#25 現在使用しているメールソフトからの移行どうする？
こんちには、サイボウズカスタマーサクセスのあわたです。
今回は、メールワイズを使い始めるにあたり、既存で使用していたメールソフトからどのようにメールワイズに移行を進めるべきか？という、「浸透」フェーズについての記事です。
（メールワイズの定着までのフェーズはこちらの記事をご確認ください！）
ご支援の中で、既存のツールを使い続けてしまう人もいてなかなか全員で使用ができないと言うお悩みや、他のユーザーさんはどのように移行を進めているか？など他社事例を知りたいと言うご相談をいただきます。
メールワイズは全員が使い始めることで対応者の管理、状況の管理、送信メールの蓄積などができ、よりメリットを享受することができるようになります。
今回は、おすすめの移行方法や、それぞれの移行方法のメリット/事前に準備ができると良い事項などをまとめます！
もし、移行のイメージがついてない。と言う方はぜひこちらの記事を参考にしてみてください。
記事のポイント
この記事はどんな方向け？：
まだメールワイズを全員で使い始めていない方
この記事を読んだらどうなる？：
自社に照らし合わせた場合、既存ツールからメールワイズに
どのように移行すべきかヒントが得られる
移行の方法
早速ではありますが、移行の方法は大きく二つあるかと思います。
① 日時を決めて全員で一斉に既存ツールからメールワイズに移行
② 個人単位で徐々に移行を開始して、最終的に全員がメールワイズに移行
それぞれのメリットや注意点、必要な準備などをみていきましょう！
① 日時を決めて全員で一斉に既存ツールからメールワイズに移行するパターン
この方法はあらかじめ「X月X日XX時XX分」から受信をしたメールはメールワイズで送信を始める。と決めうちで、一斉に全員で決定した時間からメールワイズに移行を行う方法になります。
管理者や推進者からのトップダウンなどで移行を進められる場合に取れる方法です。
＜メリット＞
・メールの漏れがなくなる
全員が同一タイミングでメールワイズでメール対応をスタートできるため、対応漏れがなくなります。
一斉に移行をしていない場合（今回の②のパターンの場合）は、メールワイズに受信した未対応のメールに対して、「まだメールワイズに移行していないAさんが過去ツールで返信をしているかも？」など確認・意識する必要がありますが、一斉移行のパターンは処理メールトレイにあるメールに関しては全メールがまだ対応ができていないもの。として捉えることが可能になるため、メールの漏れが移行期間でなくなります。
・過去メールの存在場所が（ほぼ）明確になる
日時を決めることにより、取り決めた日時以前の送受信メールは過去のメールツールに存在し、取り決め日時以降はメールワイズに蓄積している。ということが明確になります。
そのため、「このメールどっちのツールで返信したか？」など、受信のメールが何時だったか？を確認することで、メールの存在場所が把握やすくなります。
（一部、メールサーバーにメールが残っていた場合は、メールワイズにも移行日時以前のメールが蓄積していることもございます。）
・全員移行がスムーズに成功しやすい
よくお客様からもご相談いただく、一定数の人がまだ過去メールツールを使っていて、全員で使い始められない…というようなというような現象をなくすことができます。
＜必要な準備＞
・自社に合うように各種設定、ルールの整備を実施
事前に全員で運用ができるよう各種機能の設定や運用ルールをしっかりと固め、スムーズに移行できるように準備を実施します。
・メールワイズ利用方法、運用方法のレクチャーをユーザーに実施
必要に応じて、説明会の開催・マニュアルを作成し、ユーザーに対してメールワイズの活用方法をレクチャーします。ユーザーへのレクチャーは説明会を一回開くと言う方々が多いのが現状です。
説明会で出てきた意見や質問に関しては移行日前に解決、共有ができると、より良いスタートが切れます！
② 徐々に個人単位で移行を行い最終的に全員移行するパターン
こちらの方法は①の一括移行とは異なり、個人単位でメールワイズに移行をする方法です。重要案件に対してのメール対応が一区切りついてから、など個人単位でタイミングを調整し、移行を行なっていきます。
＜メリット＞
・各々のペースに合わせることができる
上述したように重要案件のメールは過去のメールツール側に送信履歴もあるから、この案件が終わるまでは移行したくない！など個者ごとの移行のタイミングに合わせることが可能です。
・メールワイズの環境設定などを徐々に強化していくことができる
初期に移行された方々が運用面で気付いた課題や、実際の送受信をすることで気づく課題などを早期に発見し、環境の設定やルールの整備をすることが可能です。①同様スタートする前に事前に設定や最低限の運用は定めておいた方がベターですが、全員一括で移行するよりも機能の追加や運用フローの修正がしやすく、徐々に使いやすい環境に強化できるのがこちらの方法です。
＜必要な準備＞
・処理済みの対応をしっかりと決めておく
こちらのパターンの場合、この準備が一番重要です！とお伝えしています。
個人メーラーを使っている方は個人メーラーで返信、メールワイズに移行された方はメールワイズで返信と対応が別れる期間、メールワイズの処理メールトレイには個人メーラーを使っている方が対応した受信メールが「未処理」でずっと残り続ける状態になります。
二重対応にならないよう、個人メーラーで返信をしたメールに対しては、メールワイズ側では処理済みにする。と言うフローをしっかりと整えておく必要がありますので、当てはまりそうな場合はご留意ください！
・最終移行日のエンドは決めておく
ずるずると行かないように、全員が移行を完了する期日はしっかりと決めて周知をしましょう！
いかがでしたでしょうか？私たちはできれば①パターンで！とお勧めしています。ただ、一括での切り替えが難しいという状況もあると思いますので、ぜひそれぞれのパターンと必要な準備などをご確認いただき、スムーズに移行ができるよう準備を進めていただければと思います。
少しでも移行に関しての不安が取り除けていたら幸いです！＾＾