【共同編集】フォルダ構成

プロジェクトで共同編集するためのファイルシステムが決まったら、フォルダ構成を決めよう。
情報を分類し、効率よく共同作業するには、適切なフォルダ分けが必要だ。

探す時間

プロジェクトに限らず、どんな仕事でもそうだが、タスクをこなすには、情報へのアクセスが欠かせない。
タスクには、インプット情報があり、作業者によって成果物に反映される。

そのインプット情報に辿り着くまで、探して探して探して探して、ファイルの在りかを探して回ることほど無駄な事はない。
欲しい情報こそ見つからない。
ファイルを探索する時間は、人生の無駄以外の何物でもない。

素材のファイルを探す、案件の仕様書を探す、要件定義書を探す、前回の会議メモを探す、クライアントからの受領資料を探す。
プロジェクトでは、目的のファイルに辿り着くまでの時間が、生産性に大きく影響する。

ナンバリング

プロジェクトのトップフォルダに、適切なサブフォルダを作成しよう。

プロジェクトの性質によって、必要なフォルダは変わってくる。
プロジェクトごとに使いやすい、そして探しやすいフォルダを作成する。

その際、フォルダ名の先頭に数字を付けるとよい。
名称の昇順で表示すると、順番どおりに並べることができる。
そして、番号が振ってあると、公式に作成されたフォルダである、ということが伝わる。

例として、プロジェクトの調達仕様書や、プロジェクト計画書は若い番号のフォルダに置く。
その次には、定期的に開催されるミーティングフォルダや、受領資料、送付資料用のフォルダを置く。
中間には、そのプロジェクトの成果物であるドキュメントを置く。
設計書やコンフィグレーション等だ。
後半には、個人用のワークフォルダや、その他のフォルダを作成する。

PM主導方式

サブフォルダをメンバー各自が自由に作り始めると、フォルダが乱立し、全体の木構造が崩壊しがちである。
よくよく気が合ったメンバーなら話は別だが、統一したルールを保ちたいなら、PMがフォルダ構成を統括したほうがよい。

プロジェクトの性質、そして目的の成果物を作り上げるプロセスに合わせてフォルダ構成をデザインするのもPMの役割の1つだと考えよう。

プロジェクトのキックオフ時にフォルダ構成を決定し、メンバーに情報の分類・取り扱いを説明しよう。
プロジェクト期間の途中でフォルダを増やしたくなることはよくあるが、その場合でもPMがフォルダを追加作成するようにルール決めしたほうがうまくいくことが多いと思う。

整理されたフォルダは、作業効率を向上させる。
プロジェクト内の仕事がやりやすくなり、結果として成果物の品質向上にもつながる。

ファイルを探し回る時間を最小にして、思考することに時間を使おう。

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