【まったり経営学＠DEEP7】変えるべきは仕事との向き合い方〜何からやっていいかわからないなら出来そうなことから始めてみたら？
まずは、
で書いてる
QOEIサイクル
👉数ヶ月かけて（３ヶ月単位なら１Q〜２Qくらい）職場の本当の課題が何かをじっくり観察する
から始めて、解決すべき課題を洗い出すことかなと🤔。
課題がないとどの経営理論を使うかも決まらないしね👀
まあ、以前の記事で書いてるとおり、日本人は特に、
ランキングと数字に弱い＝経営層向け
一次的な数字で集計を出して見える化しちゃうと、
思い込みとか認知バイアス
を排除して、
＜客観的に、この職場が抱えてる問題は何か？＞
が見えて、共有できるように、まずは、普段の業務の中で、
確認とか説明なんかで要してる伝達経路＝パススルー
の往復とか停滞にどれだけ時間が掛かってるか
を分析できるように、エクセル表かGoogleスプレッドシートで良いから、
QA集を作って、そこに全部を書き出させる
をやってみるのもオススメ
（ま、実際普段オイラが組織のアラを出すのにどこの現場でも入社後数ヶ月はやってる手法なんだが）
「そんなことやらなくても、チャットやログシステム、BIツールがあるから、、、」
って否定する人が多そうだし、実際に、どこの現場に行ってもそんな人が多かったんだけど、
チャットツールは、
・そのグループなんかに参加してないと情報が見れない
・参加した以前の過去の履歴を辿ることが出来ない
・検索はできてもスクレイピングしないと、情報を全体像を把握することが難しい
👉集計を取りにくいからグラフ化出来ない
ログシステムやBIツールは、
所詮、ログをデータベースとしてフォームに書き込むだけか、
そのデータを元に統計結果を表示するだけ
なのに、
導入に予算がかかる
データベースはブック全体で素早く検索することが出来ない
統計機能なんかは充実してるけど、デフォルトで備わってる機能以外の統計ができない
👉結果、スクレイピングなんかでエクセルとかスプレッドシートで独自に開発しないといけない
（実際、一昨年の10月〜去年の9月末まで、ずっとその開発をやらされてた💦）
それぞれのツールには必ず、
一長一短
があるので、高い予算をかけて導入しても
自分の職場の仕事のやり方とか課題解決に100％役に立つかわからない
そんなモノに実際に現場で使う前から大きな予算をかけるよりも、
でまずは、職場のPCに殆ど入っているだろうエクセルなんかで、
やろうと思えば無料で簡単にできるQA表を作る
くらいから始めた方がいい。
エクセルQA表の項目なんて、
No（ピボットテーブルとかDB化するときに個数を数えやすくなる）
起票者（誰がその行を書いたか）
起票日（ピボットテーブルなんかで日付や月毎の分析に使える）
分類（確認や依頼などの分類ごとの集計ができる用の項目）
質問内容（聞きたい内容）
質問備考（添付資料の図やURL、ファイルパスなんかを貼るところ）
ステータス（回答待ちか完了か、回答したが保留か、回答者で確認中か）
回答者（誰がその回答をしたか）
回答日（ピボットテーブルなんかで日付や月毎の分析に使える）
回答内容（回答した内容）
回答備考（回答時に添付する参考資料のURLや図などを貼り付け）
実施日（回答内容を元に実行した日。ピボットテーブルなんかで日付や月毎の分析に使える）
進捗ステータス（実施したか、未実施のままか）
進捗備考（実施した結果、何かあれば書く）
くらいあれば十分だし、それだけの項目があれば、
数ヶ月間、口頭でやり取りしていた内容を書き込んでもらう
👉記憶より記録＝データに残す
ように運用を変えるだけで、データがある程度たまると、
会議で使う分析とか統計の表やグラフ化も簡単
DBに流し込むだけでいいナレッジの元データが出来てしまう
ブック全体で検索をすれば、複数ページを検索できる
視覚的に全体も確認できるので、目先で困ってる事象解決が素早くできる
