Backlog利用のコツ その2-グラウンドルール設定のすすめ-
毎週金曜日更新のnote。今回は前回に引き続きツールのご紹介です。
前回はBacklog利用のコツ その1「表示や設定のコツ」をご紹介しました。
今回は、その2「グラウンドルールの設定のすすめ」です。
少し長文ですが、参考に読み進めていただければと思います。
1 グラウンドルール設定のすすめ
Backlogを導入するプロジェクトの特徴として、
お客様だけではなく協業事業者など、関係会社が複数に渡るプロジェクトに利用されるケースが多いのではないかと思います。
その際に利用されるのが「グラウンドルール」と呼ばれるものです。
元々は、会議やセミナーで進行や運営していくにあたって決めていた
「参加者間で守るべきルール」ですが、プロジェクト運営にも同じように利用することがあります。
このグラウンドルールを、あらかじめプロジェクト参加者に共有し合意しておくことで、安心安全な環境でプロジェクトを進めることができると思っています。
弊社では「Wiki」にそのグラウンドルールを記載し、参加者全員に
必ず閲覧していただくようにお願いしています。
実は「グランドルール」と「グラウンドルール」というのがあって、私は違いをよくわからないまま使っていました（恥ずかしながら・・・）
※他の方のnote記事などで、違いを詳しく説明されているので、検索してみてくださいね。
2 グラウンドルールの記載例
プロジェクト概要
まれにですが、プロジェクト担当外のアカウントが追加されることがあるので、プロジェクトの概要を記載して確認してもらいます。
参加メンバー
プロジェクト参加メンバーを所属会社ごとに記載しています。
「この人どこの誰だっけ？」がないよう、名前の後ろに【】で所属会社名を入れてもらっています。
基本的なBacklogの使い方
そもそも何のためにBacklogを利用しているのか、親課題の設定について、課題のステータス管理など説明しています。
連絡事項やコメントについて
関連する課題でコメントしてもらうこと、メンション機能を利用することなどを説明しています。
課題の追加
課題追加は自由に設定してほしいこと、親課題を利用してわかりやすいスレッドを心がけてもらうようにお願いしています。
アカウントを追加
アカウント（アサインメンバー）追加時は、Backlog管理者へ一報もらうこと、アカウント数に制限があること、アカウント名の命名ルール説明をしています。
ツール情報
Zoom情報やクラウドフォルダリンク情報など、関係する外部ツール情報を記載しておきます。
ステータス変更ルール、お願い など
プロジェクトで必要な情報、周知事項、お願いなどを記載します。
担当者の問い合わせ連絡先などを記載することもあります。
ステータス変更ルールは、プロジェクトを進める上で「肝」になる部分なので、「誰が」責任もって、課題進捗を確認し、ステータスを変更（クローズ）するのかを明記するのは重要だと思います。
※弊社の記載例には書いていませんが、後に相談して加える予定です。
3 安心して活発にプロジェクトで発言できる
基本的なBacklogの使い方・課題の追加
親課題を設定することで投稿者が迷わず課題追加やコメント投稿できるようになります。
連絡事項やコメントについて
プロジェクト管理者だけが一方的に書き込むだけではなく、メンバーが等しく利用できることを明示することで、安心して課題追加やコメント投稿ができるようになります。
担当課題にメンション設定してもらうことで、確認忘れを防ぐことができます。
担当者が分からない場合は、全員にメンション設定してもらうことで、もれなく担当者が対応することができます。
お願い
コロナ禍でリモート勤務が増え、テキストコミュニケーションが主体となってきたことで、新たな「コミュニケーション問題」が発生してきたと思っています（経験上）。
弊社では、下記のような文言を「お願い」として記載しました。
テキストコミュニケーションは顔（表情）が見えないため、思わぬ誤解や感情に触れることがあります。
投稿内容は、簡潔にかつ 柔らかい言葉・用語 を心がけましょう。
私が参加しているSNSコミュニティで、管理者の方がルールとして明示されていました。
プロジェクトのBacklogでも同じことが当てはまるなと思い、参考にして記載してみました。
「お互い様」という思いやりの心で、余裕をもってプロジェクトに臨みたいですね（切実）
4 安全にBacklog利用ができる
リリース前の情報や機密情報も含まれる内容をやり取りすることも多いと思います。
連絡事項やコメントについて
Backlogでどこまで発言して良いのか、ファイルなど共有して良いものなのかなど、細かなルールを共有しておくことで情報セキュリティリスクに対応します。
基本的なBacklogの使い方・アカウントを追加
下記を記載することで、不測の費用追加が発生しないようにしています。
料金プランによって、ファイル容量やアカウント数が制限されることを予め伝えています。
アカウントの追加についても、不要なメンバーをアサインされないように注意喚起しています。
以前の会社では、グランドルール以外に、各課題や担当者で共有しておくべき「要件定義書」「設計書」「マニュアル・手順書」「参考文献・参考サイト」「連絡事項」などを、Wikiにページ追加して記載していました。
各課題の中にもWikiへのリンクを貼付しておき、いつでも関連情報が確認できるようにしておきます。
「あの情報は～、ファイルは～どこにあったっけ？」と、探し回る時間が短縮でき効率化をはかれます。
以上、2回に渡ってBacklog利用のコツについてお伝えしてきました。
この記事を参考に、スムーズなテキストコミュニケーションとプロジェクト管理ツール利用を進めていただけると嬉しいです！
書いた人：くぼ
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