#2 お試し〜定着までに必要な6ステップ
こんにちは。
サイボウズ株式会社メールワイズのカスタマーサクセスチームのあわたです。
今回は、メールワイズを自社に定着させるまでのステップをご紹介します。多くの方はすでにGmailやoutlook、Thunderbirdなどで運用されているメールアドレスをメールワイズに移行するかと思います。
送受信ができるようになったら使えるのでは？と感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、メールワイズの機能の理解や、今までの運用と照らし合わせながらルールの整備を行っていくことも、メールワイズを上手に活用していくための大事なステップになります。
一緒にこの記事で定着までのステップを確認をしてみましょう！
メールワイズ定着までのステップ
⒈ 初期設定
メールワイズはメールを送受信するために、ご自身でお持ちの環境のメールサーバー、メールアカウントを設定する必要があります。サーバー設定、アカウント設定を行なって初めてメールが受信、送信できるようになります。メールワイズの環境をゲットした後に行う第一歩目の作業になります。
2. 基本理解
初期設定でメールの送受信ができた後は、メールワイズの基本の使い方を理解しましょう。個人用のメールツールとは概念が異なる部分もあるため、特に処理メールトレイ・担当者/確認者、処理状況（ステータス）、コメントの機能は理解をしておきましょう。
Youtubeの動画や、オンデマンドセミナー動画もありますので合わせてご参照ください。
3. 応用機能の理解
メールワイズにはさまざまな機能が用意されており、運用管理画面にメール共有を便利にするための機能が詰まっております。
どのような機能があるか？一通り運用管理画面を確認し、機能の理解をするステップです。次のルールの整備をする上で重要なステップになります。
4. ルール整備
最適にメールワイズを活用するために欠かせないのがこちらのステップです！
基本の機能、運用管理の機能を理解した上で、自身の環境に必要な機能の設定を行っていきます。また、受信から送信までのメールの流れ、担当者のオペレーションなど、運用のルールを決めましょう。
ここが綺麗に整備できると、スムーズに次のステップの浸透フェーズに移ることができます。
5. 浸透
ルールの整備をした後は、実際のメンバーで活用をスタートさせます。
過去使用いただいていたメールツールからメールワイズの活用にシフトをしていくステップです。必要に応じて社内説明会や簡易的なマニュアルを作成して、メンバーへ浸透をさせていきます。
6. 定着
過去ツールからメールワイズに運用を切り替え、メンバーが日々メールワイズを使用しながら業務をができている状態です。
定着の後は、必要に応じて機能や設定をアップデートをしていけるとより良い環境にブラッシュアップしていくことができます。
いかがでしたでしょうか？
このnoteでは、主に２.機能理解、3.応用機能の理解、4.ルール整備に役立つヒントなどを発信していきます。
ご自身が今どのステップにいるか、抜かしているステップはないか？ご確認いただきながらメールワイズを活用していきましょう！