しね👀って感じで別に、最新の技術とかで余計な予算を最初からかけてやらなくても、
でちょっと触れてた
ナレッジシステム
なんて構築しようと思えば、目先でいつも使ってる
表計算ソフト＝エクセルやスプレッドシート
で簡単にできるんだよね〜〜〜しかも、後々必要になったら、
リストや集計機能なんかも簡単にシートや項目を増やすだけで追加できる
管理職向けな話だけど、これを実際にやると、
過去に他の誰かに説明した、他の誰かから質問があった内容
を、
記憶ではなく記録に残せてる
から、今後同じ質問が来たときには、
「まずは、そこを見てみて！」で、
同じ説明をする時間が短縮できる
さらに、同じ質問を複数人がしてるのであれば、
で、マニュアル化とか手順書にしちゃうだけで、
質問が多い＝今後、ミスやヒューマンエラー、事故が起きやすいか
を分析できて、
何をマニュアル化するかの対象を絞ることができる
👉マニュアル化すれば、普段の作業の課題を見える化できる
し、パススルーも減るから、
説明漏れとか記憶違い
＝説明していなかったのに説明したつもりになっていた
も減るんだよね。
日本の大体の組織って、
新卒者向けの研修でない限り、専属のトレーナーとか講師なんて設けてる職場なんて存在しないのが殆どで、大体誰かにトレーナーとか研修担当を普段の業務と掛け持ちさせてんだけど、
その人が他で忙しい時に、
質問して回答が返ってくるまで質問者の手待ちの時間が減り、
スムーズに作業できるようになる
（👉アイドリングタイムの減少）
ま、
全ては、自分たちの未来の組織内の無駄な時間を減らす
👉余裕づくり
のためにやることだから、
余裕が出来てからやる
ではいつまでも実現しないんだよね。
余裕とは、出来るモノではなく自分で作るモノだから
「不確実性を吸収する戦略的な余裕づくり」
（日本商工会議所の三村前会頭）
だし、
余裕とは、それを生み出そうとするものにしか生まれない
ま、どこの現場行っても個人的な作法としてやってみた経験としては、
職場の作法や考え方、ルールは、「後から説明します」って言われてた内容の説明がいつまでもなく、記録に残してないから、いつの間にか説明したって記憶を改竄してる組織が殆どで、今までの経験で、確認しないと事故になると思って、事前説明がないからやらざるを得ない
確認が70〜80％、相談が10〜20％
それ以外の純粋な質問は7〜10％、その他が3〜5％
って感じばかり
👉そもそも、OJTにすらなっていない
んだよね。
管理職や組織側ではそれでちゃんとOJTとか引き継ぎが出来てるつもり
で、実は、
ただ単に、時間とか期間だけ設けてる作業だけさせてる
自分たちでは１から10まで説明してるつもりで、
客観的には、１すら説明もできてない
って職場ばっかり🤔じゃないと、
確認が７〜８割もいくわけないでしょ👀
オイラは経験があるからいいけど、
経験がそんなにない人でこんなこと組織からやられたら、
確認不足と思い込みで暴走して事故につながるでしょ？
（ITの業界だとそれをバグとゆーのだが。）
ま、その結果いつも、どこかのタイミングで、
ピボットテーブルで簡単に集計も出来てるので、あとは、オタクの職場の仕事のやり方、現状はこういう集計結果になってるから、
今後は事前に説明すべき内容は何かを質問内容から分析して、
今後の新規参入者の受け入れ時に参考にして活かしてもらえればいいかなと。
って管理職側の組織の課題も洗い出しながら伝えるだけなんだけどね。
なんかで書いたとおり、
誰かの作為が入った統計は嘘を付くが、一次データは嘘は付かない
から、
日々の口頭やチャットで確認してるやりとりをエクセルでやりとりする
に変えただけだから、作為なんて入りようがないしね。
データとは、誰かを攻撃するために存在するモノではなく、組織の現在の課題を浮き彫りにして、次の改善に繋げるため存在する
からね。
