中小企業のIT活用：メール

まず、当社ではzohoメールを使用しています。

起業当初、企業ホームページを作成するためにレンタルサーバーを借り、WordPressに無料テーマをインストールして会社のページを作りました。その後、メールも準備しなければならないと思い、レンタルサーバーに付属している簡易的なメールサービスを、会社ドメインを設定して使い始めました。

このメールは「Squerille」というツールで操作していましたが、サブフォルダを作成しても自動振り分けができず、手動でフォルダごとに振り分けを行う必要があり、非常に手間がかかりました。さらに、社員が増えるたびにアカウントを追加する際、レンタルサーバーの残り容量を確認し、パスワードを設定して共有していましたが、ユーザー側でパスワードの管理ができないことも不便でした。また、インフラ面ではSPFを定義したものの、DKIMがなく、メールが相手企業に届かないことがあり、このままでは不都合が生じるため、他のメールサービスを検討することにしました。

まず、Google WorkspaceやMicrosoft 365などの有名なサービスを調べたところ、Web会議やOfficeソフトなどの高機能なツールが付属していました。しかし、契約先がこれらの機能を提供しているため、自社で準備する必要は感じませんでした。また、コストの面でも、現在利用しているレンタルサーバーのメールサービスは月額500円程度（年間6,000円）で複数アカウントが利用できるため非常に経済的でしたが、有名メールサービスに切り替えるとユーザーごとに月額700円ほどかかります。5人で使用すると、月額3,500円、年間42,000円となり、起業間もない時期には月額500円からさらに3,500円の負担増は非常に厳しいと感じました。

ビジネス向けの合理化とコラボレーション ソリューション | Google Workspace

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products

他のレンタルサーバーのメールサービスがどの程度の機能を提供しているのか不明でしたが、できればクラウド型のメールサービスを使い、各自でアカウント管理ができるものを希望していました。ただ、こうしたサービスは高機能すぎて余計なものが含まれ、料金も高額だったため、なかなか決めかねていました。

Zoho Mailの料金とプラン - ユーザー5人まで無料

そのような中、CRM（顧客管理システム）を中心に宣伝していたzohoのメールサービスを見つけました。Webサイトで価格や機能が明確に表示されており、非常にわかりやすく、興味を引かれました。5名までは無料で利用でき、6名からは1名ごとに月120円、年間で1,440円と、非常に手頃な価格でしたので、早速登録して使い始めました。実際の使用感も有名サービスに引けを取らず、移行作業も丁寧な手順が用意されていたため、zohoメールに移行することを決め、現在に至っています。

その後、zoho Workplaceにアップグレードしましたが、別のサービスで不具合が発生し、サポートに問い合わせても海外のサポートから全く返信がなく、一時的にメールサービスのみにダウングレードしたこともありました。しかし、メール自体の使用に問題はありません。唯一の問題は、関東ITソフトウェア健康保険組合の健診予約メールが届かず、ホワイトリストを設定したことくらいです。全体として、安価なメールサービスをお探しであれば、zohoメールは良い選択だと思います。