#17 メールのタグ付け＆集計 メールワイズでできる 管理/分析

こんにちは。サイボウズ株式会社 メールワイズカスタマーサクセスチームのまつざわです。
今回は、メールワイズの『メール項目』と『集計レポート』についてご紹介します。
メール項目とは、いわゆるメールの”タグ付け”をイメージしていただけると分かりやすいかと思います。メールの内容によって複数の項目を設定する事ができ、項目ごとの絞り込みなども可能になります。
また、集計レポートは、メール項目や担当者毎に集計を行う事ができるので、普段対応しているメールの傾向を可視化し、客観的に把握することで対応の効率化が図れます。
是非本記事をお読み頂き、さらなるメールワイズ活用の参考にしてください。

記事のポイント

この記事はどんな方向け？：
　・メールの分類や管理を検討されている方
　・メール業務の分析を行いたい方
この記事を読んだらどうなる？：
　・フォルダ以外のメールの分類方法を知ることができ管理の幅が広がる
　・メールの集計方法を知ることできメール業務を客観的に把握できる

メール項目とは？

冒頭でもお伝えしましたが、メール項目とはメールにタグを付けられる機能です。
このメール項目の大きな特徴としては、フォルダとは違い1つのメールに対して複数の項目を設定する事ができます。そして、メール項目を設定することでメール一覧画面上に表示され、項目ごとに絞り込むことができる様になります。

画像を例にご説明します。
メール項目に、顧客属性／製品／問合せ内容を設定している状態です。
各項目に対しては、下記の選択肢を設けています。
　顧客属性・・・新規／既存
　製品・・・・・メールワイズ／kintone／Garoon／サイボウズoffice
　問合せ内容・・質問／要望／クレーム／資料請求

設定したメール項目は各メールの詳細画面から選択、確認をすることができます。

メール一覧画面上にメール項目、各メールには選択した内容が表示されます。

そのうえで、メール項目の内容に合わせて絞り込むことができます。

フォルダでは1つのフォルダでしか絞り込むことできませんが、メール項目であれば、複数の項目で絞り込むことが可能です。
画像の例では、顧客属性を”新規”、製品を”メールワイズ”で絞り込んでいます。

設定方法について

運用管理＞メール項目 から設定頂けます。
設定したい項目名を入力頂き、項目に対しての選択肢を1行1項目で入力して下さい。
また、複数の項目を選択したい場合は、『□ 複数選択を可能とする』へチェックを忘れずに入れて下さい。

詳しいメール項目の設定方法につきましては、こちら（メール項目の設定 ）をご確認下さい。

ここまでのご説明でメール項目の機能についてご理解頂けましたか？
メール項目をご理解いただいた上で、注目したい点は、”フォルダ”機能との使い分けです。メールを整理する・分類する機能としてフォルダ機能も有効ですが、メール項目の大きな特徴である複数の項目を付けられ、更に絞り込むこともできる点を鑑みて、「どのようにメールを整理するか」をご検討ください。

フォルダについてはこちら（#12 移行前のメーラーのフォルダを再現するのは危険！？フォルダ使用時に押さえておくべきこと）に詳しく記載していますので、是非併せてお読みください。

メール項目を使うなら併せて使いたい機能

では、ここからはメール項目と併せて活用頂きたい2つの機能についてご紹介します。
①メール項目の自動設定
②集計レポート

①メール項目の自動設定

各メールにメール項目を設定する事ができますが、1つ1つメール詳細画面を開いて、「ポチポチ」と選択することは手間だな感じるかと思います。そんなときにおススメなのが、この『メール項目の自動設定』です。
メールを受信したタイミングで、予め設定しておいた条件に合致したら自動でメール項目を設定する機能になります。
※メール項目の自動設定を設定するには、先にメール項目を設定する必要があります。

ここから、具体的な設定方法と、設定した上での挙動について画像を例にご紹介します。

”問い合わせフォームを利用して顧客からの問い合わせ対応を行っている”とします。
顧客が問い合わせフォームに必要情報を入力→入力された情報がメールで送信される→メールワイズで受信する の流れです。

このとき、フォームに入力された情報はメールの本文内に記載がされるので、下の画像の様に条件設定を行います。今回はメール本文内の文言を条件にしていますが、件名や宛先などでの条件設定も可能です。

運用管理＞メール項目の自動設定 から設定頂けます。
設定した条件が受信メールに反映され、自動でメール項目が設定されます。

今回ご紹介した設定は、あくまで1例です。フォームを介していなくとも、メールの内容に合わせて条件設定を行えば、自動設定は行えますので、皆さまの業務に合わせてご検討ください

②集計レポート

2つ目のメール項目と併せて活用頂きたい機能として、『集計レポート』についてご紹介します。集計レポート機能では、設定したメール項目をはじめ、メールワイズ内のメールデータなど基に、”任意の期間”でデータ集計を行う事ができます。集計できる内容としては以下のものがあります。

・全般
メールスペース内のメールアプリケーションと電話履歴・訪問履歴を集計します。

・メールアプリケーション（担当者別）
メールアプリケーション毎に担当者別の処理残数・送信件数を集計します。

・メールアプリケーション（メール項目別）
設定したメール項目を集計します。

・メールアプリケーション（期間別）
1日の送受信メール数を、1週間単位で集計します。集計する週を切り替えることもできます。

その他、電話履歴や訪問履歴、アドレス帳の情報も集計することが可能です。詳しくはこちら（集計レポートの閲覧）をご確認ください。

集計を行うことで、メール内容の傾向や担当者の偏りがないかなどを把握することが可能になり、メール業務の効率化検討などの材料にしていただけます。

特にメール項目の集計では、項目によってどの製品について、どの様な問い合わせが多いかと言った事も見える化できるようになるので、メール項目を活用する際は、是非集計レポート機能も併せてご活用下さい。

おわりに

いかがでしたか？皆さまの業務に今回ご紹介させて頂いた内容が少しでもお役に立てれば幸いです。最後までお読み頂きありがとうございました。