フォルダ管理のベストプラクティス

資料作成時、デスクトップに適当な名前でファイルを作成してしまい、それを適当なフォルダに入れてしまい後々探し出すのが面倒になることありませんか？
社内のファイル管理ルールはあっても部署によっては雑多に管理していてカオスな状況になっていることは少なくありません。会社が創業初期であるならば、まずファイルの管理方法を統一することで、後々の事業運営も効率的になります。今回はフォルダ管理のベストプラクティスをまとめました。

• フォルダ名と階層ルール

フォルダ名は並び替えがしやすいよう先頭に付番をしてフォルダ名を記載する。
最上位のフォルダは以下の役割単位で作成
000_全社共有
100_法務
200_財務・株式
300_経理
400_人事・労務
500_総務
600_事業開発・運用
700_案件管理
800_取締役会
900_株主総会
999_情報システム

なるべくフォルダは3階層におさまるようにする

例：
500_総務>10_事務所賃貸>01_東京オフィス
800_取締役会>01_FY2024>01_2024年7月度取締役会

• ファイルの記名ルール

ファイルの概要を示す資料名にアンダーバーで作成・更新日付を加える
例：顧客_20240328

• ファイル管理ルール

ファイルを随時更新していて他者と共有するような正本ができた段階でファイル名にver.1などを加える※finalや最終版はNG
例：顧客名簿_ver.1_20240404

最新版が古い版を上書きするようなファイルであれば、各フォルダにoldフォルダを作成し1年経過ごとにその中を削除