【メール】文章書くのが「下手」から、「普通」にステップアップする３つの方法とは？

数ある記事の中から目を止めて頂き、ありがとうございます。
こんにちは！
Liall.（リアル）のディレクション担当、藪内です。
「Liall.ってなに？」という方はこちらから是非サイトを覗いてみてください！

私は、Liall.のディレクション業務を担当していることから、営業先やクライアントと直接ご連絡を取る機会がそこそこあります。
メール、Line、chatworkなどなど…相手によってツールは異なれど、文章でやりとりする機会は多いです。
私のように他者と連絡を取る機会が多い方は、社会人として「相手に失礼にならない」「なるべく趣旨が分かりやすい」文章が書けるスキルというものが必要になります。
ところが、「きちんとした文章を書くのがが苦手」っていう方、結構いらっしゃいます。

家族や友人と連絡をとるケースとは違い、文面が失礼にならないようにする必要があります。
そこばかり意識した結果、まわりくどく趣旨が伝わらないのであれば本末転倒です。
また、話し方や声色でこちらのニュアンスが伝わる電話と違い、情報が文章しかないが故に、こちらの意図したニュアンスとは違う伝わり方をするケースもあります。

今回は社外の方や上席など、普段より畏まったメール等を送る際の、文章の作成スキルを「下手」から「普通」に向上させる３つの方法について解説していきます。

【①誤字脱字等のミスを減らそう】

人間ですから、誤字や脱字といった初歩的なミスを完全に０にするのは難しいかもしれません。
ですが、極力減らそうと努力しなければいつまで経ってもミスは減りません。

誤字脱字系のミスの一番厄介なところは、気にする人と気にしない人の差が大きいという点かもしれません。
ミスが多い人は、少々の誤字脱字をそこまで悪いと思っていない人が多い、というのが私の肌感です。

ちなみに私も、仮に自分のところに誤字脱字のあるメールが届いたからといって大して気にしません。
ところが連発されると気になってきます。
ミスが多い人は、同じ相手に何度も誤字脱字のある文章を送っていると思った方がいいです。
これも私の肌感ではありますが、ミスがない人は本当にミスがないです。
一方で、ミスがある人は、頻発していることが多いです。

一回や二回なら、相手方も気にしないかもしれません。
むしろ「忙しいときに急いで対応してくれたのかな？」と、優しい人なら思ってくれる可能性もあります。
ですが、何度も繰り返す人に対しては、そういった感情はなくなります。

「この人は、メール一つまともに返せない。」
「この人は、自分を軽視しているからミスが連発する。」
「この人は、仕事とか他のことも雑なんやろなぁ。」

だんだんと悪感情が溜まっていきます。
これが営業先へのメールだったら、失注に繋がると思いませんか？

自分が気にしないから、人も気にしないだろうと考えるのはいかがなものかと思います。
むしろ、自分は気にしなくとも「気にする人に合わせて文章を作成できる」ことが必要だと思います。

ではどのようにすれば、誤字脱字系のミスを減らせるでしょうか？
確実なのは、社内のメンバー等にチェックしてもらうことでしょう。
しかし、相手の時間を奪ってしまいますし、何より自分一人で作業をしているフリーランスの方には難しい方法です。
そこで、お勧めしたいのが「電話で話す声量で読み上げること」です。

利点は、目視だけで確認するより、読み上げのために注視することでミスが発見しやすいこと。
声に出すことで、句読点や文章の位置など、リズムの悪いところに気付けること。
「一行が長文すぎる」「改行されず続くため目で文章を追いにくい」といった読みづらい部分に気付きやすいこと。

ただし、発見できない系のミスもあります。
そもそも自分が言葉の意味や、漢字の表記を誤解している場合などです。
私に届いたことのあるメールだと、「会社名も担当者名もちょっとずつ間違ってる」ことがありました。
前任の営業の方から引き継がれたと挨拶に来られた後のメールだったので正直驚きましたが、ミスを指摘するのも初回だったので気が引けました。
そのため、こちらからの返信メールに正しい会社名と担当者名を、メールの文頭と文末に記載して、気付いてもらえるよう配慮しました。
ところが次のメールも、誤った会社名と担当者名で届きました。
この人大丈夫かなぁと心配になっておりましたが、案の定、その後も色々やらかしがあって、結局担当者が再度変わる羽目になりました。

