#19 ユーザーごとに使いやすい設定を！個人設定でできること

2024年10月24日 13:57

こんにちは！
サイボウズ株式会社メールワイズカスタマーサクセスチームのさんぱです。 

メールワイズは複数人で利用する 共有メーラーですが、個人ごとに設定できる項目もあります。
今回は、メールワイズの「個人設定」について一緒にみていきましょう！

記事のポイント

この記事はどんな方向け？：
　- 「個人設定」機能をご存知ない方
　- ユーザーごと使いやすい環境にできないか検討中の方
この記事を読んだらどうなる？：
　誰がどのような設定をできる機能なのか・活用シーンがわかる

設定者と設定場所

「個人設定」という名前の通り、メールワイズにログインいただくユーザー様ごとに設定いただける機能です。ヘッダーのユーザー名のタブの中に、個人設定があります。

また個人設定は、システム管理者の方が代わりに設定することもできます。全設定を管理者が受け持つ場合はシステム設定よりご設定ください。ただシステム管理者が設定をした後、ユーザー側で更新が可能となっています。ユーザー側の設定が優先される点ご留意ください。

個人設定でできること

・個人情報の設定
ユーザー情報/パスワード/最初に表示するメールスペースなどです。

・メールスペース単位の表示・初期値・通知の設定
画面背景の色/表示するメールアプリケーション/最初に使うFrom/通知するメールの種類などです。

今回は全項目のうち、設定いただく機会の多い４項目をピックアップしてご案内いたします。その他の項目はこちらのマニュアルをご参照ください。

① 最初に表示するアプリケーションとは

メールワイズにログインした時に、どのメールアプリケーションの画面を最初に表示するかを選ぶ設定のことです。
プレミアムコースにて、部署ごとなど複数メールアプリケーションを分けてご利用いただいている場合は、ご自身がよく確認するメールアプリケーションが最初に表示されるよう設定しておきましょう。

② 最初に使う From の設定とは

新規メールまたは転送メールのFrom欄（差出人）に最初に表示するメールアカウント(初期値)の設定のことです。
一つのメールアプリケーションに、複数のメールアカウントをご登録いただいている場合、下記画像のようにタブを切り替えてFromのメールアカウントを選択いただく必要があります。ご自身が使うFromが決まっている場合は、選択の手間やミスを防ぐためにぜひ設定ください！

③ 表示するアプリケーションとは

普段使わないアプリケーションを非表示にすることができる設定です。
メールアプリケーションをたくさんご利用いただいている場合、別部署のメールアプリケーションなど、画面上部にたくさんのアイコンが並びます。

表示するアプリケーションを設定をすると、下記画像のように必要なアプリケーションのみ表示させることができますので、ぜひ画面をスッキリさせてみてください。非表示にしたアプリケーションは「リンク」のタブにて確認できます。

④ 通知の設定とは

メール通知を受け取るかどうかをメールアプリケーションごとに選ぶことができる設定です。通知は以下の３種類から選択できます。

・メールの担当者に設定された時
・メールの確認者に設定された時
・メールを受信した時（対象フォルダ選択可）

ご自身が手動で担当者/確認者に登録したメールの通知は届きません。ご安心ください。またどのような情報を通知したいか設定することも可能です。差出人や本文など、先方の個人情報を含みたくない場合などに有効です。詳しくはこちらのマニュアルをご参照ください。

おわりに

メールワイズはメール業務を扱うシステムのため、毎日ログインいただく方が多いのではないかと思います。毎日使うものだからこそ、ぜひ細かな設定にも目を向けてみてください。皆さまのメール業務が少しでも快適になることを願っています。