自分の中で唯一続いているライフハック〜受信トレイ0作戦

2024年3月28日 18:05

ライフハック本は結構好きでたくさん読んでいました

いろいろな取組をしてきましたが、今となって続いているのは、受信トレイ0作戦だけなので、この作戦について解説します。いわゆる、GTD（Getting Things Done）の取り組みをメールで実施するやり方ですね。最近は仕事のコミュニケーションツールがチャットの方も多いと思いますが、私の仕事はメールが中心であるため、この方法はハマったんだと感じています。

受信トレイ0になるとなにがいいのか？

メーラーを開いて、どーっとメールが溜まっていると仕事の多さにプレッシャーを感じてしまいます。いつも受信トレイが0になると、新しいメールだけ処理できるので新鮮な気持ちで仕事ができます。

そのためには、仕事メールとその他のメルマガ登録などのメールは分けておくことも大事

ただ、メールを整理すると言っても、毎日大量の広告メールから処理するのもうんざりします。そのため、私は仕事用のメールは、一切ネットサービスの登録につは使わないようにしています。基本はフリーメールで登録します。

最近はフリーメールでは登録できないサービスもあるので、もう一つ仕事用ではない、独自ドメインメールを用意しています。フリーメールも、仕事用でない独自ドメインメールも端から、受信トレイに入ってこないので仕事メールと混ざることはありません。

メールはGメーラーで読んでいます。

GメーラーといってもGmailではなく、独自ドメインメールを取得して、GoogleWorkspaceのGメーラーです。メールはクラウドで読めるほうが、外出先でも読めるしスマホでも読めるし良いですね。
クライアントのメールソフトに受信する方が、ウィルス感染のリスクも高まるので、Gメーラーのウィルスチェックは有効です。

Gメーラーでできること

細かい機能は紹介しませんが、アーカイブや、スヌーズ、ToDo登録がメールからできるのは非常に便利です。

以下の図表はパソコン版ですが、スマホアプリでももちろん見れるので、移動中にこれは削除、これはアーカイブ、これはスヌーズと処理しておくと、事務所についてパソコンを開いて仕事スタートするときに便利です。

受信トレイ0にするためにすること

具体的にこれらの機能をどのように使っているかというと以下の機能を使い分けて処理しています

①二度と見ないようなメールは削除
- 不要なメールは多くないですが、ホームページからの問い合わせ広告メールなどはどうしても来てしまうので、まず入らないのをざっと削除します。
②処理が終わったものはアーカイブ(倉庫行き）
- もう返信が終わって、やることが無くなったメールはアーカイブします。倉庫に送って、もし見ることがあっても次からは検索でダイジョブうです。
相手の返信待ちもアーカイブ
- そしてこっちが返信して、相手がボール握ってる場合もアーカイブします。一旦、倉庫送りです。相手からまた返信が来れば受信トレイに戻ってきます。
返信待ちでも重要なメールはスヌーズ
- ただ返信しても、重要な案件で、相手からのメールを待つような場合はスヌーズします。3日後とか翌週にして、相手からの返信が来てないときのアラートにします。相手に投げっぱなしにならないために

メールにより自分が資料作成など作業しないといけないものはToDo登録をします。
- ◯◯資料作成など日付を入れてToDo登録すると、カレンダーにもToDoの締切が見えるようになります。
自分が返事しないといけないメールだけが受信トレイに残る状態に
- そうすると、受信トレイにあるメールは自分が返信しないといけないものだけになり、自身の実行タスクが明確になります。

運用してみると

毎日受信トレイを0にすることは難しいでしょう。でも、常に受信トレイが一桁だと仕事がスムーズにいっているときです。

繁忙期とか、もう仕事の段取りがぼろぼろになったらメールも整理できなくてどんどん受信トレイがたまります。Gメーラーの初期は50件表示までなので、50件を超えて2ページ目にまでいくと、絶賛崩壊中です！そうならないようにしていますが、そうなってしまったら、一旦仕事を止めて整理する事が大事なのだと思います。

そんなところで。

ライフハックについて書きたくなったのは

この本を読んだからです。「限りある時間の使い方」https://amzn.to/43AcaFi

できるビジネスマン風のノートやペンにもかなりの金額を費やした。

そのころ僕は生産性についてのコラムを連載していたので、「仕事のため」という口実で新しいライフハックをどんどん試すことができた。

まるでアルコール依存症者がソムリエになったようなものだ。 　

あるときは１日を全部 15 分単位に区切って行動した。あるときはキッチンタイマーを使い、 25 分間仕事をして５分間の休憩を挟んでみた（この方法はポモドーロ・テクニックと呼ばれ、ネット上でカルト的な人気を誇っている）。

やることリストを優先順にＡ、Ｂ、Ｃのグループに分けて、今やるべき仕事を明確にした（ＢとＣのタスクがどうなったかはご想像のとおりだ）。人生のコア・バリューをもとにゴールを定め、ゴールに向かって日々の行動を決定した。

限りある時間の使い方

確かに。ポモドーロやってみた。タスクに優先度つけてみた。重要なもの、緊急なものとか。やってみても、あまりしっくりはこなかったです。

効率的にやれば忙しさから逃れられる」という希望を、あえて捨てればいいのだ

必要なのは効率を上げることではなく、その逆だった。　すべてを効率的にこなそうとするのではなく、すべてをこなそうという誘惑に打ち勝つことが必要だったのだ。