テレワーカーに求められるコミュニケーション術とは？

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自分から発信する機会の多いテレワーカー向けの記事です。

自分のライフスタイルに合わせた働き方が出来るテレワークですが、
相手の顔が見えにくい状況のため、

コミュニケーションの取り方が難しい！

と感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか？

メール・電話・チャットをどうやって使い分けるのか
スムーズに仕事を進めるために気を付けたい事は何かなど、
コミュニケーション術という点にスポットをあててみたいと思います。​

■チャットをメインで使うのがおすすめ

チャットやグループウェアは、メールのように件名や本文の挨拶などを入れずにコミュニケーションが取れるため、とても手軽に利用出来ます。
また、同じ業務に携わるメンバーで最初にグループを作成すれば、
メールで起こりがちなCC漏れというミスもありません。
全てのやりとりをグループに入っている全員で把握出来るのもメリットです。

一方、ビジネスメールにはマナーがあり、相手や内容に合わせた書き方を求められます。
作業内容の確認や進捗報告などの簡単な連絡で利用するには不向きです。

■電話をする場合には可能な限り事前に時間を決めておく

文字だけのコミュニケーションでは上手く伝えられず、電話をした方が早いと思う事もあるかもしれません。
しかし、電話は相手の状況によっては応じられない場合もあるため、事前におおまかでも時間を決めておくと良いでしょう。

チャットでスムーズにやり取り出来ているから、今なら電話も出来ると思っても、実は相手は移動中や会議中、またはオフィスではない場所で仕事をしている等、電話に出られない状況にあるかもしれません。

簡単な確認のようなすぐに終わる用件であれば相手の負担も少ないと思いますが、大切な用件こそ、文字でやり取りするほうが安心です！！
あとで言った言わないで揉めると、時間のロスだけでなく、信頼もロスしかねません。

■「至急」という言葉には注意する

テレワーカーのほとんどが、常に複数の案件を抱えていると思います。
そこで、必ず押さえておかないといけないのが「期限」です。
特に「至急」と書かれた案件がある場合、それは今日中の対応が必要なのか、明日でも良いのか、何時までにどこへ納品するのかなど、具体的に期限を確認するべきです！

数分で片付く作業であれば対応出来てしまう事もあると思いますが、
それでも必ず具体的な期限を聞く癖をつけておきましょう。
「至急」だからといって無理に対応し続けてしまうと、「至急」と書けばすぐに対応してくれる、というイメージを持たれてしまい、本当に至急対応が難しい場合に交渉がしにくくなります。
そうなると、至急案件が山積みになり、どれから処理をすべきか分からないという状況に陥るかもしれません。
期限によって優先度を決め、どのクライアントにも迷惑をかけないように仕事を進めることが信頼につながります。

■リアクションを忘れないように

電話の場合、相手の話している内容についてリアルタイムに反応出来るため問題ありませんが、メールやチャットでは一方的な発信になってしまわないように心掛けましょう。
チャットでは、多くのツールでリアクション機能がついていると思います。
内容を確認した場合には、最低限リアクションを付けておくようにすると、相手も安心です。

■IDは相手に伝えやすいような文字列で設定

電話で打ち合わせをしている場合、リアルタイムで資料を確認するために
チャットにデータを送るように伝える事もあります。
その際、口頭で伝えやすいIDを予め設定しておくと検索しやすいのでおすすめです。
また、ローマ字を口頭で伝える際には「アメリカのA」「バッグのB」など、
間違えないように伝える工夫もすると良いでしょう。

いかがでしたか。
言葉やシチュエーションを選んでコミュニケーションツールを使い分けるとよりスムーズなテレワークが可能です。
文字のコミュニケーションでは、相手に送る前に一度読み返してみて、
誤解されやすい表現はないか、相手との関係性で適切な言葉選びが出来ているかなどを確認するようにしましょう。