ビジネス英語：議論をリードする

こんにちは、今週のテーマはビジネス英語でのディスカッションをリードするためのコツです。チームリーダーやマネージャー、あるいはコミュニケーションスキルの向上を目指す人にとって、ディスカッションをリードすることはビジネスコミュニケーションにおいて不可欠な要素です。
それでは最初に議論をリードするために必要な４つのコツをご紹介します。

1. トーンを設定する
   ディスカッションを成功に導くための最初のステップは、トーンを設定することです。つまり、誰もが意見やアイデアを出しやすい雰囲気を作ることです。そのためには、ディスカッションの冒頭で全員に挨拶し、様子を伺い、参加に感謝することです。また、ディスカッションはカジュアルでリラックスした雰囲気にし、人々が気軽に発言できるようにしましょう。ユーモアや軽妙なコメントを使うことも、前向きで魅力的な環境づくりに役立ちます。

2. 会話の流れを管理する
   雰囲気を作ったら、次は会話の流れを管理することが大切です。つまり、全員に発言する機会を与え、議論が軌道に乗るようにすることです。そのためには、自由形式の質問で全員の参加を促すのも一つの方法です。また、出席者が発言した重要なポイントをまとめ、フォローアップの質問をすることで、全員が同じ考えを持っていることを確認します。

3. ディスカッションを軌道に乗せる
   ディスカッションを順調に進めるには、ディスカッションの議題や目的を明確にすることが重要です。そうすることで、話し合いが集中し、生産的なものになります。ディスカッションが軌道から外れそうになったら、目的またはアジェンダを出席者に思い出させることで、本題にそっと戻すことができます。

4. 参加者全員の参加を促す
   最後に、参加者全員の参加を促すことが重要です。これは、全員が評価され、話を聞いてもらえると感じる場を作るということです。静かな出席者にも意見を求め、全員が平等に発言できるようにしましょう。また、参加者同士がアイデアを出し合い、ポジティブなフィードバックをすることで、自信を深めることができます。

以下は、4つのヒントを実践したビジネスミーティングの実例です。

John: Good morning everyone, thank you for coming. How's your day going so far?

Team Member 1: Pretty good, thanks for asking.

John: Great to hear. I want to make sure we have some snacks and drinks before we start, please help yourself. So, today we're going to discuss the progress of the project. Let's start with an open discussion. What do you think about the progress so far?

Team Member 2: I think we're on track, but we need to pay more attention to detail.

John: That's a great point. Can you give an example of what you mean by "detail"?

Team Member 2: Sure, I think we need to be more thorough with our testing process.

John: Good point. Does anyone else have any thoughts on that?

Team Member 3: I agree with Team Member 2. We should also consider adding more testing phases in our timeline.

John: That's a great suggestion, Team Member 3. Let's add that to our action items. Okay, moving on to the next item on the agenda...

Team Member 4: Sorry to interrupt, but I have a suggestion that's not directly related to the current project.

John: That's okay, go ahead.

Team Member 4: I was thinking that we could improve our team collaboration by having more team-building activities.

John: That's an interesting idea, Team Member 4. How do you suggest we incorporate that into the current project?

Team Member 4: Maybe we could schedule a team-building event during the testing phase?

John: That's a great suggestion. Let's add that to our action items for the next meeting. Thanks for sharing your idea, Team Member 4.

Team Member 5: Sorry to interrupt, but I haven't had a chance to speak yet.

John: No problem at all, Team Member 5. I'd love to hear your thoughts on this.

Team Member 5: I think we should consider outsourcing some of the testing work to speed up the process.

John: That's an interesting suggestion, Team Member 5. Let's discuss that further in our next meeting.

At the end of the meeting, John summarizes the key takeaways and thanks everyone for their participation.

John: Okay, great meeting everyone. To summarize, our action items are to add more testing phases in our timeline, schedule a team-building event during the testing phase, and discuss outsourcing some of the testing work in our next meeting. Thanks again for your participation, and have a great day!

John：皆さん、おはようございます、ご来場いただきありがとうございます。今日はここまでどうですか？

チームメンバー1：かなり良いですね、お聞きいただきありがとうございます。

John: 嬉しいです。始める前にスナックと飲み物を用意しておきたいと思いますので、どうぞお好きなものをどうぞ。さて、今日はプロジェクトの進捗状況について話し合います。まずはオープンディスカッションから始めましょう。これまでの進捗状況についてどう思われますか？

チームメンバー2：順調に進んでいると思いますが、もっと細部にまで気を配る必要がありますね。

John：それはいい指摘ですね。細部」というのはどういう意味か、例を挙げてもらえますか？

チームメンバー2：確かに、私たちはテストプロセスをもっと徹底する必要があると思います。

John：いい指摘ですね。他に何かお考えの方はいらっしゃいますか？

チームメンバー3：チームメンバー2の意見に賛成です。また、タイムラインにテストフェーズを追加することも検討すべきです。

John: それは素晴らしい提案です、チームメンバー3。アクションアイテムに追加しましょう。では、次の議題に移りましょう。

チームメンバー4: 邪魔して申し訳ありませんが、現在のプロジェクトとは直接関係のない提案があります。

John：大丈夫です、どうぞ。

チームメンバー4：チームビルディングのアクティビティを増やすことで、チームのコラボレーションを向上させることができるのではないかと考えているのですが。

John：それは面白いアイデアですね、チームメンバー4さん。それを今のプロジェクトにどう取り入れるのがいいでしょうか。

チームメンバー4：テスト段階で、チームビルディングのイベントを予定するのはどうでしょう？

John：それはいい提案ですね。次回のミーティングのアクションアイテムに加えましょう。チームメンバー4、アイデアの共有ありがとうございました。

チームメンバー5：お邪魔してすみません、まだ発言する機会がありませんでした。

John：構いませんよ、チームメンバー5さん。ぜひ、ご意見をお聞かせください。

チームメンバー5：プロセスをスピードアップするために、テスト作業の一部をアウトソーシングすることを検討すべきだと思います。

John：それは面白い提案ですね、チームメンバー5さん。次回の会議でさらに議論しましょう。

ミーティングの最後に、Johnは重要なポイントをまとめ、参加者に感謝の意を表します。

John：さて、皆さん、素晴らしいミーティングでした。まとめると、私たちのアクションアイテムは、タイムラインにテストフェーズを追加すること、テストフェーズ中にチームビルディングのイベントを予定すること、そして次回のミーティングでテスト業務の一部をアウトソーシングすることについて話し合うことです。ご参加いただいた皆様、ありがとうございました。

こうして先ほどの四つのヒントに従うことで、ジョンは、参加者全員にとって生産的な会議を成功させることができました。

結論として、トーンセット、会話の流れ、ディスカッションの進行、そして参加者全員の参加を促すことで、ビジネス英語でのディスカッションを成功に導くことができるのです。ご覧いただきありがとうございました。

今週も一緒に英語勉強ありがとうございました！このテーマの英語例文をもっとみたい方は、有料記事もしくは有料メルマガの購読をご検討ください。それではまた来週！

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