従業員のプラシバシーを守りながらお客様との信頼関係を構築？2つを同時に実現するLINE WORKS活用術
こんにちは！LINE WORKSです。
LINE WORKSでは2023年6月5日（月）～6月18日（日）に開催された「LINE WORKS塾スクール革命学びウィーク」オンラインイベントで塾・民間教育の直面する課題解決に向け、職員間、保護者・生徒との情報共有の促進や、事務作業の軽減、講師の士気を高めるLINE WORKSの活用方法をご紹介しました！
今回は特にご紹介したい活用事例として株式会社PRiDE 代表取締役会長の白石崇氏にお話いただいた内容をダイジェストでお届けします。
従業員のプライバシーを守りながらお客様や取引先と関係を構築するというサービス業を運営されている方必見の内容ですのでぜひご参考ください。
■パート従業員8割のパソコン教室が実践した教室経営のDX
弊社はパソコンスクールを7店舗経営していますが、そこでは多くのパートの方が働いております。
パソコンスクールというものはその特性上、一方的に教える／習うというような関係性で授業をしてしまうと上手くいかない傾向にあります。
お客様に寄り添い親しみを持てる関係を築ける人材として、結婚出産を機に仕事を辞め社会復帰を望んでいるママさん層が弊社にはマッチしていると考えました。
フルタイムでは働きにくいけど責任感とやりがいのある仕事がしたいという人材を積極採用しました。その中には元々大手企業の受付や銀行員の窓口をしていたという方もおり、現職のPRiDEの社長もパート従業員からスタートした方なんです。
というわけで、弊社は８割がママさんかつパート職員になりますので、当時は仕事とプライベートがきっちり切り分けられ、働きやすい環境を整えることを特に意識していました。
LINE WORKSは１ヵ月間のトライアルを実施してみて、その期間中に従業員から問い合わせやクレームなどなく、すぐ使い始められたため導入することにしました。
女性の方が比較的LINEを使い慣れている方が多いので、同じ操作感のトーク機能から抵抗なく始められたという印象でした。
■設定の工夫で従業員も取引先ももっと便利なトークに！
➀グループ
テーマごとにグループを作成し、適したグループ内でやりとりするよう周知しており、そのおかげで自然と情報の整理ができるようになりました。
LINE WORKS導入前は教室ごとの共有のメールアドレスを使用して情報共有をしていましたが、どんな内容を共有するか、あるいは共有事項の粒度はそれぞれの店長の裁量次第になってしまっていました。
また、当時は言った言わない問題も発生しておりましたがLINE WORKS導入後はこれらのようなトラブルはなくなりました。
情報共有の質を高めることは従業員のメンタルにも影響しますので、いかに全員に等しく情報を届けられるかは私たち経営者が想像している以上に大切だと考えています。
②通知時間
また、入社時にLINE WORKSの通知設定について説明し、業務時間外に通知が飛ばないように設定を推奨しております。早番・遅番とで勤務時間が異なりますので、勤務時間外に仕事の通知に気を取られないようにしてプライベートとの切り分けの意識づけをしております。
③外部連携
外部連携機能をつかって社労士や会計士とつながり、さまざまな情報共有をしています。
各部署と社労士や会計士が直接やりとりできる環境を整えてあげると、私が間に入らなくても必要書類などの三者共有や確認がスムーズにおこなえています。
社労士の方にはすごく楽だと言っていただき、外部の方にも好評です。
メールのやりとりを一切使わないでやってるのってうちの会社位ですって言われました（笑）
■1人1台PCがなくても、出先でも、掲示板で情報共有・周知が簡単に！
例えば、出先で領収書の書き方が分からない時、PCをいちいち立ち上げてマニュアルを開くのは不便ですよね。
弊社では、マニュアルを掲示板にアップしておき、出先でもすぐに確認できるように工夫しています。
そのほかにも、会社の決まり事をアップしておけば新人教育にわざわざ時間を取らなくてもよくなります。
「掲示板を見ておくように」と徹底すると管理本部への問い合わせもどんどん減っていきました。
