#3 メールスペースとは？メールアプリケーションとは？
こんにちは。 サイボウズ株式会社 メールワイズカスタマーサクセスチームのまつざわです。
今回は、メールワイズの構成検討にも重要なメールスペースとメールアプリケーションについてご説明します。
それぞれを分けるメリットやデメリットについても簡単にご紹介しますので、メールワイズの構成やコースを検討する際は参考にしていただけますとと幸いです。
記事のポイント
この記事はどんな方向け？：
メールスペースとメールアプリケーションについて知りたい方
この記事を読んだらどうなる？：
メールスペース・メールアプリケーションについて理解が深められる
メールスペースとは？
メールアプリケーションやアドレス帳、一斉配信などのメールワイズの各機能を1つのセットにした単位をメールスペースと呼びます。
下記の機能をメールスペース毎に管理することが可能です。
・メールアプリケーション
・電話履歴
・訪問履歴
・アドレス帳
・テンプレート
・一斉配信
・集計レポート
・ユーザー名簿
メールアプリケーションとは？
メールを送受信できるアプリケーションのことです。一般的なメーラーに置き換えると、”受信トレイ”に近いイメージです。
コースについて
メールワイズのプレミアムコースの場合、最大5つのメールスペースを作成することができ、スタンダードコースの場合は、1つのみとなります。
また、メールアプリケーションについては、プレミアムコースでは1メールスペース内に、最大20個のメールアプリケーションを作成できます。スタンダードコースの場合は、1個のみとなります。
1 つのメールアプリケーションには、スタンダードコース・プレミアムコース共に、最大 10 個のメールアカウントを設定することが可能です。
プレミアムコース・スタンダードコースの違いについて詳しく知りたい方は、こちら（#8 スタンダードコース？プレミアムコース？コース選定時のポイント）の記事をご覧ください。
メールスペース／メールアプリケーション を分けるメリットとデメリットのご紹介
ここからは、メールスペースとメールアプリケーションを分けるメリットやデメリットについてご紹介します。
メールスペースを分ける メリット と デメリット
メリット
・アドレス帳／テンプレート／履歴（電話、訪問、メール）／ をメールス ペース単位で分けられる
・メールスペース単位でアクセス権をかけられる
メールスペースごとにアドレス帳やテンプレートを管理することができるので、営業部用、経理部用と言ったように「部署ごとにアドレス帳やテンプレートを分けたい！」といった場合は、メールスペースを分けることおススメします。
デメリット
・複数のメールスペースでメール対応を行うユーザーの場合、画面遷移が発生する
・履歴（電話、訪問、メール）がメールスペースごとで分かれてしまう
・メールワイズ × kintone連携の際、指定できるメールスペースが1つである 為、選択する必要がある
※履歴がメールスペースごとに分かれる点について
メールスペース毎に履歴が分かれる事は、運用によってメリットにもデメリットにもなりえます。
例えば、営業部と経理部が同じ顧客にメールを送った際、メールアプリケーションが同じメールスペースにあれば、履歴がまとまって表示されます。別々のメールスペースにある場合は、履歴は別々に表示されます。履歴のまとめ方についても検討しましょう。
メールアプリケーションを分ける メリット と デメリット
メリット
・メールアプリケーション毎にアクセス権がかけられる
・複数のメールアドレスを利用する場合、メールアプリケーションをそれぞれ分ける事で、メールを分けて管理ができる
・Fromを選択しなくても良い（各メールアプリケーションに登録されているメールアカウントが1つの場合）
・運用管理設定をメールアプリケーション毎に設定できる
デメリット
・複数のメールアプリケーションでメール対応を行うユーザーの場合、画面遷移が発生する
・運用管理の設定をメールアプリケーション毎に行う必要ある
・メールワイズ×kintone連携の際、指定できるメールアプリケーションが1つの為、送受信に使うメールアプリケーションを選択する必要がある
※運用管理をメールアプリケーション毎に行う点ついて
メールアプリケーションごとに運用管理が行える点はメリットにも、デメリットにもなりえます。
例えば、メールアプリケーション毎に業務フローが違っていたり、各機能の条件が全く別であれば、デメリットではなくメリットになりえます。
しかし、業務フローや各機能の条件が全く同じである場合は、メールアプリケーションが分かれることで同じ設定をそれぞれに行う必要があります。
”担当者の自動設定”や”受信時の処理状況”など条件が増えたときなど、忘れずにそれぞれのメールアプリケーションで運用管理行ってください。
※メールワイズ×kintone連携について
メールワイズ×kintone連携について、メールスペースを分ける際のデメリットにも記載をしましたが、ここで補足説明します。
メールワイズ×kintone連携においては、メールスペースを1つ選択し、更に選択したメールスペース内のメールアプリケーションを1つ選択する必要があります。そのため、kintoneアプリ構成と併せて検討する必要があります。
選択したメールアプリケーションからメールの送受信が行えるようになる為、どちらからメールを送りたいかご検討ください。
おわりに
ここまで、メールスペースとメールアプリケーションのご説明やそれぞれを分ける際のメリット・デメリットをご紹介させて頂きましたが、いかがでしたでしょうか。
メールワイズの運用を検討いただく際のヒントになれば幸いです。
「各メリットデメリットは分かったけど、メリットを活かす方法を知りたい」「メールスペースとメールアプリケーションの数の違いは分かったけど、うちの場合はどっちのコースがいいの？」と迷われている方は、こちら（#8 スタンダードコース？プレミアムコース？コース選定時のポイント）の記事をご覧ください