進捗報告をスムーズに行う重要なステップ

あなたが洋菓子店のオーナーとして独立してようやく1ヶ月が経ちました。

初日は、呼び込みに広告費も結構使ってテレビの日曜バラエティにも出演できたおかげで、客入りも上々だ。

食べログにも★3.5もついて、評価コメントもついた。
直近はゲリラ雷雨と、コロナ禍で客足は遠のいてしまったが、資金も自分の貯金を資本を繰り入れればなんとかなると思う。

そんな折、資金を融資してくれた銀行の担当への状況報告会が開かれ、あなたは開店からの状況報告を求められた。

融資担当『オープン1ヶ月おめでとうございます。どうですか、調子は？初日は大入りのようでしたが』

オーナー『おかげさまで、なんとか続けられています！まぁ、この調子で来月も頑張っていこうと思います！』

融資担当『そうですか。では、現在の売り上げと損益表をだしていただけますか？』

オーナー『は、はい。今月分は、このような感じです。』

融資担当『うーん、初月に広告費を結構入れられてますが、結局今月の粗利はいかがでしたか？』

オーナー『いやぁ、おはずかしながら、もともと家賃が高いのもあり、先週の大雨と緊急事態宣言が重なってしまい赤字となってしまい、、でもお店の評価自体は高くしてもらってまして！』

とまぁ、初月の状況報告は、なんとか乗り切ったものの次月も赤字が続くようなら銀行としても対応を考えると告げられた。

架空の話なので、リアルに欠ける部分についてはご容赦ください。

ただ、今回の話は、
前回からの続きで相手へプレゼンする意味
2.進捗状況を報告する
について考えていきたい。

上司へプロジェクト進捗状況の報告が甘く、深く詰められてゲンナリしてしまうサラリーマンは結構るのではないだろうか？

一方で、上司としても以下4つのような事を聴きたいはずなのだ。

①計画に対して進捗は予定通りか？
②予定と乖離がある場合、原因を報告する
③原因に対する対応策はあるのか？
④今後の推進における潜在的なリスクはなにか？

①計画に対して進捗は予定通りか？

洋菓子オーナーの例の場合においても、銀行から融資を受ける際、事業計画書を提出しているはずだ。

そこには、平均売り上げの見込み、原価、想定粗利等も含まれているはずで、これらが計画となる。

そして実際オープンしてみて想定していた計画に対して上振れしているのか、下振れしているのかそれらについての状況を報告する必要がある。

ここで重要なのは、定性的報告ではなく、定量的に。ということだ。

売上計画に対して、営業原価、固定費用、販売費用各それぞれの予算に対してどうなっているのかというのを数字で語っていく必要がある。

この数字で使えるのがKPI（Key Performance Indicator)だ。

売上／客数だと客単価と言ったように、複数の因子から導き出される数字の良し悪しで状況の判断を分析していくというものだ。

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