【生成AI×GAS】部署名・氏名の差し込みメール解説③

オレンジピーチのトシです。
今回も、引き続き、スプレッドシートのリストに従って、本文中の部署名や宛先氏名を変更してメールを送るGASの解説を行います。
（前回解説の記事はこちら）

作成したGASのおさらい

解説を進めているGASがこちらです。
今回はいよいよ"メール本文"の解説を進めていきます。

function sendEmail() {
  // スプレッドシートを開く
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

  // A列2行目から最終行までの氏名を取得
  var nameRange = sheet.getRange("A2:A" + sheet.getLastRow());
  var nameList = nameRange.getValues();

  // B列2行目から最終行までのメールアドレスを取得
  var emailRange = sheet.getRange("B2:B" + sheet.getLastRow());
  var emailList = emailRange.getValues();

  // C列2行目から最終行までの部署名を取得
  var departmentRange = sheet.getRange("C2:C" + sheet.getLastRow());
  var departmentList = departmentRange.getValues();

  // 現在の日付を取得
  var today = new Date();
  var year = today.getFullYear();
  var month = today.getMonth() + 1; // 月は0始まりなので、+1する

  // 件名を設定
  var subject = `月次進捗ファイル（${year}年${month}月度）の更新依頼`;

  // 各メールアドレスにメールを送信
  for (var i = 0; i < emailList.length; i++) {
    var recipient = emailList[i][0];
    var name = nameList[i][0];
    var department = departmentList[i][0];

    // 本文を設定
    var body = "";
    body += "株式会社オレンジピーチ \n";
    body += "\n";
    body += `${department}部 ${name} 様\n`;
    body += "おつかれさまです。\n";
    body += "企画部の橙桃です。\n";
    body += `${year}年${month}月度の月次進捗ファイルの更新をお願いいたします。\n`;
    body += "締切は、**7月25日**となります。それまでに、リンクの月次進捗表を更新して下さい。\n";
    body += "\n";
    body += `${department}部 ${name} 月次進捗ファイル\nURL: ＊＊＊＊＊＊＊＊\n`;
    body += "\n";
    body += "どうぞよろしくお願いします。";

    MailApp.sendEmail({
      to: recipient,
      subject: subject,
      body: body
    });
  }
}

GASの内容解説③

「本文の設定」の部分の解説を行います。

本文の概要

概要としては、変数 body として空の値（""）を設定して、そこに次々と本文に必要な内容を加えていくことで、本文の内容を作り上げています。

// 本文を設定
var body = "";
body += "株式会社オレンジピーチ \n";
body += "\n";
body += `${department}部 ${name} 様\n`;
body += "おつかれさまです。\n";
body += "企画部の橙桃です。\n";
body += `${year}年${month}月度の月次進捗ファイルの更新をお願いいたします。\n`;
body += "締切は、**7月25日**となります。それまでに、リンクの月次進捗表を更新して下さい。\n";
body += "\n";
body += `${department}部 ${name} 月次進捗ファイル\nURL: ＊＊＊＊＊＊＊＊\n`;
body += "\n"; body += "どうぞよろしくお願いします。";

空の変数を宣言する

それでは、１行ずつ説明を行っていきたいと思います。

var body = "";

最初に var body によって、変数bodyを宣言します。
最初は変数の中身は、"" となっているため、何もない空の変数が宣言されています。

末尾にはセミコロン（;）があります。
GASのスクリプトでは、１つの行（命令文）を記載したら文末にセミコロン（;）を記述することが推奨されています。
１つの行が終わったことを示す目印です。このようなGASで命令を処理する最小単位をステートメントと呼びます。
ステートメントの後のセミコロン（;）は、もし忘れていても、GASが自動的に文末を判断してくれる場合がほとんどですが、まれに文末を解釈し間違える場合もありますので、基本的には必ずセミコロン（;）を加えるようにします。
もちろん、生成AIでGASを作成した場合も、ステートメントの区切りとしてセミコロン（;）が記載されます。

変数に内容を追加する

body += "株式会社オレンジピーチ \n";

先ほど設定した変数 body に対して、「+=」を用いて、変数に新たな内容を追加していきます。
この行では、新たに「株式会社オレンジピーチ」という文字列を加えています。
最後に記述している「\n」は、改行を表す記号（エスケープシークエンス）です。
GASのスクリプト内で改行を行っても、出力の際には「改行」とは認識されませんので、このように改行を表す記号（\n）を改行したい箇所に記述します。

改行を追加する

メール本文中で、もう一行改行したいので、”\n”を加えます。

body += "\n";

部署、氏名を引用して追加する

バックテック(`)で囲まれたテンプレート文字列を用いています。

body += `${department}部 ${name} 様\n`;

バックテック(`)で囲まれた間では、「${変数}」の記述を行うことで、文字列内に変数を埋め込むことが出来ます。

この行では、「${department}」と「${name}」の２つの変数の埋め込みが行われています。
for文の1巡目（i=0）の場合は、次の値が代入されます。

• ${department}　⇒　営業

• ${name}　⇒　青森 太郎

他の文字列と合わせると、１行の命令文で次の内容が記述できます。

　営業部 青森 太郎 様〔改行〕

変数 department 、変数 name の設定については詳しく知りたい人は、前回の記事を参考にしてください。

【差し込み【生成AI×GAS】部署名・氏名の差し込みメール解説②】

本文文章の追加

変数 body に 「+=」を用いて、内容が追加されます。

body += "おつかれさまです。\n";

同じように次の行も追加。

body += "企画部の橙桃です。\n";

年・月を引用して追加する

再びバックテック(`)で囲まれたテンプレート文字列の登場です。

body += `${year}年${month}月度の月次進捗ファイルの更新をお願いいたします。\n`;

ここでは、GASの前半で設定した、「${year}」と「${month}」の２つの変数の埋め込みが行われています。
それぞれ、Today関数を用いて、今年の西暦と、今月の月を取り出したものです。

変数 year 、変数 month の設定については詳しく知りたい人は、過去の記事で解説していますので参考にしてください。

更に、本文文章の追加

固定文を更に追加していきます。
締切は、最終的には動的に変化する変数としたいですが、現時点では固定の文書を追加します。

body += "締切は、**7月25日**となります。それまでに、リンクの月次進捗表を更新して下さい。\n";

さらに改行を追加します。

body += "\n";

再び、年・月を引用して追加する。

この箇所も、バックテック(`)で囲まれたテンプレート文字列を用いて、追加します。

body += `${department}部 ${name} 月次進捗ファイル\nURL: ＊＊＊＊＊＊＊＊\n`;

さらに改行を追加します。

body += "\n";

固定の文章を追加して、本文の終了です。

body += "どうぞよろしくお願いします。";

ここまでのまとめ

今回は、"メール本文"の解説を行いました。
GAS初心者の人は、一見すると難しいと思われるスクリプトも、一つずつ読み解いていくと理解が深まると思います。
次回は、メールを送るメソッドの解説を行いたいと思います。

今回は以上です。最後まで読んで頂き、ありがとうございました。
記事の内容が参考になった方は、「スキ」して頂けると励みになります。