#28 ＜セミナーQA集＞ メールワイズ運用スタートガイドセミナー【Step1】基本的な使い方編
こんにちは！
サイボウズ株式会社 メールワイズ カスタマーサクセスチームのさんぱです。
今回は『運用スタートガイドセミナー【Step1】基本的な使い方編』をご視聴いただいたお客様からいただいたご質問とその回答を公開いたします。
セミナーにて知りたい情報はお持ち帰りいただけましたか？これからご視聴いただく方は、ぜひ下記よりお申し込みいただき、セミナーと合わせてご覧ください。
記事のポイント
この記事はどんな方向け？：
運用スタートガイドセミナー【Step1】基本的な使い方編をご視聴いただいた方
この記事を読んだらどうなる？：
セミナー内容に対してより理解が深まる
＜質問１＞
メールサーバーに残しておくメール件数の目安はありますか？
＜回答＞
メールアプリケーションごと500件以内 * となるよう調整ください。
メールワイズに受信済みのメールが、お客様がご利用のメールサーバー上に500 件以上蓄積している場合に「受信したメールがサーバーにたまっています。サーバーからメールを削除してください。」とメッセージが表示されます。こちらのメッセージが表示されましたら、メールサーバー上のメールが 500 件以内となるよう保存期間を調整ください。
*同一メールアプリケーションに設定しているメールアカウントの、メールサーバーに残っているメールの合計
詳しくは以下 FAQ をご参照ください。
＜質問2＞
受信メールサーバーからメールを消したら、メールワイズからもメールが消えますか？
＜回答＞
受信メールサーバー上のメールを削除しても、メールワイズ上のメールは削除されません。
ただメールワイズにも容量や、メール登録データ数の上限が設けられています。
容量：契約ユーザー数 × 5GB
メール登録データ数上限：100万件（メールアプリケーションごとの受信メールと送信メール数の合計値）
上限を超えた場合、メールワイズ上でのメールデータの削除が必要になることがあります。容量やメール件数が心配な場合の対策について、以下 note にまとめております。よろしければご参照ください！
＜質問3＞
担当者に指定された人が、別の人を担当者に変えることはできますか？
＜回答＞
担当者に指定された人が、別の方を担当者に変える事が可能です。確認者も同様に変更可能です。一覧画面、もしくはメールの詳細画面より「担当者」を別の方に変更ください。担当者は「編集アクセス権」のある方を選択できます。
▼一覧画面での変更方法
メール情報を変更するメールの「鉛筆マーク」をクリックします。
担当者、確認者、状況については、鉛筆マークをクリックせずに、それぞれの項目を直接クリックして変更することも可能です。名前自体(例:高橋健太)をクリックすると、ユーザー情報の画面に遷移するため、担当者を入れる枠内(空白部分)をクリックしてポップアップを表示させてください！
▼メール詳細画面での変更方法
一覧画面での変更方法と同様に、項目をクリックすることで変更が可能です。
メール項目やフォルダなども合わせて変更したい場合は、メール情報の「変更する」ボタンから変更してください。
＜質問4＞
処理状況のカスタマイズはどこでできますか？
＜回答＞
処理状況の追加は、「運用管理」画面内「基本設定」セクションにある、「処理状況」のアイコンから設定できます。運用管理は、メールワイズ画面上部にある「メールスペース」のタブの中にあります。
[未処理]から[処理済み]になるまでの間に使うものを追加することが可能です。設定自体は、名称と色を決めるだけの簡単なものなので、ぜひ業務に合わせて追加してみてください！また追加する際は、どのタイミングでこの処理状況を使うのかも合わせてルールを決められるとベストです！
＜質問5＞
セミナー中に投影されているメールワイズの一覧画面に、メールの本文が３行くらい表示されていますが、どうすれば表示できますか？
＜回答＞
一覧画面で「本文表示」チェックボックスにチェックを入れる事で、メール本文を最大200文字まで表示することが可能です。
＜質問6＞
自身が送信したメールを再送信する場合、最初に自分が返信したメールを引用できますか？
＜回答＞
テンプレートの機能で、元のメールの本文や日時情報などを入力する予約語を用いることで引用することが可能です。
詳細はこちらのFAQやこちらのnoteをご確認ください。
＜質問7＞
メールの履歴は何日まで遡って確認できますか？
＜回答＞
メールワイズ上に保存されているメールであれば、期日の制限なく確認が可能です。メールの保存件数の上限は、メールアプリケーションごと、受信メールと送信メールの合計100万件までです。
ただ大量のデータを登録したままにすると、検索や一覧表示の処理に時間がかかったり、ディスク使用量も増加しますので、ご注意ください。
データ登録件数はシステム設定「アプリケーション設定」、ディスク使用量はcybozu.com共通管理「契約状況」画面で確認が可能です。
メールデータ以外にもアプリケーションごと上限があります。
アドレスデータ数：100,000件 （会社データ数と顧客データ数の合計値）
電話履歴数 ：100,000件
訪問履歴数 ：100,000件
テンプレート数 ： 1,000件
現在登録中のデータ件数をご確認いただき、上限に近づいている場合や超えている場合は、以下 note を参考に削除等データの整理をお願いします。
おわりに
疑問点は解消されましたか？上記以外にも機能や操作に関するご不明点がございましたら、マニュアルやFAQをぜひご参照ください。またメールワイズをご利用いただいている皆さまは、カスタマーサポートもご活用いただけます。チャット・メール・お電話にて承っておりますので、お好きな方法でお気兼ねなくお問い合わせください！