弊社は複数店舗を経営しているので、スタッフは必ずしも同じ店舗に出勤するわけでないため、LINE WORKS導入前は情報や書類を店舗のPCにローカル保存してしまうと不便でした。
PCブラウザからでも各個人のスマホからでも掲示板は使えますので、弊社のように複数店舗で運営している教室は得に便利ですよ。
■従業員のプライバシーを守りつつお客様と良好な関係に！
複数店舗経営ではあるあるかと思いますが、弊社でも実際に会ったことがない人たちとやりとりをするケースも発生します。
そこで、入社した際には従業員写真を撮ってLINE WORKSのプロフィールに設定するようにしています。
あらかじめ顔がわかっていれば、初めて対面するときもお互いに挨拶がしやすいという声もあがりました。プロフィール写真の設定は是非、活用してほしいですね。
弊社では会社用の写真として撮影し、顔の角度やトリミングを揃えたものを設定しているので、しっかりとした会社という印象を与えられますし統一感が出ます。
また、名刺にはQRコードを入れて、取引先やお客様から連絡先交換を求められたら「仕事用のLINEなのでよかったら登録してください」と促しています。
LINE WORKSはLINEとも繋がれるし、外部のLINE WORKSともつながれますので、プライベートとは切り分けつつもLINEのようなやりとりはメールや電話でのやりとりより格段にレスポンスが速くなるため、お客さんとのほどよい距離も縮まり、競合他社に勝つこともできます。スタンプ機能も使えるので生徒とのやりとりも距離が縮めやすいですね。
QRコードは自動生成されており、マイプロフィールから取得できるのでぜひ他の習い事教室を運営されている方に活用していただきたいですね。
外部ユーザーとつながる方法 - LINE WORKSヘルプセンター (worksmobile.com)
■生徒の学びのモチベーションアップに！教室代表アカウントの運用
弊社は習い放題が売りのPCスクールなので、生徒のモチベーションをいかに上げるかというのも重要になってきます。
そこで、各店舗（教室）の受付に教室代表用のLINE WORKSアカウントを作成し、そのアカウントのQRコードをポップに掲示して、生徒に登録してもらうようにしています。
以前は各教室の入口に季節ごとのイベントや休業お知らせなどを掲示していましたがどう工夫しても見逃されてしまうことがありました。
教室代表アカウントはLINE公式アカウントのような要領で、お知らせや告知を代表アカウントから送信しています。
LINE公式アカウントは送信数の制限がありますが、LINE WORKSにはないため採用したんです。
また、LINE WORKSは複数アカウントを瞬時に切り替えてログインできるので、必要に応じて自分のアカウントと教室用代表アカウントを切り替えています。
LINE WORKSは従業員のモチベーションも上げつつ、取引先やお客様との関係性構築にも優れています。
自分がいない場所との情報共有に特に便利なので、多店舗展開している会社には特にお勧めです。
従業員の離職を防ぐためには心地よく仕事をしていただくことが大切ですが、その手段としてLINE WORKSの活用をおすすめします！
——白石さんありがとうございます。
スクールに通う生徒のモチベーションを上げる工夫、そのためにいかに従業員が心地よく働ける環境と関係性を構築できるか、というのは前編の安藤先生のお話にもあった「仲間意識」「目的意識」のお話にも通じますね。
■LINE WORKSの使い心地を確認してみる
職場での利用を検討している方は、おためしアカウント開設サービス【無料】でさわりながら試してみるのがおすすめです。
フォームにご入力いただいた情報をもとにアカウントの設定作業を弊社にて行い、1-5営業日を目安にメールにて完了連絡をお送りいたします。
すぐに使える状態なので、日々の業務の時間を削ることなく、効率的にツールの選定ができます。
※自動課金はされません。
前編は公益社団法人全国学習塾協会 会長 安藤大作 氏の基調講演をお届けしました。こちらも是非ご覧ください！！
https://note.com/lineworks/n/ndf7c11cd96c8