#6 顧客・会社単位でも履歴が追えるの！？目的別の履歴の閲覧方法
こんにちは！
サイボウズ株式会社 メールワイズ カスタマーサクセスチームのさんぱです。
共有メーラーであるメールワイズでは、ご自身が担当したメールだけでなく、チームが担当した”送受信“メールも閲覧することができます。そしてその履歴を閲覧する方法も、見たい内容に合わせて使い分けることが可能です。
メールワイズに移行いただいたお客様から大絶賛の幅広い履歴確認方法。この単位で確認したい時はこの見方！と、ご自身の業務フローにぴったりの閲覧方法を一緒に見つけましょう！
記事のポイント
この記事はどんな方向け？
メールワイズの履歴の見方を学びたい方
この記事を読んだらどうなる？
目的別の履歴の閲覧方法が分かる
履歴の見方の種類
他メーラーと同じように、検索をかけたり、フォルダに分類したりして、履歴を探すことももちろん可能ですが、メールワイズでは「メールスレッドごとの履歴」「会社や顧客に紐づくメールの履歴」を簡単に表示させることが可能です。
① スレッド単位（親メールに対しての受返信単位）
② 顧客単位（メールアドレス単位）
③ 会社単位（会社に所属する顧客全員）
①スレッド単位（親メールに対しての受返信単位）
元となるメール（親メール）に対する返信など、送受信のラリーが続くメールに関しては、スレッド単位で履歴を表示することが可能です。検索せずともワンクリックで前後のやりとりを把握することができます。
どんな準備が必要？
メール詳細画面にある[スレッド] チェックボックスに１回チェックを入れるだけで、全てのメールに反映されます！
▼ 準備のポイント
・ メールワイズにログインするユーザー単位の設定です。必要な方のみご自身でチェックを入れます。
・ [スレッド]のチェックは、送受信のラリーを行ってスレッドが存在するメールでのみ行えます。送信済みメールトレイから返信したことのあるメールを探しましょう。
・ スレッド表示は、アドレス帳を登録せずとも利用可能です。
どんな時に使える？
メール返信時・代筆時など、返信予定のメールに関する直近の対応を把握したい場合に有効です。例えばお客様ごとに担当が決まっておらず、受信したメールごとに担当を割り振っていく運用をされている場合、過去の対応状況がわからないまま着手することになるかと思います。そんな時にはスレッドを活用し、前回どなたがどのような回答をしたのかをワンクリックで確認してみてください！
もっと知りたい方へ。 どの情報をもとにスレッドが作られている？
スレッドは件名ではなく、メールヘッダー情報の「In-Reply-to」の値をもとにシステムが自動的に設定します。そのため、「件名」を途中で変えた場合もスレッドとして紐づきます。
スレッドとしてまとめたい内容だが、返信ではなく新規作成メールとして連絡をいただき、スレッドが切り離されてしまった場合などは、必要に応じて手動で設定することが可能です！設定方法はこちらのマニュアルをご参照ください。
② 顧客単位での履歴
アドレス帳を使わなくても、「メールアドレス単位」であれば、メール詳細画面から該当メールアドレスごとに、過去全ての送受信履歴を時系列で確認することが可能です。お客様が複数メールアドレスを持っている場合、アドレス帳の顧客データに該当のアドレスを全て登録しておくと、該当のお客様の全メールアドレスとの履歴をまとめて確認することができます。
どんな準備が必要？
基本的には準備不要です！
メールワイズが自動的に集約するので、履歴のボタンをクリックするだけで閲覧できます。ただ以下に当てはまる場合は、それぞれ設定が必要です。確認していきましょう！
＜複数メールアドレスをまとめて確認したい方＞
アドレス帳を登録しましょう！
お一人のお客様とのやりとりでも、PCからスマホからなど、複数のメールアドレスを使ってご返信いただくことがあるかと思います。複数のメールアドレスとの送受信履歴をお一人のお客様のものとして表示させたい場合は、アドレス帳をご登録ください。
＜フォーム経由で受信する方へ＞
差出人情報の変換を設定しましょう！
受信メールは「差出人のメールアドレス(from)」、送信メールは「宛先のメールアドレス(to)」をキーに集約し履歴を表示しています。フォーム経由でメールを受信する場合、受信メールの差出人が「フォームシステム」のメールアドレスになっていることが多いかと思います。その場合、本来のお客様の履歴には紐づかず、フォームシステムの履歴として紐づきます。そのためメールワイズでは、本文内に記載のある本来のお客様のメールアドレスに差出人を変換することができる「差出人情報の変換」という機能を用意しています。ぜひこちらも併せてご活用ください。詳しくは以下noteでご案内しています！
どんな時に使える？
スレッド同様に、メール返信時や代筆時に、該当のメールアドレスとの過去のやり取りを把握したい場合に有効です。スレッドはメールのラリー単位でしたが、こちらはスレッドが切り離された別案件等のメール含め、メールワイズ上で行なった全ての送受信履歴を確認することができます。直近だけでなく、過去に遡って見たいシチュエーションがありましたら、ぜひご活用ください。
ここでTips！
「メールアプリケーションの表示」の設定にて、該当のメールアドレスとの履歴が何通あるのか表示させることができます！とーっても細かな機能ですが、表示件数が多い場合はちらっと目を通しておこう！など、履歴を確認する際の参考になります。気になった方は、こちらのマニュアルをご参照ください！
③会社単位での履歴
アドレス帳にて、顧客を会社に所属させる形で登録することにより、登録されている全顧客とのやり取り履歴を時系列で確認できます。
どんな準備が必要？
アドレス帳の登録が必要です！
冒頭でもお伝えした通り、会社の配下に顧客を登録することで、会社単位の履歴が閲覧できるようになります。
どんな時に使える？
一つの案件に対して、営業・アシスタント・経理など、内容ごとに一社複数人から返信が届く場合など、どなたとどのようなやり取りをしたのか、会社単位で追いたい場合に有効です。
ここでTips！
顧客単位の履歴の際にもお伝えしましたが、アドレス帳にも履歴の件数を表示させることが可能です。設定方法はこちらのマニュアルをご参照ください！
アドレス帳を使うともっと便利に！？
アドレス帳を使うことで、メールの履歴だけでなく、電話履歴や訪問履歴も時系列で、会社単位/顧客単位に表示させることが可能です！また履歴の閲覧以外にできることがたくさんあります！活用の幅が広がりますので、詳しくは以下noteの記事をご覧ください。
おわりに
検索以外にも様々な履歴を閲覧する術があります。目的別に履歴の見方を変えられるようになると、メール業務の時短につながりますので、ぜひたくさん操作してみてください…！