向け？：
メールワイズとkintoneを使っており、kintoneで顧客管理をされている方
この記事を読んだらどうなる？：
簡単にメールからkintoneの顧客レコードに遷移できる方法・設定が理解で
きる
実現できる内容
今回の記事でご紹介する内容は、以下の画像イメージのように、受信メールを開くとメール差出人（顧客）が管理されているkintoneのレコードリンクも一緒に表示させる！という内容です。これにより、ワンクリックで該当の顧客のkintoneレコードに遷移することが可能になり、検索の手間などが省けます。
上記の例ですと、メールワイズ株式会社の佐藤花子さんからメールが来た際、佐藤花子さんの詳細情報が管理されているkintoneの顧客リストにすぐに遷移が可能です。
具体的な手順
具体的な設定手順をお伝えします。
メールワイズのメール詳細画面に、顧客のkintoneリンクを表示させるためのステップです。アドレス帳の整理は必要ですが、３ステップで可能になります。
ステップ①：アドレス帳の入力項目を増やす
ステップ②：メールワイズのアドレス帳にkintoneの顧客レコードのリンクを登録する
ステップ③：表示の設定で、メール詳細画面にkintoneのリンクを表示するよう設定する。
以下でそれぞれの具体的なステップを見ていきましょう！
＜ステップ①：アドレス帳の入力項目を増やす＞
システム設定「アドレス帳：顧客の項目」で、アドレス帳にkintoneのリンクを入力するための項目を増やします。
＜ステップ②：メールワイズのアドレス帳にkintoneの顧客レコードのリンクを登録する＞
ステップ①で追加した「kintoneリンク」にkintoneの顧客管理アプリの該当者のレコードのリンクを記載・登録します。
②-1 ：例)メールワイズ株式会社 佐藤花子さんのkintone顧客管理アプリのレコードをコピー
②-2：佐藤花子さんのアドレス帳にコピーしたリンクを記載
＜ステップ③：表示の設定で、メール詳細画面にkintoneのリンクを表示するよう設定する。＞
運用管理「表示」の設定にて、メール詳細画面に「kintoneリンク」を表示させるように設定変更を行う。
③-1：運用管理の「表示」を選択
③-2：メール詳細画面に表示する顧客の項目の「kintoneリンク」を選択
完成！
これで、メールを開いた際にアドレス帳に紐づく顧客のkintoneリンクも一緒に表示させることが可能です。
既にアドレス帳に登録されている顧客に一括でkintoneのリンクを登録する方法
ここからは上記のご案内をした際によくお客様から聞かれる、「既にメールワイズに登録されているアドレスに対しては手作業で一件ずつkintoneのリンクを入力・登録しないといけないか？」という質問に対してのご案内をしていきます。
回答としては、一件ずつではなく一括更新/登録が可能です。
手順をご案内する前に、kintoneのレコードのリンクの構成について簡単にご案内します。
kintoneのレコードのリンクについて
kintoneは1レコードにつき１リンク作成されます。リンクの構造は以下のようになっています。
kintoneのレコードリンクは上記のように
「①kintone自体のリンク」+「②アプリID」+「③ レコード番号」という構成になっています。今回の例ですと、顧客が管理されている顧客管理アプリのアプリIDは27、その中で佐藤花子さんが登録されているレコード番号は34だったということになります。
上記のように、レコードのリンクは、一番最後の③のレコード番号だけが異なり、①＆②のブルーの部分は自社の環境で不変のものになります。
そのため、「既にメールワイズのアドレス帳に登録されている顧客のkintoneレコードリンク」は一つ一つコピペをせずとも、アップロードさせたい該当顧客の方々のレコード番号さえ分かればリンクを生成でき（Excelなどでの処理は必要）、一括でメールワイズ側への上書き更新や登録が可能となります。
一括登録の手順も下記に詳細を記載しますので、ぜひ一括登録したい方はご参考にして見てください！
kintoneのレコードのリンクをメールワイズアドレス帳に一括更新/登録する具体的な手順
具体的なステップ配下手順になります。
ステップ①：kintoneの顧客管理アプリの情報をCSVに書き出す
ステップ②：各顧客に対してCSVでkintoneリンクを作成する
ステップ③：メールワイズのアドレス帳を一括登録/一括更新する
こちらも１ステップずつ詳しく見ていきましょう！
＜ステップ①：kintoneの顧客管理アプリの情報をCSVに書き出す＞
kintoneのリンクを作成するためにデータをCSV書き出します。メールアドレスはメールワイズ側のアドレス帳を一括で更新するためのキーとして、また、レコード番号はkintoneリンク作成のために書き出し必須の項目になります。
＜ステップ②： 各顧客に対してCSVでkintoneリンクを作成する＞
下記イメージのよう、CSV側で各顧客に対してkintoneのレコードのリンクを作成します。上述したように、レコード番号前までは不変のリンクになるため、自社の環境の顧客管理アプリの情報をコピペし、CSVで書き出したレコード番号を結合させます（F列）
＜ステップ③： メールワイズのアドレス帳を一括登録/一括更新する＞
メールワイズのアドレス帳にデータを一括で更新、登録させます。
まず、②のCSVの中でメールワイズのアドレス帳には不要の項目のレコード番号などの列を削除して整形します。（レコード番号の列を削除するとリンクの計算式も崩れるため、リンク列の計算式は「値」としてコピペをし直しておきましょう。）
CSVを整形できたら、メールワイズのアドレス帳に読み込みます。
合致するメールアドレスがあればkintoneのリンク部分のみが上書き更新され、合致するメールアドレスがなければ登録したデータは新規顧客として作成されます。
アドレス帳の更新や登録は誤操作や誤選択を行うと、やり直しが大変な作業になりますので、少量ずつ試して問題なければ全データを流しこむというステップが安心です！
アドレス帳の更新、登録についてはマニュアル/FAQもご参照ください。
この作業で、既に登録をされていたアドレス帳にkintoneのリンクを一括で入力することが可能です！もちろんアドレス帳の新規登録時にもご利用いただけますのでぜひ参考にして見てください。
いかがだったでしょうか？
少し複雑な手順もありますが、一度整備してしまえば基本的にはずっと使用できる設定かと思います^^
もしメールワイズとkintoneを使用されていて、kintoneで顧客の管理もされている方々はぜひ設定の検討をしてみてください。
以上、メールワイズとkintoneの遷移が楽になる方法でした！