（どっかの街頭演説ばっかりやってる政党とか一部マスコミといったデータとか数字に弱い人に限って、誰かの手垢と作為に塗れた統計結果を、他人を攻撃して、自分の意見を通すためにだけに使ってる人も多いんだけど、、、）
その分析するデータ自体が存在しないってことは、
客観的に正確に現状分析が出来ない
から、
組織の本当の課題を浮き彫りにすることも覚束ないでしょ👀
で書いてる通り、
人間は感情の生き物
だし、それを自分たちで予算もかけずに無料で簡単に出来ることすらすぐにやろうとせずに、
で書いた、
それもまた人間
なんてゆーて、
会社傾かせてたら、世話ないでしょ
DXだのAIだの、RPAだのって喧しい昨今だけど
そもそも、仕事のやり方や考え方自体が
自分が学校期間を卒業した時点で止まってる
（人によっては数十年前）
って人がほとんどで、殆どの組織が、
優等生
＝学校時代のお勉強のやり方
👉ちっぽけな成功体験で止まってる人
の集まり
だから、
「そんなことは口で伝えればいい、手で動かせばいい」
👉記録ではなく、記憶に残す
＝記憶力ゲーム
で、いつまで経ってもナレッジシステムやAIに必要な
共有すべき情報＝自分たちの仕事の知恵＝データが残らない
👉AIの学習機能や、自動化ツールの威力を最大限発揮できない
そんな仕事のやり方、組織の運営なのに、いくらAIなんかを導入しても、
・優等生の集まりで、作業の評価が＜簡単か難しいか＞だけで判断し、難しいことだけをやろうとする
＋
・生真面目でせっかち＝目先に対処するだけの動物並みな行動
の人が多いから、
パーキンソンの法則：与えられた予算や作業時間の限界まで量を増やす
に自分たちで陥りがち。まず自分たちの普段の作業を簡単で無料で作成や利用出来る機能を使って、数値とかグラフで見える化できてないから、
何が無駄かとか課題かとかがわからない
デジタルやAI、自動化なんて所詮、
人が簡単に便利に使って、今までの作業を軽減させるためにあるもの
なのに、
浮いた分だけ、他の作業を作業時間の限界まで増やす
わざわざ小難しいことをやってエクセル関数やVBAなんかに、職人芸を求める
なんてしていたら、
デジタルの旨みをわかっていない
＝知的作業にシフトしてるってわかってない時代遅れ
👉デジタルを知らない、デジタルシフト出来てない
って、自分で露呈させているようなもの。
イノベーションやインクルージョンって言葉も聞き飽きたくらいだけど、
イノベーションやインクルージョンって実は、対顧客ではなく、
社内の普段の作業の効率化＝改善にこそ潜んでるもの
なんだよね。そこもリアル・オプション戦略で、多くて予算の2割程度を社内業務の改善活動に使って、改善し続けた結果で
同じ業界であればこの機能はどの職場でも使うし、使えば
作業効率が上がる
業界の課題解決ができる
＝汎用性
ってモノを生み出せるところまで続けると、
実は業界全体を変える画期的なシステムとかツール
＝イノベーション
なんて結構、簡単に起こせちゃうんし、そのやり方自体は、
の
SECIサイクル
でやればいいだけだし（実際、コロナ禍でたしか宮崎かどっかの工場で、完全に独学でデジタル技術の勉強を始めて、２年くらいで工場の完全DX化を推進して実現できたって人もいたくらいだし）。過去の記事で書いてる、
「インクルージョンは全て、日々の業務の中に」
（ジェフリー・ヒューズ『Zero to One』）
じゃないけどね。
自分たちの社内業務の行動思考パターンは、昭和そのもの＝アナログ
なのに、
時間とか予算とか成果だけは脳がデジタル化
してて、せっかちに生真面目にすぐに結果を求める人が多い💦
自分たちの組織の課題＝改善ポイント
を洗い出すのに、３日とか数時間でできるわけないでしょ？👀
その改善すべきポイント＝課題を組織の中に日々、増やし続けてるのは、
そんな自覚なく、目先に反応して、生真面目に作業を繰り返し続ける
