#5 迷子にならない！メール格納場所の歩き方

こんにちは！
サイボウズ株式会社 メールワイズ カスタマーサクセスチームのさんぱです。

どのトレイを見たらどのメールが表示されるのか、メールの格納場所の使い分けはできていらっしゃいますか…？「処理メール」などメールワイズではじめて出会うようなトレイもあり、最初は混乱することもあるかと思います。 メールワイズ上で迷子にならないように、それぞれの格納場所について見ていきましょう！

記事のポイント

この記事はどんな方向け？
　メールの格納場所の違いを学びたい方
この記事を読んだらどうなる？
　メールの格納場所ごとの役割がわかる

メールの格納場所の全体像

まずメールの格納場所は、メールアプリケーションの画面左下にあります。

トレイがずらりと並んでいるかと思いますが、役割ごと大きく３つに分類することができます。下の画像をご覧ください。

メールワイズは、チームでメール対応ができるよう設計されたシステムのため、誰が対応しているのか？返信はできているのか？を一目で判断できるように、送受信メールトレイやフォルダだけでなく、「対応が必要なメールを絞り込み表示させるトレイ（処理メール）」があります。

「トレイ＝絞り込み」のイメージ！
条件ごとに絞り込みがされているイメージをしていただけると分かりやすいかと思いますが、例えば、「返信が必要な受信メール」は、「処理メール」「受信メール」「フォルダ」のすべてのトレイから閲覧することができます。３通届いているわけではなく、3つの条件にそれぞれ合致するメールのため、トレイごとの条件にヒットして表示される仕組みです。

メールの格納場所の詳細

大まかな役割が分かったところで、それぞれのトレイにはどのようなメールが表示されるのか、もう一段階細かく見ていきましょう。下の画像をご覧ください。

処理メール

処理メールには、処理状況が「処理済み」「送信済み」以外のメールが絞り込まれて表示されます。受信メールのうちまだ返信をしていないメールや、作成中のメールなどがこちらに該当します。このトレイが０件になれば、漏れなく返信ができている証です！

担当/確認メール

処理メールのうち、ご自身(ログインユーザー)が担当者/確認者になっているメールが表示されます。処理メールトレイには、チーム全員分の対応が必要なメールが表示されますが、こちらのトレイを見れば自分宛のメールに集中することができます。上記例の場合、処理メール６件のうち、３件担当者になっていて、１件確認者になっていることがわかります。

送信待ち/送信予約済みメール

処理メールのうち、処理状況が「送信待ち」「送信予約済み」の場合、こちらに表示されます。

受信/送信済みメール

こちらには、処理の状況に関わらず、すべてのメールが表示されます。処理メールトレイに絞り込まれるような「未処理」のメールも、処理メールトレイには絞り込まれない「処理済み」のメールも、すべてが表示されるので、処理が終わったメールを探したり、今日届いたメールをざっと見返したりする際に使えます。

フォルダ

処理メールトレイには処理メールのみ、受信メールトレイには受信メールのみと分かれていますが、フォルダでは処理・受信・送信済み関係なく、条件に合致した全メールが表示されます。どのフォルダの条件にも合致しなかったメールは、「未分類」フォルダに表示されます。
対応の進捗/受送信問わず全メールが入るため、フォルダ内で処理メールだけ・受信メールだけ・送信済みメールだけを表示させることができるタブもあります。フォルダの中の対応が必要なメールだけを瞬時に見つけたい場合は、ぜひご活用ください。

突然ですがここで問題です！
下記メールはどのトレイに絞り込まれるでしょうか？

＜問１＞
自分が担当者になっており、これから返信が必要なメール（受信メール）
＜問２＞
自分が担当者になっており、返信し終えたメール（受信メール・送信メール）

答えは以下の通りです。記載したどのトレイからも該当するメールを閲覧できます。

＜問１の答え＞
受信メール：処理メールトレイ・担当メールトレイ・受信メールトレイ・未分類or任意のフォルダ
＜問２の答え＞
受信メール：受信メールトレイ・未分類or任意のフォルダ　
送信メール：送信済みメールトレイ・未分類or任意のフォルダ

おわりに

慣れるまではイメージが湧かないところもあるかと思いますが、目的に合わせてトレイを使い分けられるよう、操作しながらメールの流れを掴んでいただければと思います。
メールの処理の仕方など、メールワイズの基本的な使い方は以下の note でご案内しています。ぜひ合わせてご参照ください〜！