【先生は早く帰りたい】会議を早く終わらせたい
みなさんの職場の会議は長いですか？
私の職場の会議はとても長いです。残念なことに学年が変わる、職場が変わると今まで効率的な会議のためにやってきたことが一度リセットされてしまいます。また、イチから少しずつ効率的な会議に改善していきたいので、いくつか取り組んでいることを紹介します。
① 事前資料の活用
長い会議の原因の一つは、会議中に情報交換が行われることです。これを減らすために、事前に会議のテーマや議題に関する資料を配布しましょう。この方法には次のポイントがあります：
事前に資料を参加者に送付し、会議当日にそれを読むことを要請します。これにより、会議中の情報交換の必要性を減らし、より具体的な議論に時間を割くことができます。
資料には議題の要約や議論の背景情報を含め、参加者が議論に効果的に参加できるようにしましょう。
② 終了予定時間の明示
会議が長引く原因の一つは、時間に対する意識の欠如です。会議の終了予定時間を明示することで、参加者は時間を守るようになります。以下のポイントを考慮してみてください：
会議冒頭で、終了予定時刻をはっきりと伝え、参加者にその時間を守るように呼びかけます。これにより、会議が焦点を保ちやすくなります。所要時間を事前に聞き、項目一覧に記載しておくのもいいです。
終了時刻が近づいたら、途中経過を確認し、タイムキーパーを指名して時間を守るようにしましょう。
③ まとめとメール送付
会議の最後には、議論のまとめを行い、参加者にメールで送付しましょう。これにより、会議内容がクリアになり、次回の会議につなげることができます。以下のステップを追加してみてください：
会議の進行役が最終的な結論やアクションアイテムをまとめ、メールで送付します。このメールには、次回の会議日程や課題の進捗状況も含め、参加者が情報を把握しやすくなるようにしましょう。
これらの方法を実践することで、教員の会議の効率を向上させ、ダラダラとした時間を減らすことができます。参加者が協力し、効果的なコミュニケーションを図ることが、教育の改善につながるでしょう。教員の会議は教育の質と成果に大きな影響を与えるため、改善に向けた努力は非常に重要です。