#21 個人アドレスを紐づける！最適な構成と注意点
こんにちは。サイボウズカスタマーサクセスメールワイズチームのあわたです。
今回は「個人メールアドレスをメールワイズに紐づけること」についての記事です。
ご支援をしている中で、お客様から「個人メールアドレスの扱い」について事例を教えてほしいというケースがよくあります。
相談の種類は大きく２種類あり、代表アドレスと個人アドレスを両方持ち合わせているが、メールワイズのワンツールでどちらも確認をしたい。という「ツールを集約したい」という目的のご相談。
もう一つは、代表アドレスを持ち合わせておらず、個人アドレスをメールワイズに紐づけチーム全員で共有を行いたい。という「個人メールを共有したい」という目的でのご相談と大きく２パターンに分かれます。
今回の記事では、上記２つのパターンに着目してお伝えしていきます。
特に「個人メールを共有したい」というパターンには注意点もありますので、要チェックいただければと思います。
記事のポイント
この記事はどんな方向け？：
個人メールアドレスの扱いに悩んでいる方
この記事を読んだらどうなる？：
自身のシチュエーション/目的に合わせた最適な個人アドレスの
紐付け構成や注意点が分かる
そもそも個人アドレスはメールワイズに紐づけることができる？
メールワイズは製品のコンセプトとしては主に「代表アドレス」をチームで共有をすることをベースに作成されています。代表アドレス宛に届いたメールに対して担当者を割り当て、処理状況をリアルタイムで共有し、対応漏れもなく、進捗状況を可視化する。がメインの使用方法になります。
ただ、メールワイズは実態のあるアドレスであれば紐づけることが可能なので、個人アドレスも実態があれば紐づけることも、もちろん可能です。
よくある相談①
代表アドレスと個人アドレスを両方持っており、メールワイズでどちらも確認したい。
弊社もこのシチュエーションで、お客様とのやりとりは代表アドレス、個人アドレスはプライベートな給与情報や健康診断などの登録アドレスとして切り分けてメールアドレスを活用しています。
このような二つのアドレスを持っている場合、代表アドレスはメールワイズで個人アドレスは別のツールで確認していて面倒。とよくお伺いしますが、この場合のおすすめメールワイズ構成はズバリ以下になります。
こちらは上位のプレミアムコースでアプリケーションが複数作成できる場合の構成になりますが、代表アドレスと個人アドレスを別アプリケーションで作成することで、個人アドレスのアプリケーションにはアクセス権もかけることができ、かつメールワイズのワンツールで代表アドレス、個人アドレスともに確認をすることが可能になります。
よくある相談②
代表アドレスはなく個人アドレスのみをメールワイズに紐づけて全員に共有したい
代表アドレスはそもそも持ち合わせておらず、個人アドレスで各々対応をしているが、属人化を防ぐために個人アドレスでやりとりしているメールをメールワイズで共有したい。というケースです。
冒頭でもお伝えしましたが、メールワイズは代表メールを共有するという使い方に特化した製品ではあるので、このケースの場合は注意ポイントがあります。
注意点を理解した上で、最適なメールワイズのアプリケーションの構成やルールの整備ができると安心です。
ー よくある相談②の場合の注意点
１つのアプリケーションに複数人の個人アドレスを紐づける場合、同じメールが複数処理メールトレイに蓄積する可能性がある。
イメージは下記の図のようにAというアプリケーションに高橋さん、和田さん、加藤さんの3名分の個人アドレスを紐付けた場合に起こりうる注意点です。（メールワイズは一つのアプリケーションに10メールアドレス紐づけることが可能です）
同一アプリケーションに複数人の個人アドレスがついている場合、先方が
to:高橋さん
cc:和田さん、加藤さん
という形式でメールを送付された場合、処理メールトレイには同一のメール内容が３通受信されます。
メールワイズは処理メールに溜まっているメール＝まだ未対応のメールの概念で作成されているため、3通のうちどのメールに返信をしたか？To高橋さん宛のメールは実は既に返信していたけれど、和田さん・加藤さん宛のメールはまだ未対応で処理メールに残っているため、返信をする。というような流れになるとメールの二重対応、三重対応が発生する可能性があります。そうなってしまうとメールワイズの良さが半減してしまいます。
そのため、同一アプリケーションに個人アドレスを紐づける場合は、重複して届いたccのメールをどのように運用上返信をかけていくか？処理済みにするか？など使用ルールの整備行う必要があることを、１番の注意点としてお伝えしています。
また、受信メールの共有がメインの目的なので返信は各々の個人のメールツールで実施するという場合は、返信メールはメールワイズには基本的には蓄積しない。という部分もポイントですのでご留意ください。
返信は個人のメールツールで実施する場合で、送信メールを共有したい場合はccを入れてメールワイズにも受信をさせる、もしくは送信は可能な限りメールワイズで行っていただくという検討をお願いしております。
ー よくある相談②の場合のメールアプリケーション構成
この場合は、以下の２パターンの選択肢になります。
１.アプリケーション単位で個人アドレスを紐付ける
（プレミアムコース構成）
メリット：処理メールが個人単位なので、別の方のメールが混ざらず、「個人のメールを共有したい。」という目的は達成できる。
デメリット：メールの確認時アプリケーションを遷移しなければならない。
２.１つのアプリケーションに複数人アドレスを紐づけフォルダで個人アドレスを振り分ける（スタンダード構成）
メリット：アプリの遷移はなく１アプリケーションでの共有が可能/スタンダードコースで実現可能
デメリット：注意点（処理メールトレイに重複してメールが届く可能性）が発生する
複数人の個人アドレスを共有する場合には上記の２つの構成のいずれかを選択になると思いますが、ぜひ、メリット・デメリットを確認して、必要に応じて社内でルールを整備しながら運用いただければと思います。
いかがでしたでしょうか？代表アドレスを共有することをコンセプトに作られている製品ですが、個人アドレスをメールワイズで管理されているお客様もいらっしゃいます。
個人アドレスをメールワイズに紐づけたいがどういう構成が最適か？ご検討いただく際の参考にしてみてください。