原因•リスク分析の重要ステップ

世の中計画通りにうまくいくことなんて絶対ありえない。
全知全能の神でも世界を作るのに１日余らせてしまっているのだから。

じゃあ計画なんて立てる必要なんてないじゃないか!!!という意見もあるだろう。

だがそれは違う。計画自体よりも計画を立てることこそが、重要なのだ。

計画を立てる重要性については、またおいおい書くとして、物事の流れを進めるためにはあらゆる状態を想定することになる。

そして予測したことは大体起きる！

実際将来を予測する。ということが人間がこれまで原始時代から進化してきた源泉だと思っている。

だからこそ、何かを成し遂げるためには計画と遂行。そして進捗が予定とズレがあった場合、その理由と対策が必要なのだ。

それでは前回の話の続き。

②予定と乖離がある場合、原因を報告する。

予定に対して、実績が上振れしていても、下振れしていても、何かしらの要因・原因は潜んでいる。

洋菓子店の例だと、オープン直後の売り上げは、予定に対して上振れしているが、最終週は雨で客足が遠のき、緊急事態宣言も重なって当初の売り上げ予測には到達しなかったという。また、広告費等の販売費の超過も目立つ。
固定費用である家賃も高いことがあり、粗利が下がっている状態だ。

重要なのは物事を正しく捉え原因を特定し、詳らかに報告することだ。
相手に何かしら忖度をし、重要な事を隠すことは絶対NGだ。

そのようなことをした場合、粉飾という形で失態が露呈した時の影響は、計り知れないものとなる。そしてそれらは大体露呈する。

その場しのぎで体裁をよく見せることよりも、業績が不調でも原因とその対策をしっかりと報告する方が将来的な信頼度は高いだろう。

③原因に対する対策は講じられているか？

とはいえ、原因だけを報告したのでは、聞いてる側からしたら、で？どうすんの？と言われるのが関の山だ。
原因分析と対策は、セットで報告する必要がある。
逆に対策を思いつかないまま報告会に出てみたりなんかした日は、報告を受けている側から論破の嵐を受け、話してる側もタジタジとなって信頼が低下するだけでその会は終わりを迎えるだろう。

落ち込みまくって家に帰るのも苦痛となるだろう。

言うなれば対策がない状態であるなら報告しないほうがマシだ。
虚偽の報告をしろというわけではない。
寝ずに対策を考えて相手を説得する必要がある。ぐらいの対応が必要だということだ。

その対策で考えるべきことが
相手が何を求めているかを捉えることが必要である。

おそらく相手は即効性のある対策を求めているだろうし、その期待効果の予測も知りたいだろう。

何かしらの打ち手を出さなかったとしても筋の通った様子見という対策だってありうる。

要するに聞いてる側のニーズを満たせているかどうかだけなのだ。

④今後の進捗に潜在化しているリスクはないか？

最後に、進捗が概ね予定通りである場合だ。

声高らかに現時点で予定通りに推進している！どや！となりたい気持ちはわかるが、そのような場合でも慎みの心を持ちつつ、

今後発生が想定しうるリスクに対して予防策を淡々と説明できる良いだろう。

その時に役立つのがリスク管理簿だ。

発生が想定しうるリスクに対して発生する確率、影響度合いを提示し、それらの掛け算で対応すべきリスクに対して優先度をつけていく。

これらに対しても高優先度なものにおいても対策を講じるのか、様子見なのかを明確に表しておくと良いだろう。

まとめ

進捗報告は、自身の頑張りを認めてもらう場所ではない。

あくまで、現時点での計画に対する定量的な報告、予定との乖離に対する原因と対策の説明、今後発生しうるリスクに対する予防がとられているか。

これらを意識しながら、進捗報告を行っていくと良いだろう。

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