自分の頭の中で情報を処理する癖だけを是とする
見える化とか他者との情報共有なんかを意識しない
そこに属して日々、仕事をしてる
だけの
大人
なんだから。
大人が、たった数時間とか数日で行動や思考まで含めて変われますか？
見える化とかデータ、グラフなんかで組織の課題をまずは浮き彫りにして、全員に課題を共有するみたいな施策が大事。
なんかで目標や課題なんかだけを抽象的にいくら訴えかけたところで、
人は腑に落ちなければ動かない
まとめ
生真面目に目先の寸暇を惜しんで、組織内のアナログなやり方をそのままに放置して、
情報共有＝ナレッジ化＝TMS、進化するルーティン
課題の浮き彫り＝データ化＝課題の浮き彫り
をいつまでもやらないんであれば、
改善ポイントなんていつまでも見つからない
改善点が分かっていない組織なんて
良いサービスも品質の向上なんかも理念で終わるでしょ👀？
裏を返すと、
日々の伝達経路＝パススルーをナレッジで減らす
データで改善点を常に分析して、SECIを繰り返す
組織の弱点を「進化するルーティン」でマニュアル化、手順書化する
だけで、
障害とか事故、ヒューマンエラー、応対品質の低下、作業時間の増大
なんて結構、簡単に大半の防止や削減はできる
んだけどね。
（実際、自分自身が色んな職場で実践してやってるし👀）
それで時間が浮いたら、
残業時間が減り、育休とか産休、介護休暇も取りやすくなり、離職率が減り、後継者問題や人手不足の解消にまで繋がっていくからね。
昭和思考な仕事のやり方で、
「何も説明せず背中で語る、仕事は失敗から学ぶものだ」
みたいな古いやり方をやるのは勝手だけど、それで習得までに時間がかかったり、ひとつの失敗で、
大きな事故を起こして、顧客に迷惑をかけて、会社の信用まで失墜しちゃう
ってなったら意味ないでしょ。
アナログな引き継ぎで記憶違いや説明漏れ＝アラが生まれる
↓
アラが原因で品質の低下、障害や事故が起こる
↓
品質対応の低下によるクレームや障害や事故の対応でさらにその対応に追われる
↓
他の人に引き継ぐ時間を奪われて、さらに引き継ぎの時間がなくなっていく
↓
そして、組織はブラック化していく。
結局、組織の余裕を無くし、ブラック化させてるのは、
愛社精神が強いだけの自分たちのアナログな仕事のやり方だった
なんて倒産したり、会社が傾いてから気づいても遅いからね🤔
であれば、口で伝えて記憶に残すやり方から、
記録＝データやマニュアルや手順書に残すやり方にすぐにシフトする
↓
ミスや事故を未然に防ぐ方が、長い目で見て
効率的だし無駄がないと思いませんか？
個人的には、
デジタルで計算も記録もできる時代に、未だに
脳の計算能力とか記憶力の良さ＝頭の良さ
と錯覚してるこの社会自体、意味がわからない。もはや、
業務のやり方なんて記録に残しておいて、忘れたら見直せばいい
って感じで、
説明を受けた全ての業務のやり方
不明点はQA表で起票する
で常にデジタル記録に残す
ようにしてるから、新しい職場に入って
頭で覚える＝記憶に残そうとすらしないけどね😃
（シナプスとカロリーの無駄）
ま、こんなこと書くと、
「じゃあ、そのデータが壊れたらどうするんだ？」
ってアナログ思考なステレオタイプな人ほど聞いてくるんだけど、そんなもん、
別のフォルダやサーバーにバックアップを残しておけば良いだけ
だし、
「じゃあ、セキュリティで盗まれたらどうするんだ？」
「個人情報が含まれていたらどうするんだ？」
って次に聞いてきそうだけど、社内の情報資産を社内サーバーに入れてるだけで、それをクラッキングなんかで破壊されたら、それはもはや
組織側のセキュリティの問題でしょ？
第一、そんな社内の業務のマニュアルなんかに個人情報なんか入らないし、入らないように作るし、クラッカーやハッカーなんてセキュリティなんか破ったら、そんな
社内業務のマニュアルやらナレッジの内容＝そこの組織内でしか使えない👉持ち運んでも意味のないモノ
