【先生は早く帰りたい】年間１５０時間無駄にしている
「あ～あの書類どこやったかな」ってことありませんか？
必要な書類が欲しいときに出てこない、机の書類をひっくり返すけど出てこない、そんな経験をしたことがありませんか？
IT機器やオフィス用品を販売している大塚商会が行なった調査によると、ビジネスパーソンは勤務中の探し物におよそ年間150時間も費やしているそうです。 1年間の労働日数を250日とすると、1日あたり36分もの時間になります。
早く帰りたいのに１日当たり３６分も無駄にしたくないですよね。
私は机の上に書類や本を積み重ね、発掘作業が必要だった汚机から必要なものだけある机に変えることで書類を探す時間をかなり減らすことが出来ました。
捗るデスクにするには
汚い、書類に埋もれたデスクは、仕事の効率や気分に悪影響を与えます。探し物が減るだけでなく、すっきりする机にするにはどうすればいいでしょうか。以下の３つのポイントを実践してみましょう。
１．プリントをすぐに処理する
デスクの上に積み上がるプリントは、見た目も悪く、必要なものを探すのに時間がかかります。プリントを手にしたら、すぐに必要かどうか判断しましょう。必要なものは、一時保管する場所やファイルに分類して入れておきます。
私はファイルをいくつか用紙し、該当するものはすぐにファイリングします。例えば「進路関係」の書類は進路のフォルダーに閉じます。それ以外で必要なもの、例えば行事のプリントはGoodnotesに取り込み、スマホからでも見ることができるようにします。どちらともいえないものはプリントは一時置き場に置いて、月１回ほどのサイクルで破棄します。
不要なものは、すぐに捨てましょう。プリントを後回しにせず、すぐに処理することで、デスクの上をきれいに保つことができます。
２．不要な筆記用具は持たない
デスクの上には、使わないペンやマーカー、ハサミやホッチキスなどの文房具が散らかっていませんか？これらのものは、引き出しや筆箱に入れておくと、デスクの上がすっきりします。また、使わない筆記用具は、定期的に整理して処分しましょう。必要なものだけを持つことで、デスクの上が広く使えるようになります。
整理ブロックを導入すると不要なものを持たなくなるのでおすすめです。取り出したら返すことが習慣になりますし、無駄なものを持たなくなります。
３．提出物はすぐ終わらせる
提出物にはすぐに手をつけましょう。締め切りが明日でなくても５分で終わりそうなものをすぐにやってしまいます。今取り掛かれば５分で終わるものも時間を空けると資料を集めたり、思い出したりする必要で５分以上かかるものもあります。しかも、その書類を無くしたり、資料を点在させてしまうと探す手間がグンと上がってしまいます。
私は提出物の書類は手前の大きな引き出しに一時的においています。そしてすぐに取り掛かれるものはすぐにやるようにしています。指導案など時間がかかるものは一度手を付けて、考える部分はプリントアウトしてメモし、仕上げます。
以上の３つのポイントを実践することで、汚い、書類に埋もれたデスクから、探し物が減るすっきりする机に変えることができます。デスクの上をきれいにすることで、仕事の効率や気分もアップします。ぜひ試してみてください。
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