zoomとRemoを併用したオンライン・ワールドカフェをやってみて
こんにちは。まちごと総研の東です。
今回は、先日開催したオンライン・ワークショップの経験について書いてみます。既に、一緒に企画運営をしてくださったまるもさんが振り返りの記事を書かれているので、そちらもご覧ください！(まるもさんに感謝！)
私からは、当日の開催にあたっての目的と、プログラムの設計及び事前の準備、進行をおこなったうえで気づいた点などを紹介したいと思います！
開催に向けたStep①<ツールに慣れよう>
まず実施したことは「ツールに慣れる」ことでした。そもそも今回関心を持ったのが「Remo」というweb会議ツールで、そのきっかけの記事はこちら
この記事を読んで興味を持ち、翌日(4月6日)にSNSで体験会参加者を募り、10名ほどの方と使い方や操作性について触りながらあーだこーだ話しました。そんななかで、集まった「みんなの移住計画」の仲間と話し「移住相談会」や「企業説明会」を運営できそうだとワクワクしたのを覚えています。
翌日には「オンラインコワーキング」、翌日には「オンライン酒場」を開催し、みなさんとのやりとりを繰り返すなかで、下記のような魅力がわかってきました！
やってみて感じた<Remo>の魅力(zoomと比較して)
・画面が対面でテーブルに座っている感じが和む
・自由に席を自分の意思で移動することができる
・誰がいるのかを、アイコンで確認できる
・ホワイトボードが広く、慣れたら操作もしやすい
・全体、テーブル、個別のチャットが使い分けやすい
・全体アナウンスや資料の共有、対談も可能
・疲れたら、自分一人になれる
ただ、「ワークショップができそう」という声をいくつかSNSでも見たのですが、活用事例はワークスペースや飲み会が多かったので「使えそうなのでやりたい」という気持ちもわき、呼びかけに移っていきました
開催に向けたStep②<参加の呼びかけ>
やると決めたのが4月9日。始めに紹介したまるもさんにメッセージを送り関心を持ってもらい(嬉しかったポイント①)、次にワークショップを学び合う仲間のいるWORKSHOP DESIGN ACAMEMIAの関西グループに投げかけると関心を持ってもらい(嬉しかったポイント②)、日程を決めた上で(この時点で4月10日)最後にSNSを通じて参加を呼びかけ、即日30名程の方に参加します！という声をもらい(嬉しかったポイント③)、開催が決定していきました
このとき、開催にあたっては「安心して声を掛けれる人」と巡り合えておくことや、後押ししてくれる仲間がいることが大事な要素だということを改めて強く思った機会でした。普段の関係性、大切にしたいですね！
開催に向けたStep③<事前準備>
そして当日までに準備したことを、こちらで紹介します。
1.ZoomとRemoでスケジュール(開催用URL)を作成する
2.SNS(Facebook)で、イベントページを作成する
3.参加予定者のメッセンジャーグループをつくる(これ大事！)
4.当日のワークショッププログラム&進行用スライドをつくる
5.事前リハをする(これ大事！)
6.早く寝る
ここからは、上記の順を追って簡単に説明していきます
1.ZoomとRemoでスケジュール(開催用URL)を作成する
まずは、日程が決まればzoomとRemoにてイベント用のURLの作成を行います。こちらの利用方法については改めてまとめますが、操作は簡単。Remoだとこんなかたちでページが作成されます(※過去のイベント一覧)
イベント用URLができたら、その告知用のページを作成します
2.SNS(Facebook)で、イベントページを作成する
今回は、翌日の開催予定であり、小規模(12-20名)を想定していたのでPeatixやその他の告知方法は利用せずに募集を行いました。また、申込みも不要としFacebookの参加ボタンorメッセージにて管理を行いました。(※余裕がある際、大々的に告知する際は「安心の場づくり」のためにも申込み者管理等も実施することをお勧めします)
3.参加予定者のメッセンジャーグループをつくる(これ大事！)
今回はFacebookでの募集のみだったため、Facebookメッセンジャーにて参加者グループを作りました。これは、オンラインイベントなどで起こる機器のトラブル(音声や映像、接続の問題)や、遅刻や早退など際に連絡ができるようにしておくためです。今回もこれにより、接続が落ちた方や操作方法がわからない方のサポートができ、さらには終了後の関係性づくりにも役立ったので作っていてよかったです。