よりも、
個人情報の詰まったデータや特許権の内容なんかの情報資産＝他に流すと金になる👉持ち運びできるモノ
しか狙わないだろうし、そんなもん、社内のマニュアルやナレッジがあろうがなかろうが、
セキュリティリスクは変わらないよ👀？
わかって言ってんの？って感じ
老若男女問わず、
人は、自分の今までのやり方を明日からもやる
👉一番、楽
が大半だから、色々な理由をつけて、
新しい仕事のやり方を否定したいだけ
なんだけどね。それを30年以上繰り返してきたのが、
今の日本
で、それがそのまんま、
失われた云十年
であり、
衰退国家
なんだけどね。
そーゆー人が実は一番、
「マニュアル人間になるな！」ってマニュアルに従って、「データなんて要らない」って、データに弱い大半の日本人ってゆーマクロ統計データどおりの思考で行動してるだけ笑😆
他の誰かがそれでも行動したデータ化やマニュアルや手順書なんかで、いざ目に見えて成果が出始めた途端に、そんな言葉でそれまでその人を非難してた人間が、マニュアルや手順書を礼賛し、データを重視したがるんだけどね👀彼らは、結局、会社とか現場とかではなく、
自分てゆーフィルターやファインダー
を通して、
なんかで書いた
自分たちの今までのやり方＝常識＝レジティマシー＝空気
しか見てない
＝何も客観的に考えてないし、分析も出来てない
んだから👀
そーゆー人間が職場でよく使う常套句は、
「（そんなことは説明しなくても考えれば分かって）当たり前」
「（そんなことは説明しなくても考えて分かるのが）常識」
なんだが、そーゆー人ほど、長年自分が属してる
組織＝社会
って錯覚していて、
組織ごとにやり方や風土は違う
組織の常識＝社会の常識ではない
👉あなたが思う常識はあなたの常識に過ぎない
ってことすら分かってないからね🤔
常識なんて、自分が常識って思えば、それが常識って
人間なんて簡単に思い込む生き物
だし、社会の本当の常識で言えば、
日本国憲法31条（適正手続の保障）でも、
説明を事前に受けていない限り、人間は適正な行動ができない
し、説明してないことで何か事故とか障害が起きたら、
それは事前に説明すべきことを組織がしてない方が悪い
ってのが、
世間や社会の常識だから👀
そーゆー当たり前の常識を持ってる人が組織や社会に増えて、大半を占めるようになれば、
レジティマシー＝常識
すら簡単にコロコロ変わるしね。
閃きを重視して、ある程度形になるまで行動する達成感を大事にしてるセロトニントランスポーターを保有する人間からしたら、
新しいことをやり始めるのに、いちいち理由や勇気なんていらない。
簡単か難しいかなんて関係なく、
すぐに出来そうな簡単なことから、今から始めてやり続けるだけでいい。
数ヶ月くらいやり続けてたらどうせ嫌でも、
高度で複雑＝特別で独自なモノになってる
んだから。ま、
やらなきゃ何も始まらない
それまでの思い込みと自分勝手な常識と、それに基づくアナログなやり方なんてものをさっさとゴミ箱に捨ててしまえば、
組織を改善できる方法なんていくらでもあるし。
何も方法がないって思うなら、まずは自分のそのステレオタイプな思考を変えなされ。
さてと、次回は、
実際に、一番簡単なTMSをエクセル表で作る方法でも紹介しようかな🤔
進化するルーティン＝マニュアルや手順書エクセルで簡単に作れる、作業時間を短縮できる方法
については、ま、手前味噌だけど実は、2年以上前に、ツールならば、
ツールの作り方ならば、
で、
3年前に実際にいた職場で自分で作って使ってたツールをすでに公開してる
しね🕺VBAの練習にもなるだろうし、マニュアルや手順書まで必要ならば、そっちを見てみてね〜〜〜（有料だけど💦）
マニュアル自体の作成のコツや気を付ける点なんかであれば、
なんかで紹介してるしね（こっちは無料）
さてと今から、
新聞と散歩と図書館しよ！
💃みなさんも良い週末を〜〜〜🕺