プロジェクトを回す上で意識している1対1の会議と関係者全体が集まる会議の使い分け

プロジェクト回す上で利害関係がこじれてなかなか前に進まないということはしばしばあると思います。その際に、1対1の会議と全体が集まる会議をうまく使い分けることで、その問題を緩和できることを気づきました。

この記事では、そのような会議の使い分けのコツについてシェアします。

1対1の会議の使いかた

プロジェクトに関連するステークホルダーがたくさんいてある問題を解決したい時に、「まずこの部署の方だけと会議しよう！」というのが「1対1の会議」とします。

この場合、メリットとして3点あります。

1点目は本音を引き出せる点です。他の関係者を気にせず言えるので、バイアスや大きな意見に惑わされずに聞くことができます。

2点目としては、特別感を出せるという点です。「問題を解決するために事前に〇〇の部署の皆さんに頭出しとしてお話しさせていただきました。」と言われて悪い気分をする人はいないと思います。
もちろんはったりではないのですが、関係者を意識してプロジェクトを回している以上、それがしっかり相手に伝わるコミュニケーションの方が良いでしょう。（いきなり大きなことを言うよりは受け入れやすいという意味でも大事だと考えています。）

3点目としては、議論を必要最低限にできると言う点です。いろんなステークホルダーがいる中で話を出すと、様々な部署の観点からのフィードバックが飛んできて話が広がりがちです。
1対1だと問題を必要最小限の複雑度合いで議論できます。

関係者全体が集まる会議の使い方

プロジェクトに関わる関係者全員（全部署など）が集まる会議、定例みたいな感じを想定してます。

当然この会議にもメリットがあって、1対1の会議のメリットの裏返しですが、広く関係者全員の意見を収集して、相互の議論を期待できます。

ただ、1人1人の意見があまり聞けない点、声の大きな意見に流されてしまう点、議論が発散しがちな点を考えると、この会議で全てやろうとすると難しいと感じます。（圧倒的なファシリ力があれば別だと思いますが。。。）

まとめ

これら踏まえて個人的にいいと思う流れは、以下です。

1. 個々の関係者にまず頭出しして、懸念や追加対応を洗い出して、7割くらいの好感触or承認をもらる

2. 上がった懸念や追加対応をするかしないかジャッジして対応

3. 全体の会議に持っていって、相互の部署や関係者による懸念がないか、確認しつつそのまま進める

いきなり全体の会議に詰められてない案を持っていくよりも会議の数は増えるかもしれませんが、全体の期間は短くなり、関係者の納得感は高いような印象です。

このように異なる目的で会議を使い分けると、プロジェクトを上手く進められます。よかったら参考にしてください。