コミュニティFM的 イベントの仕事

ありがたやー

年度末でバタバタしておりました。ありがたい事であります。
年度末になぜバタバタなのかと申しますと自治体からの発注や見積依頼が数件あるからです。
どうしてそうなったかと申しますと

時は２０１９年、10月に消費税がアップされ、ちょっと景気が悪くなったなーと肌で感じました。
民間への営業活動も大事でしたが、地方のサービス業や飲食業は若干集客や販売にダメージを受けはじめ、2019年頃は広告収入にも影響を受け始めた年でした。よって安定的した広告収入が見込める自治体の営業も強化した年でもありました。

そして２０２０年3月コロナ禍、大打撃を受けましたね。私の局はイベント業も行っていましたので、目の前からイベントが皆無になり砂漠化しました。

よって更に地元自治体や近隣自治体に「イロイロできますよー」っと営業提案してました。
そのおかげか、自治体の年度末の駆け込み発注や見積依頼が数年で増え始めました。小さい案件もありますが本当にありがたい事です。

私の局は自治体からの出資はありませんので、自治体はお客様という位置付けとなります。
イベントスポンサーになってもらったり、販促物を作ったり、プロポーザルに参加したり、ラジオ番組を放送したりですね。

その中でイベントスポンサーの話がございましたので今回はイベントのお仕事の話をさせていただけたらと思います。

イベントは段取り9分

最近はイベントの仕事が復活してまいりました。
現在予定しているイベントは、コロナ禍前の2019年時に行っていたイベントと比べ、４割が新規で6割が復活系です。

イベント業を始めたきっかけは、個人的にイベントやお祭りが好きでコミュニティFMに転職する前から色んなイベントやお祭りに行ってました。

だからといって残念ながら個人の趣味で参加していた程度の人間がイベント企画運営をできるかと言うとやはり別次元のスキルです。
 
ただ当時、アタオカな私は「世の中で出来ない事は無い」をモットーにしておりまして、入社後すぐにイベント企画を行いました。

はじめて実施したイベントはグルメイベントです。
イベント自体は、事故やクレームも無くまずまずだったんですが。

段取りや準備が行き届いておらず用意するべきテーブルの数が半分足りていなかったり、販促物のイベントタイトルを間違っていたりと個人的に散々で残念だったです。
まさに「イベントは段取り9分」です。

イベント準備時の仕事

イベントの実施には大きく「準備」と「当日」の2つでそれぞれ異なる仕事が発生します。
 
スケジュールやイベントの背景・コンセプトに合わせて、仕事をしなければなりません。
 
【イベントの進め方】

❶イベント企画の考案

❷イベント企画書作成

❸場所・日程

❹PRスケジュール/出店出演案内の作成

❺PR販促物の作成

❻PR告知の開始

❼イベント備品・ツール・人の手配

❽イベント開催

❾イベント実施後の検証

多少スケジュールは前後する場合もございますが
このような流れです。

イベントの企画

イベントの名称、テーマ、キャッチコピーなどを考え企画を決定します。
企画決定後、販促スケジュールなどの詳細を決めます。
自社主催の場合はイベントスポンサーを獲得するための営業も企画を考える上で必要になってまいります。
 
イベントの販促物とイベント構築の考え方
多くのお客様に知っていただくために、販促物の作成が非常に大切です。ポスター・チラシ・自社媒体などのツールを効果的に使いPRします。

そしてイベントの販促物を作成するにあたってデザイン性はもちろん大切ですが、イベントの場合は、何のイベントなのか？いつあるのか？とかわかりやすく５W２Hを使い反映します。

イベント的 ５W２H 

When：いつ　
→　イベント日程などのOPEN時間や販売開始時間

Where：どこで　
→　イベント会場・住所や場所の地図表記や駐車場情報、交通手段

Who：だれに　
→　キャッチやデザインなどに対象ターゲットに向けたメッセージ性をもたせる

What：何を　
→　イベントコンテンツの説明、何のイベントなのか体験なのか販売なのか詳細を表記

Why：なぜ　
→　Whoのメッセージの背景をPR物に詳しく表記、ラジオであればCM原稿内に入れる、記事であれば背景を詳しく書き込む

How：どのように　
→　Whatの詳細を行うための手段、どのようなツールを使って行うか

How Much：いくら　
→　入場や参加が無料なのか有料の場合は、詳細価格の表記

この考え方でイベント構築の考え方やチェック事項としても使えます。
企画の段階で５W２Hに落とし込み企画案を作るとイベント企画書も作る事ができます。

イベント準備で必要なもの

イベントを進めるにあたって、販促物制作スケジュール・収支予算書・ 会場図・リースリスト・ステージブッキング・業者手配・準備品リスト・当日スケジュールの順に作成します。ラジオゲストのブッキングなど、スタッフで役割を分担し、準備にあたります。
 
コンセプトゴールを目指しスポンサーやお客様のために満足度の高い空間を作り上げることです。

だからこそ段取り9分なのですね。

コミュニティFMを地元の方にもっと知ってもらいたい

コミュニティFMの場合は少人数で運営を行っている局もありますので、イベントの「ディレクション」いわゆるディレクターが全てを対応準備する場合も多いかと考えます。

私も最初の頃のイベントは全て１人で準備しました。
結構大変ですが、イベントを始める動機とキッカケがあったからです。
それは私が所属するコミュニティFMを地元の方にもっと知ってもらいたい知名度を上げたいと…。

開局数年だった当時、私が所属するコミュニティFMを知っている方や聞いている方が地元で少なく寂しい思いをしたことが多々ありました。
だから知名度を上げるためにもイベントを開催運営をしたいと感じておりました。
 
イベントの内容によりますが、イベント開催すると多くの人が来られます。その方々がラジオ局の事を知っていただける絶好の機会になると確信しておりました。

あのイベントおたくが企画運営してるの!?

今では、私の局が主催する１つの地元イベントがラジオ局の地名度より高くなってしまって「あのイベントおたくが企画運営してるの!?」と言っていただけるありさまです。ありがたいです…。
 
あとはしっかりとした利益率の予算内で最適なイベントを実施するのみです。
そしてイベントを主催・委託した場合、イベント集客のために確実に自社メディア媒体の予算が必然売上となります。
当たり前のことですみません。
 
コミュニティFMはどのようなイベント企画運営をすべきなのかと他局の方に何回か聞かれた事がありました。

やはり「地元のためになる地域活性化イベント」です。
 ローカルメディアとしての存在意義かと考えております。
 
また時間のある時に、イベント企画と運営のお話をさせて頂きます。
 
最後まで乱文をお読み頂き、ありがとうございます。