ただし、初めましての参加や不特定多数の参加が多い場合、連絡先を共有したくない方もいらっしゃるので、事前に申込み時に承諾を得るなどのステップを用意しておく必要ありです(今回参加頂いたみなさんが、いい人ばかりで助かった涙)。なお、メールでの即時性のあるやりとりは難しいため、SNSやLINEがオススメですが、使ってない方もいらっしゃるのでケアしつつ進めていきましょう
4.当日のワークショッププログラムをつくる
あとは当日のプログラムの組み立てです。今回の「オンライン・ワールドカフェ」の設計をするにあたっては、次の点を考慮し考えました。
・オンラインツールを今後活用していきたい参加者が多い
・オンラインツールの利用頻度は様々であると仮定
・Remoの利用は初めてという方がいると仮定
・ワールドカフェ経験者(運営or参加者)ではあると仮定
・接続時のトラブルが必ず起こる(Remoが不安定なので)と仮定
(なおRemoの不安定さは今のところ、むしろ好き※理由は後述)
・そのため、スケジュール通りに進まないのが前提と仮定
そのうえで、リアルの場では2時間で想定するプログラムを2.5時間で設計するとともに、参加者一人一人のチェックインとzoomやRemoの操作方法のレクチャーと触ってみる時間をじっくり取りました。ちなみに、午前の部を経て午後に開催したプログラムスケジュールはこちら
<オンライン・ワールドカフェ体験/zoom&Remo>
12:30 Zoomへのログイン開始
13:00 はじまりの挨拶 / チェックイン / 進め方や操作方法について
13:55 Remoに移動。移動とともに小休憩
14:05 ワールドカフェの説明と問いの紹介
14:15 ラウンド①
14:35 ラウンド②
14:55 Remo内でギャラリーウォーク＆小休憩後、Zoomへ移動。
15:10 zoomにて全体振返り / 集合写真
15:45 終了 / Remoにて交流タイム
上記は、午前の部でやったことをもとに微修正し、ツールに関してはお試しであることと、ツール間の移行に時間を取ることで安心して参加してもらう環境をつくれたのではないかと思います
5.事前リハをする(これ大事！)
そして、最後に当日までにやっておくことで大事なのが「自分がまずはやってみる」ことです(これはリアルでも同じこと)。特に、今回はzoomとRemoの2つのツールを使うため、同時に操作する際の問題点でわかっていることや、記事で紹介されていることを調べ、いつどのタイミングで皆さんにアナウンスするのがよいか(一気に情報を与えすぎて混乱しないために)、トラブルが起きやすいのはどの部分か、その場合の対処としてどう答えるかなど、わかる範囲で想定をするようにしました。この辺りは、最初に紹介したまるもさんの記事がまとめてくださっているので、是非確認をした後に皆さんも実施してもらったらいいかと思います
6.早く寝る
そして最後の最後。これは、改めて全て終了して感じたことですが
「想像以上に、疲れます」
普段のリアルな対話の場づくりでも、参加者の状況に気を配りながら、ワークショップの進捗や関係性の構築に対して、良い対話ができているかに神経を注いでいるので、(何もしてないように見えるけれども笑)それなりに疲れるのですが、オンラインでは慣れない面もあるし、トラブルが多いこともあり、終わったときの疲労感がすごかったです。なので。最初のうちは、ホストの方は「前日は早く寝ろ」と思います。(ちなみにギリギリまで寝れます)
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といった感じで、長々となってしまったのできっと読みきってもらえる方は少なそうですが、はじめにお伝えしたようにこの機会を通じて、これまでに繋がりのなかった方々が繋がり、繋がりが途絶えてしまう人たちに手を差し伸べる仲間が増え、異なる価値観に対して批判や避難をするだけでなく、違いを知り認め合いながらよりよい在り方へともに歩んでいける人が増えるといいなと思っています。また、引き続き開催していきますので、是非ご興味ある方、一緒に活動をしていける方のご参加、お待ちしています。
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(4/15追記)
好評につき第2弾の開催が決定しました！ご興味あれば是非！
4/18(土)開催(zoom×Remoを利用)
オンラインワールドカフェ体験会