#4 基本のキ！メールワイズを始めるにあたり抑えたい5つの基本機能
こんにちは、サイボウズカスタマーサクセスのあわたです。今回の記事はメールワイズの基本の５つの機能をお伝えしていきます。
メールワイズはメールを共有するシステムのため、個人のメールツールとは概念なども異なる部分がありますので、これからお使いいただく方は是非こちらの記事でメールワイズの５つの基本と使い方を押さえてください^^
また、既に使っている方々も、その機能の使い方知らなかった！勘違いしていた！という場合もあると思いますのでおさらい含めてぜひご確認ください。
記事のポイント
この記事はどんな方向け？：
メールワイズをこれから使い初めようとしている方
メールワイズの使い方が合っているか不安な方
この記事を読んだらどうなる？：
メールワイズの重要となる基本の機能が理解できる
５つの基本の機能
早速ですが、メールワイズで確実に使い方を押さえておきたい機能は
処理メールトレイ
担当者
確認者
処理状況
コメント
の５つの機能です。それぞれ一つずつ見ていきましょう！
1.処理メールトレイ
メールワイズで一番押さえておきたい機能が「処理メールトレイ」です！
処理メールトレイは、
「まだ対応が終わっていないメールの一覧」
です。具体的には、以下のメールが表示されます。
① 受信してまだ未返信のメール
② 受信して返信不要だが処理済みボタンが押されていないメール
③ 書きかけ保存のメール
通常のメールソフトですと、既読すると件数が減っていきますが、メールワイズの処理メールトレイは既読しても件数は減らず、返信・処理済みボタン押下・削除のいずれかのアクションを起こさない限り絶対に処理メールトレイに残り続けます。いわば、メールのタスクリスト一覧になります。
この処理メールトレイに蓄積されているメールを全員で確認を行い、返信などの対応を行なっていくことで徐々にメールの件数が少なくなっていきます。
「日々、処理メールトレイを0件に近づけるような運用を目指す」
ことで確実にメールの対応漏れを防ぐことが可能になる。
という作りになっているのがメールワイズです。
処理メールトレイを上手に使えることがメールワイズをうまく運用できる最大のポイント！です。
ここもポイント！
対応不要なメールは処理メールトレイに溜めないようにしよう！
受信メール中でも対応が不要のため、処理メールトレイに入れ込まなくても良い！という場合はぜひ、運用管理機能の「受信時の処理状況」の設定をお願いします。
条件に応じて、自動で受信メールを「処理済み」として扱ってくれる機能です。システムからの通知のメールなど、わざわざメールを開いて処理済みボタン押す手間を省略することができます。
この機能は処理メールトレイをより精度の高く「対応が必要なメール一覧」とするためには、必須の機能と言っても過言ではありません。
ぜひ、こちらの記事もご参照ください^^
2.担当者
担当者は「そのメールの対応を行う担当者」のことになります。
処理メールトレイに蓄積されているメールに対して、対応する担当者の氏名を「担当者」欄に入力をします。
左側の「担当メール」の件数は、処理メールトレイのメールの中で自身が担当者になっている件数を表しており、ログインユーザーごとに異なります！
上記の画面は「高橋健太」さんでログインしているため、3件の表示になっています。実際の担当者さんは、毎日担当メールトレイに入っているメールから着手をしていく。というような運用になるかと思います。
担当者に関しては、受信したタイミングで自動設定も可能ですので、ぜひこちらの記事もご参照ください＾＾
3.確認者
確認者の機能は実はご利用いただいているお客様から分かりづらい！とよく言われる機能です（笑）
確認者は「メール送付前に事前に確認を行う方」を意味しています。例えば、新人のメールを送付前に上司が確認をする場合、顧客からの質問に対して有識者に確認をしてもらいたい場合など、送付前にメールの内容をチェックして欲しい場合に確認者の氏名を入力します。
イメージの画像のように、次にご案内する処理状況、コメント機能と合わせて活用できるとより便利に分かりやすく活用が可能です。
また、担当メールトレイと同様画面左側の「確認メール」トレイは自身が確認者に設定されたメールのみが表示される場所になり、ログインユーザーごとに変わります。
この機能を使用することで、わざわざ席まで行って確認をしてもらう！というような時間を省きメールワイズ上で簡単にやり取りが可能になります。
4.処理状況
処理状況は「メールの対応ステータス」になります。
処理メールトレイに表示されるメールはまず「未処理」というステータスで表示されます。
誰かしら編集をかけると「処理中」、返信すると「処理済み」というステータスに自動で変わっていきます。処理状況は自社の環境に合わせて、自由に作成できますので、必要に応じて、上記のように「Wチェック依頼」などの処理状況を作成ください。
処理状況の作成についてはこちらのマニュアルをご参照ください。
ここもポイント！
上記でお伝えしたように、受信メールは返信されると自動で「処理済み」ステータスになり処理メールトレイからはメールは消えます。
ただ、よくお客様から返信したメールに関しても「資料送付待ち」「顧客返信待ち」などのようにメールを処理メールに残して管理しておきたい！というご要望をいただきます。
もし、上記が状況としてありそう！という方はぜひこちらの記事も合わせてご確認ください。
5.コメント
コメントは「メールに対しての備忘録や簡易的なコミュニケーションを行う機能」になります。
コメントをしたら通知を出すようなメンションの機能は残念ながらありませんが（他の機能で「他のユーザーへ通知」という機能もございますので気になる方はご確認ください）、コメントはメールに付随して永続的に残りますので、チェックの履歴や備忘録としてのメモとしてストックしておきたい情報を書き込んでおけると便利です！
コメントはメールを開いた上の画面のように、メール詳細画面から記載をすることが可能です。コメントの閲覧は一覧画面でも確認可能です。また、メールと一緒に送付されることはありませんのでご安心くださいませ^^
いかがでしたでしょうか？メールワイズは上記５つの基本の機能の使い方を抑え、運用を組み立てていくことが必要になります。5つの機能はシンプルだけど、自社の運用に照らし合わせて考えると意外と難しい…！なんてこともあると思います。
ぜひそんな際には、弊社のテクニカルサポートチームなどにもお問い合わせください。
また、上記の基本の機能を使ったメール送受信の流れは以下動画や事例でもご紹介していますので、合わせてご確認ください。
メールワイズ利用シーンのご紹介
事例記事