Hamamatsu Local Coffee Fes2022 ボラスタ経験
コーヒーが好き。ここからスタートしたHamamatsu Local Coffee Fes への参画も私は今年で3回目となる。外でコーヒー片手に、仲間としゃべってまったりして。なぜかよい感じしません？ ちなみに私の妻はブラックコーヒーが飲めないので、一緒に飲めないのが残念ではありますが笑
イベント企画を自分でするようになって、どんな形で運営するのか知りたくてボランティアスタッフとして参加をした2021年。2022年は、ボランティアスタッフリーダーとして起用いただき、本気で取り組んだ。ここからは、今回のボラスタメンバーに向けて感謝と今後の取り組みについて共有していきたい。
事前準備について
ボラスタリーダーに決まったのが11月上旬。
メンバー募集がはじまり、
早々に20名以上の応募がありイベントへの関心の高さを感じる。
同時に、「準備期間がぜんぜんないじゃん！」
と気づいてしまったのがイベント2週間前である。
私自身もイベントの全体概要がつかみきれておらず、
覚えたてのバックキャスティングの思考を使い準備に入るが、
完璧に統制することは無理であるとの考えにいたる。
私は公務員であり、
本業を第一優先で仕事を考えるのが当たり前であるから仕方がない
と割り切った。
（もちろん生活する上で家庭が1番！）
では、何を優先して、どこを後回しにするのか考え、
ボランティアスタッフが楽しめること、
参加して価値があったと思ってもらえるようにすることを
私は考えるようにした。
イベントを成功させることは、主宰メンバーに任せ、
私の力をボラスタが力を発揮できることに注ぐことにした。
このことにより、
「やってしまったぁ…」事例があったわけだが、後半に記すことにする。
事前準備で1番時間がかかったのが、
コミュニケーション手段を確立することである。
この作業は、メーリングリスト（ML）やLINEオープンチャットを
使ったが登録に時間がかかる。
改善策として、募集の段階でチャットグループの作成ができたらよい
と思う。
コミュニケーション手段が確立すると、
SaaS（例えばGoogleドライブのようなサービス）が役に立つ。
CANVAでタスクの整理、
ZOOMでオンラインミーティング、
アーカイブをYouTubeで共有、
必要な情報を動画や写真で共有することを確認できた。
個人的にマストなのが、
マインドマップで名簿作成である。
私が使うのは、mind meister（マインドマイスター）である。
追加がしやすく、スマホでも閲覧はしやすい。
次回は、もっとマインドマップを活用したい。
今回、特に困ったのが、データを探すことだったので、
Googledriveなど共有フォルダを使うことは必須である。
あと、3章くらい書きたいことがある。しかし、早くメンバーと共有したいこともあり、これ以降は次の記事に記す。
朝の準備について
シフトについて
チケット売り場について
カップすすぎ場について
チケット集計について
片づけについて
打ち上げについて
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？