#9 処理メールを溢れさせないために！メールを自動で処理済みにしよう
こんにちは！
サイボウズ株式会社 メールワイズ カスタマーサクセスチームのさんぱです。
毎日使う処理メール。システムからの通知メールなど、返信不要なメールが処理しきれずに溜まっていませんか？「受信時の処理状況」の機能を使って、処理済みにする作業を自動化し、対応が必要なメールを一目で判断できるようにしましょう！
記事のポイント
この記事はどんな方向け？
・「受信時の処理状況」機能をご存知ない方
・閲覧や返信は不要だけど「蓄積だけはしておきたい」メールが届く方
この記事を読んだらどうなる？
受信時の処理状況がどのような役割を果たすのかわかる
→処理メールを綺麗に使うためにぜひ設定してみてください！
処理メールとは
未返信のメール・新規作成中のメールなど、「処理が完了していないメールが表示されるトレイ」のことです。
送信して処理済み（もしくは手動で処理済み）になると、処理メールトレイには表示されなくなります。既読をしても件数表示はなくならず、処理状況が「処理済み」になるまで残り続けるため、メール１つ１つをタスクとして管理することができます。
処理済みになった後は、受信したメールは「受信メールトレイ」、送信したメールは「送信済みトレイ」で確認できます。データが消えるわけではないのでご安心ください。
まずは…
「処理メール０件＝漏れなく全メール閲覧/返信完了」
「処理メールを0件に近づけるよう処理していくことがメールワイズの正しい使い方」
と覚えていただければと思います！
処理メールは以下 note で詳しくご案内しています。メールワイズの肝となる部分のため、ぜひ併せてご覧ください。
運用管理 「受信時の処理状況」機能とは？
閲覧や返信は不要だけど「蓄積だけはしておきたい」というメールを、自動で処理済みステータスにすることができる機能です。
これを設定することで、目を通さなければならない重要なメールが埋もれることを防ぎ、手動での処理済み作業も減らすことができます！
ただ「”受信時”の処理状況」という名前の通り、「すでに受信しているメールは自動で処理済みにならない」のでご注意ください。設定後に受信したメールから設定が反映します。
どのように設定する？
＜シチュエーション例＞
▼状況
・受注通知のメールが、ECサイトからメールワイズへ届く
▼要望
・通知メールには目を通さなくて良いが、検索をするときに必要なのでメールは残しておきたい
・ただ毎日たくさん届く通知メールを、全件手動で処理済みステータスに変えるのは大変なため、自動で処理済みにしたい
＜設定例＞
・system@から「XXXを受注しました」という件名で通知を受け取っている場合、差出人のメールアドレスと件名を条件に「受信時の処理状況」を設定
・見返すためにフォルダに分類しておきたい場合は、上記同様の条件を「メールの振り分け」機能側でも設定
ここだけ押さえればOK！
・ ”受信時”に使える設定のため、”受信前に設定”することが重要
・ 処理メールには、閲覧/返信が必要なメールのみ表示できるよう、閲覧/返信が不要なメールはあらかじめ自動で処理済みにしておけるとベスト！
実はこんなところでも活躍している自動処理済み設定！
記事を読んでいただいている方は既にメールワイズの運用を開始されている方も多いかもしれませんが、最初にメールアドレスを登録するタイミングでも非常に重要な役割を担っている機能なのです！
メールワイズではメール受信時、メールサーバー上のメールに対し、未取得か取得済みかの比較作業を行い、未取得のメールをダウンロード(受信)します。そのため、メールサーバーに過去メールが蓄積していた場合、メールアドレスを登録した時点で過去メールの受信を開始します。
すでに他メーラーで対応完了している過去メールが、「未処理」として処理メールに表示されないように、日付を指定して、過去メールをあらかじめ「処理済み」として受信できるよう設定することができます。
＜シチュエーション例＞
メールサーバーに１年分の過去メールが残っている。明日から処理メールの使い方に慣れたいので、今日まで自動で「処理済み」にしておきたい！
＜設定例＞
現在 2024年9月1日だった場合、9月1日以前のメールは処理済みとする設定をします。
おわりに
目は通さなくても良いが、見返すために履歴としては残しておきたい、そんなメールがある方は、ぜひ処理済みの自動化を使いこなしながら、対応が必要なメールに集中できる環境を作ってみましょう！