人材紹介業における業務管理の必要性～業務効率向上に向けて～
人材紹介業で仕事をする上で、「一つの作業だけを行う」というケースは少なく、複数の仕事を並行して進めていくことがほとんどです。
効率的に業務をこなしていくためには、業務の優先度を可視化し、管理する必要があります。
今回は、業務における抜け漏れや遅れ、それによるトラブルを防ぐための業務管理のポイントをご紹介します。
1.業務管理を行うことによって得られるメリット
やるべき業務をリストアップすることで、何が重要で何が緊急かを思考することができます。どの業務に優先度を置くべきかを明確にし、優先順位を付けることで、重要なことに集中し、時間を無駄にすることなく作業を進めることができます。
また、業務を整理して、スケジュールを組むことで、作業の見通しが立ち、
期限を逃したり、急なタスクに対応する必要がなくなるため、心の余裕が生まれます。
時間を効果的に管理することで、仕事とプライベートの両方に充実した時間を割り当てることもできるでしょう。
複数の企業・求職者とやり取りを行う人材紹介業では、商品の納品やプレゼンが発生するような仕事と異なり、明確な納期がないため、いつまでに・何をすべきかの管理が煩雑になりがちです。
しかし、予定していた業務処理がどんどん後ろ倒しになると、その分、面接設定なども後ろ倒しになり、求職者の成約（＝売上計上）も遅れるため、自分自身の目標から逆算をして、主体的に業務の管理を行っていく必要があります。
2.業務管理の手順
① 業務を書き出し、全てのやるべきことをリストアップします。
②業務を重要度や緊急度に基づいて優先順位付けします。重要かつ緊急なものから着手しましょう。
② 業務を行うスケジュールを計画します。特に期限のある業務や時間を要する仕事は、スケジュール上で確保しましょう。
➂業務に取り組むための時間を確保し、遂行します。
④業務の進捗を定期的にチェックし、完了した業務をチェックリストから削除します。
なお、予期せぬ出来事や優先度の変更がある場合に備えて、スケジュールの計画・実行には柔軟性を持って対応します。
新しい業務が発生したり、計画が変更された場合には、迅速に対応し、スケジュールを調整します。
3.業務管理をサポートするツール
業務管理をサポートするツールは様々なものがありますが、自社の事業や規模に合った、適切なツールを選択することが重要です。
以下では、業務管理に使用される一般的なツールをご紹介します。
・業務管理アプリ
Todoist、Wunderlist、Any.doなどのタスク管理アプリは、
業務のリスト化、優先順位付け、スケジュール化、業務の進捗追跡などの機能を提供しています。
これらのアプリは、個人やチームでのタスク管理に便利です。
・プロジェクト管理ツール
Trello、Asana、Jiraなどのプロジェクト管理ツールは、複数の業務やプロジェクトの管理、タスクの割り当て、進捗の追跡、チームコラボレーションなどをサポートします。
大規模なプロジェクトやチームでの作業に適しています。
・カレンダーアプリ
Googleカレンダー、Microsoft Outlook、Appleカレンダーなどのカレンダーアプリは、タスクのスケジュール化や期限の管理に役立ちます。
重要なイベントやミーティングを追跡し、スケジュールを管理するのに便利です。
・メモアプリ
Evernote、OneNote、Appleのメモなどのメモアプリは、アイデアやメモの記録、重要な情報の保存、ドキュメントの共有などに使用されます。
タスクの詳細や関連情報を保存し、整理するのに役立ちます。
・コミュニケーションツール
Slack、Microsoft Teams、Discordなどのチームコラボレーションツールは、チーム内でのコミュニケーションやファイル共有などをサポートします。
プロジェクト管理やタスク管理と組み合わせて使用されることが多いです。これらのツールは、個人のニーズや作業環境に応じて選択されるべきです。また、ツールの使い方をマスターし、効果的に活用することが重要です。
4.人材紹介業務の管理をラクにする『LaS』
リクサス株式会社では、人材紹介事業向けの管理システム『LaS』 を提供しております。
LaSでは、人材紹介事業で発生する様々なタスクを一元管理するだけでなく、社内・チーム内のタスクの共有も可能です。
▼人材紹介事業で発生するタスクを一元管理
・どの求職者/企業に、いつまでに誰が何のアクションをしなければならないのか
・どの求職者が、どの企業の何次面接に進む予定なのか
・その他、求人作成・職務経歴書の添削などの細々としたタスクをいつ行うのか
上記のようなタスクをLaS上で管理することによって、その日にやらなければならない業務を明確化することが可能になります。
▼他のメンバーにタスクを割り振る
・求職者への求人ピックアップを、いつまでに行ってほしい
・企業からのFBをいつまでに回収してほしい
など、自分以外の担当者に期日を設けてタスクを設定することが可能です。また、依頼したタスクの状況も確認ができるため、状況に応じてプッシュを行うなどのアクションもできるようになります。
▼カレンダーツール・コミュニケーションツールとの連携
GoogleカレンダーやSlack、Chatworkなどといったツールとの連携が可能なため、
・求職者の面接がいつ実施される予定か
・企業・求職者に対していつまでにどんなタスクを設定されたか
など、使用中のツールと合わせて管理をしていくことができます。
また、上記連携を行うことによって、社内全体で各求職者・案件の進捗状況が把握できるようになり、管理者側からの状況把握も容易になります。
その他、事業課題に応じた業務効率化のためのソリューションがございますため、少しでも気になることがございましたら、まずはお気軽にご連絡をください。