英文事務の業務について。好きな英語で働く。
今回は、1英文事務の業務例として、
僕が担当している業務について、お話しいたします。
英語実務職の一つである英文事務への転職、
就職を検討している人の参考になれば幸いです。
僕の勤務先は、自社製品を持つ商社で、
主に、自社の製品を国内に販売するとともに、
海外に代理店を持ち、そちらに、輸出も行っています。
また、代理店の製品を日本で売る窓口、
つまり、うちも、代理店の役目も持っており、
輸入も行います。
また、仲介輸入もおこなっており、
日本の顧客からの要望に応え、製品や、
サービスを提供します。
これらのやりとりに、英語対応、
英語での処理が必須となり、
英語理解者が必要になります。
僕が海外担当専門、英文事務として、雇用され、
配属されたのは、そのポジションです。
人員は、一名。
僕の職場では、海外担当一人が、
会社の全ての海外取引、英語対応、
処理を、おこなっているということになるのです。
（部署の人員、処理する仕事の範囲は、
会社、商社ごと、その規模に
よって変わってくるとは思います。）
英文事務の業務内容
英文事務として、皆さんが採用された場合、
雇用先の提供する製品、サービス、仕事の内容、
または、会社が、英文事務として、
被雇用者に求める英語熟練度、期待値により、
業務内容は、千差万別になるでしょう。
今回、例に挙げるのは、僕が英文事務として、
任されている業務です。
あくまでも、参考例ということで、お願いいたします。
ある英文事務の業務実例
メール処理、文書、書類作成、社内文書、
海外からの文書の翻訳等、担当するやり取りは、
基本、英語です。
①英文メール応対、返信。
メールをチェックし、海外顧客からの注文や、
見積もり、あるいは、こちらの製品の用意状況の
問い合わせなどに関し、英語で返信します。
②各種英文書類作成
注文書、見積書、パッキングリスト、請求書、
インボイス等の英文書作成。
書式は、すでにある場合が多く、フォーマットに
製品名や、価格、さらに英文を打ち込み、作成します。
安全保障、品質保証書などを翻訳し、
英文書に転換します。
③国内書類作成
通関手続き書類
（代行業者から渡される書類の確認、作成等）
原産地証明書の手配、申請、判定以来等。
（これらは、日本語の書類もあります）
製品、サービスに関しての安全や保証書の取得。
④翻訳
社内、各部署から依頼されたものを翻訳。
内容は業務全般、多岐にわたります。
翻訳したものを海外の顧客、取引相手に通知します。
⑤輸出入全般を担当
社内からの海外問い合わせ、
国内向けの製品の輸入を代行します。
それらは、数日で終わるものではなく、時に、
半年近くかかる仕事となります。
英語力だけでなく、調整力、
物事の管理力が求められられます。
⑥輸出売上金、輸入代金の把握と確認。
被仕向地送金（輸出売上金）と、
海外送金（輸入代金）の把握、確認を行ないます。
⑦海外からの問い合わせ、電話の英語対応。
しかし、電話での英語対応はほとんどありません。
その場合でも、メールアドレスを伝え、
メールでのやり取りに移動します。
英文メールでやりとりした方が、
意思疎通が簡単で、記録にも残ります。
また、書類や、図面、製品カタログなど
を送ることができ、便利だからです。
⑧海外の見込み客に自社製品、
サービスの営業を行う。
⑨一般事務業務、雑務。
近場の顧客への製品配達、
各部署から依頼される用事、片付け等。
別に、これらは、英文事務に関わらず、
どんな部署の人も、互いに協力して、
処理することです。
、、となります。
昼休み1時間を挟んで、①〜⑨を処理します。
①〜⑥が業務の６割になります。
⑦〜⑨が残り④割の比率です。
どれを優先するかは、その時の状況で、
自身で判断します。
気をつけること
してはいけないミスに関しては、英語的なことより、
書類の数字を間違えないことが大切です。
輸入等で、海外に、違った個数を発注してしまうと、
ものすごい数、金額が動き、
必要のない在庫を抱えることになり、
会社に不利益を与え、
取り返しのつかないことになります。
何重にも、何重にも、重ねて、
書類の数字はチェックします。
あとは、イージーミスしないことです。
つまり、メール誤送です。
送る書類、やりとりは、
個別に異なる情報が含まれます。
誤った送信をしてしまうと、
大変なことになるからです。
なので、送信を押す前に、しつこいくらい、
何回も、添付ファイル、送信先を確認します。
英語のミスより、これらの注意が必要です。
基本的なことばかりです。
英文事務として、働けるのは、
会社がサービス、製品を提供し、
それが需要があるからです。
任されている英語対応、処理だけでなく、
会社のどの業務に対しても同じ思いで取り組み、
働く際には、協調、素直であることを
大切にし、働いていきたいと思っています。
以上が僕の英文事務として
担当している業務、注意していること、
大切に思うことです。
英文事務を目指す方の参考になれば幸いです。
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