エージェントとのコミュニケーションでもう迷わない！エージェントへの情報提供の最適解とは？
こんにちは、ポテンシャライトの神邉です！
採用パートナーとして、ご支援をさせていただいている採用企業さまから下記のお悩みをご相談いただきました。
🤔< エージェントと情報をやりとりする際に、何をどういう手段で伝えれば良いかわからない…
というようなご相談をいただくこともしばしば。
エンジニアの有効求人倍率上昇により、採用難易度が高くなっているのが、昨今の採用市場です。
多くの採用企業さまにとって母集団形成に苦しむ中でエージェントからのご紹介が重要になっているのは承知の事実ですが、皆様はどのようなコミュニケーションをとっていますでしょうか。
エージェントとのコミニュケーション観点で言えば、以前、弊社よりエージェントとのミーティングに関する記事を公開しています👇
本記事では、エージェントとどのような内容をどういう手段でお伝えするのが効果的か、について述べていきます。
※ 本記事では、あくまでもポテンシャライトが日々採用のご支援をさせていただく中で感じた / 実施した内容を軸に執筆しております。”採用活動における一視点” として参考程度にご覧いただけますと幸いです。
では、早速はじめましょう！
1. 前提
冒頭で記載した通り、昨今の採用市場は、エンジニアの有効求人倍率上昇により、採用難易度が高くなっています。
特にエンジニアの求人倍率は「15.8倍」とかなり高騰しているため、Findy、Forkwell、LAPRAS、転職ドラフト等エンジニア採用に特化した採用媒体だけではなく、エージェント採用が今後も鍵を握っています。
そこで弊社から「エージェント採用」のノウハウについて以下ブログを公開しています。
👇人材紹介会社の選び方及び活用方法
👇注力エージェントの選び方
👇Agent Experience
👇エージェント説明会の実施方法
今回の記事ではこれまで公開された記事では触れていない「エージェントとの情報共有の内容 / 手段」にフォーカスをして説明していきます。
2. エージェントへ伝える情報
2-1. エージェントが欲しい情報とは
普段エージェントとコミュニケーションをとっている中で、エージェントが、採用決定に向けて欲しいと思う情報は以下のようなものが挙げられます。
・面接官の情報
・候補者さまの進捗
・福利厚生面について
・各ポジションの選考状況 etc.
それらを以下の大項目で分類し、整理してみました。
・面接官
・候補者
・募集ポジション
・面接
・企業
👇以下整理するとこのようになりました。（あくまでも一部）
2-2. その情報が変動しやすいかどうか
上記で挙げた情報ですが、内容の変動のしやすさで、「どう」エージェントへお伝えすれば良いかが変わってくると思います。
そこで、その情報を「どういう手段で」お伝えすると良いかをお話しする前に、その情報が「時期によって変動する可能性のあるものか」を考えてみましょう。
👇以下の指標に沿って、上記で挙げた情報を分類するとこのようになりました。（あくまでも一部）
・変動性 ：1〜5
※ 5に向かうほど変動しやすい
候補者さま情報は、各候補者さまによって情報が異なるため全て変動しやすい情報になってきますね。
一方で、面接官情報は（選考フェーズで担当する面接官 / 部署異動等された場合には変動はあるかもしれませんが、）その方の情報となるので基本変動することはないかと思います。
その他は、企業フェーズでも変わると思いますが、事業フェーズ等でポジションの優先度やターゲットが変動したり、求める人物像の変化により面接で見ているポイントが変動したりするケースが多いです。
弊社のご支援する採用企業さまは、半数以上が従業員数20名以下の企業であるため、事業状況がダイレクトに人員配置やターゲットの見直し等に繋がります。そのため、毎週の頻度でターゲットやポジションの優先度が変化する採用企業さまも多いです。
3. 2. の情報をどういう手段で伝えるのか？
3-1. どういう手段で伝えるのか？
2. で挙げた情報を「どう」エージェントへお伝えするのが最適なのか。
👇以下の指標に沿って、上記で挙げた情報を分類するとこのようになりました。（あくまでも弊社が考える最適解です。）
・テキスト：メール
・テキスト：その他
・口頭 ：電話
・口頭 ：Web
※コロナ禍以降、Webでのミーティングが一般化されている傾向にあるため「対面」は省いています。
変動しにくい情報については、事前にテキストベースでエージェントへお伝えをするとお互いのコミュニケーションコストも下げることができます。
一方で比較的変動しやすい情報については、電話等タイムリーに伝えられる手段での情報提供が良さそうです。
また、手段を「場合によって使い分ける」というのは、情報の変動のしやすさに加え「情報量」と「スピード感」によって伝える手段を変える必要がある、ということです。
例えば、候補者さまからあるポジションのご質問をいただいた際は、該当ポジションの魅力を「すぐに」回答した方がOX（Operation Experience）観点でも良いため、「口頭：お電話」「テキスト：メール」でのお伝えになるかと思います。
一方で、複数回福利厚生等のご質問があった場合は、制度周りの情報を「まとめて」お伝えした方が良さそうですよね。その際は、「テキスト：その他」などでのお伝えになると考えています。
3-2. より具体的に、どう伝えると良いか？
「テキストベースでの情報提供」について補足させていただくと、上述のとおり、情報の変動のしやすさに加え「情報量」も変数として考えると良いかと思っています。
例えば、面接案内メールで面接官の氏名を記載することはよくあるかと思いますが、毎度各面接官の経歴までお伝えをすると、情報過多になってしまいます。
その場合は、「エージェント向けEntance Book」により、事前にエージェントへ情報提供をすることでエージェントの「採用HPや求人票に記載のないことを知りたい」というニーズにも応えることができるのではないでしょうか。
エージェント向けEntance Bookについては、以前、弊社より記事を公開しています👇
また、「企業の魅力」「ポジションの魅力」の説明については長くなるため割愛いたしますが、採用ブランディングによって引き出していきます。
ポテンシャライトのブログをご覧いただいている方は、この「採用ブランディング」の概念は既にご存知かと思いますが、簡単に説明しておきます。
採用ブランディングとは：
採用活動における魅力を「発掘」「言語化」「整理」すること
以前、弊社より関連した記事をぜひご覧ください。
👇最新の採用ブランディング項目「6P+SCMGODB」
👇各職種における魅力設計手法
4. 最後に
皆さま、いかがでしたでしょうか。
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本記事に記載されている内容、図表に関してご興味 / ご質問がある方は、お気軽にご連絡くださいませ 。
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