自分も同じミスをしないよう、一件一件、送信前に確認するようにしています。
普段から癖づけるよう、最初のうちは家族や友人に送るメールであっても軽く声を出して読み上げておりました。
ミスが多いと自覚のある人は、一度お試しあれ。

【②同じ言葉を連続で使用しない】

まずは、こちらの例文をご覧ください。

「○○様
お世話になっております。
先日はお時間を頂き、誠にありがとうございました。
お打ち合わせで頂いた資料を基に、いくつか候補を選定しましたので、○○様にご確認頂きたく思います。
ご不明点などがありましたらお気軽にご連絡頂ければと思います。
宜しくお願いします。」

頂きすぎじゃないかと思うのです。
趣旨を変えずに、文面を変えるとすると、以下のようにすれば問題ないかと思います。

「〇〇様
お世話になっております。
先日はお時間を頂き、誠にありがとうございました。
お預かりした資料を基に、いくつか候補を選定しました。
お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
ご不明点などがありましたら、お気軽にご連絡ください。
宜しくお願いします。」

あと、たまに見るのが「思いすぎ」な文面ですかね。
一行で二回以上思うのは、思いすぎかと。
「今回の件、弊社にて対応可能かと思いますので、一度上席に確認しようと思います。」
思うを一行で複数回使うと、結局何も行動が伴わない印象を受けるので、使用はせめて一行につき一回かなと。
「今回の件、弊社にて対応可能かと思いますので、一度上席に確認いたします。」
という文面で十分伝わります。

同じ言葉を連続で使用すると、どうしてもその言葉の主語が自分だったり、相手だったり、第三者だったりして、読み手に伝わりにくくなりますので、辞めましょう。
上記のような文面を送ってくる人は悪い人ではないと思いますが、自分が伝えたいことが優先で、相手に伝わりやすいかという観点からの思考が抜け落ちていると思われます。
落ち着いて見直せば、「ちょっと多いかな？」と思う部分はすぐに見つかると思いますので、言い換えましょう。

【③相手に伝わる言いまわしにする】

「文章を上手に書く＝敬語や難しい言葉を使う」と考えている人がいるかもしれませんが、そんなことはありません。
勿論、正しく敬語を使えたり、語彙力が豊富なほうがスマートだとは思います。
ですが、文章というのは伝達手段であり、どれほど敬語が正しく使えようが、語彙力が豊富だろうが、相手に伝わらなければ意味がないのです。
つまり、相手のレベルに合わせて、使用すべき言葉を選ぶ必要があります。

このように言うと、まるで相手を見下していると受け取る人がいるかもしれませんが、そうではありません。
例えば私はホームページ等のWeb制作の業務を行っております。
この業界は、カタカナ語が多いです。
以前いた行政書士の業界では、それほどカタカナ語というのは多くありませんでしたので、当初は言葉の意味を調べるのに苦労しました。
だから、私はお客様へのメールには業界特有のカタカナ語を極力使用はしません。
普段Web業界ではない世界で働いているお客様に「リードをナーチャリング」とか言って伝わるとは思えないからです。

きちんと相手を考慮し、伝わるように文面を考えれば、多少語彙が貧弱であってもなんとも思われません。
誠意が伝われば、例えば敬語が二重敬語になっていたからといって、不快に思われる方は少ないと思います。

【終わりに】

相手が目の前にいたり、相手と直接話したりする場合と違い、「文章を考える」というのは相手のいないところで、相手を思いやる行為です。
普通の人は、目の前にいる相手に暴言を吐いたり、雑な仕事をしたりすることはないでしょう。
ですが、相手のいない場面では、手を抜いたり愚痴を零したりする人もいると思います。
だからこそ、相手がいない場所でどのように振る舞うかで、「あなたが相手を本音の部分でどのように考えているかが分かる」と思います。
文章作成という行為には、あなたの「相手への本音」が滲み出るのです。

本当に大切な文章を作成するときに、上記の３点を思い出してもらえれば幸いです。

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