「お客さま宛文書」作成の３つのポイント【その①】

はじめに

　お客様への情報発信は、多種多様な手段を用いて、大量かつ頻繁に行われるようになりました。特にSNSをはじめとするインターネットの活用は不可欠です。
　しかし、起業にあたり注目を集めたいという気持ちから、表現が過激になったり、人権やプライバシーを侵害する可能性のある内容が含まれてしまうことがあります。
お客様へのあらゆる情報発信には、起業された貴方自身が責任を負うことを忘れてはいけません。

　この文章が、お客様との健全なコミュニケーションを築く上での一助となれば幸いです。

この記事での「お客さま宛文書」の定義

　「お客さま宛文書」とは、
貴方または貴方の起業した会社が、法人のお客様を含む全てのお客様に向けて作成する、あらゆる種類の文書を指します。

「お客さま宛文書」作成の３つのポイント

１．お客さま（読む人）の立場にたった文書の作成
２．法令等を遵守した文書の作成
３．人権尊重の視点に立った文書の作成

１．お客さま（読む人）の立場に立った文書の作成　【1/3】

【作成のポイント】

①わかりやすい表現になっているか

・難しい言葉は避け、日常的に使われる言葉を使いましょう。

原文：「当社の製品は、高い汎用性と拡張性を有しております。」

修正後：「当社の製品は、さまざまな場面で使えるうえに、機能を自由に増やすことができます。」

　・ 専門用語を使う場合は、必ず説明を加えましょう。

原文：「本製品は、AIによる自然言語処理技術を搭載しています。」

修正後：「本製品は、人工知能を使って、人の言葉を理解し、処理する技術を搭載しています。」

　・ カタカナ語は、日本語に置き換えられるものは置き換えましょう。

原文：「このプロジェクトは、非常にハイリスク・ハイリターンな側面を持っています。」

修正後：「このプロジェクトは、大きな成功を収める可能性と同時に、大きな失敗をするリスクも抱えています。」

　・ あいまいな表現は避け、具体的に伝えましょう。

原文：「本サービスは、お客様のニーズに最適化されています。」

修正後：「本サービスは、お客様の課題を解決し、目標達成をサポートします。」

・お客さま（読む人）を意識し、誤解のないように伝えましょう。

原文：「本製品は、非常にパワフルです。」

修正後：「本製品は、従来品に比べて、処理速度が5倍向上しています。」