【先生は早く帰りたい】ミスを防ぐ方法
定時で帰るためにはミスを防ぐことが重要です。ミスを犯すと、その対応に時間がかかります。ミスを防ぐためには、どのような方法があるでしょうか？今回は、以下の4つの手段を紹介します。
スマホのリマインダー機能の活用
声出し確認
重要な書類は色が違う紙を使う
確認メール
それぞれの手段について詳しく見ていきましょう。
スマホのリマインダー機能の活用
スマホには、リマインダーという機能があります。これは、指定した時間や場所になると、通知や音声でお知らせしてくれる機能です。例えば、午前中にやらなければならない仕事がある場合、9時にリマインダーを設定しておくと、9時になるとスマホがお知らせしてくれます。これにより、忘れてしまったり、他の仕事に夢中になってしまったりすることを防ぐことができます。
Appleのリマインダー機能は写真も添付できるので、会議資料や書類作成の条件を書いたものを写真で撮って添付しておくと便利です。
声出し確認
声出し確認とは、自分が行った作業や確認事項を声に出して言うことです。例えば、書類を作成した後に、「書類の内容をチェックした」「日付や署名を入れた」「ファイル名を変更した」などと声に出して言います。これにより、自分の頭の中で確認するよりも、より注意深く作業を振り返ることができます。
重要な書類は色が違う紙を使う
重要な書類は色が違う紙を使うことで、目立たせることができます。例えば、提出期限が迫っている書類や承認が必要な書類などは、白色ではなく赤色や青色などの紙を使って印刷します。これにより、自分や他の人が書類の重要度や緊急度を一目で把握できます。
私は必ず提出が必要な書類は「黄色」、提出が遅れている・過ぎているものは「赤色」で生徒に配布しています。共通理解できているとさらに効果的なので年度当初に説明して実行しています。
確認メール
確認メールとは、自分が行った作業や確認事項をメールで送ることです。例えば、会議で決定してやってほしいことや練習試合の日程などをメールで送ります。これにより、自分や他の人が後から確認できる記録を残すことができます。また、確認メールを送ることで、相手にも自分の作業内容や意思を伝えることができます。これは、ミスやトラブルの防止や解決にも役立ちます。
部活の練習試合での日程の失敗は致命的です。過去にしたいことがありますがその後は絶対に前々日にメールするようになりました。
以上、定時で帰るためにはミスを防ぐことが重要であるということをお伝えしました。ミスを防ぐためには、「スマホのリマインダー機能の活用」「声出し確認」「重要な書類は色が違う紙を使う」「確認メール」の4つの手段が有効です。これらの手段を実践することで、ミスを減らし、定時で帰ることができるようになります。ぜひ、試してみてください。