【知らないと損！】カジュアル面談前の辞退/不合格を防ぐ15のテクニック
「スカウトに返信はあったものの、候補者とカジュアル面談の日程調整ができない…」
採用に関わっている方で、上記のような悩みを持ったことはありませんか？
今回は、カジュアル面談実施前の辞退や音信不通、不合格の発生率を改善するための施策をいくつかご紹介していきます。
1. カジュアル面談実施前の辞退を防ぐコツ
まず、カジュアル面談実施前に辞退を引き起こす課題4つとそれらの対策をご紹介します。
課題①：カジュアル面談の日程調整スピードが遅い
対策
候補者からカジュアル面談の希望が届いたら24時間以内に対応するようにルールを決める。1日に何回か媒体にアクセスし、候補者からの連絡を確認、返信する時間を設ける。
採用管理システムをSlackやChatworkと連携させることにより、候補者から応募があったら通知が届くように設定しておくのもオススメです。
日程調整のやりとりを複数回発生させないために、日程調整ツール（Spir、Youcanbook、TimeRexなど）を導入し、日程調整URLを候補者に送付する。
面談担当者の予定に空きがないことも想定されるので「面談担当者のスケジュールに空きがあるのか？」を確認しましょう。
課題②：候補者が企業、面談担当者のことをよく理解できていない
対策
面談の日程調整メールに資料（会社紹介、採用ピッチ資料、募集職種の紹介ページ、面談担当者のプロフィールなど）を添付する。
候補者と似た経歴の社員を面談担当者にアサインし、面談担当者のプロフィールを候補者に送付する。
課題③：日程調整メールを送ったが、候補者が日程調整をしてくれない
対策：
候補者に面談希望日時を複数提示してもらうのではなく、日程調整ツールを利用して日程調整のハードルを下げる。
電話やSMSで日程調整してもらうように連絡する。
ただ日程調整メールを送るだけでなく、候補者のプロフィールを見て「どこを評価しているか」を伝え、カジュアル面談への参加意向を高める。
終業時間以降や土日祝の面談実施も可能な場合は、その旨を日程調整メールに記載する。
課題④：面談日程を調整できたが、候補者が面談に不参加
対策
面談日程の「確定」連絡を送っていなければ、日程確定連絡を送る。 ※企業から「カジュアル面談の日程確定連絡」がないと、候補者は不安になります。日程確定連絡を送っていない場合は、送るようにしましょう）
日程調整ツールの前日リマインドメール自動送付機能を利用し、面談前日にリマインドメールを送付する。
対応する候補者数が多い場合、候補者一人ひとりに面談前日のリマインドメールを送付するのは手間と時間がかかるので、日程調整ツールの前日のリマインドメール自動送付機能を利用するのがオススメです。
2. カジュアル面談実施前の不合格を防ぐコツ
次に、カジュアル面談実施前に面談担当者に「この候補者は不合格」「採用要件を満たしていないので、面談をする必要がありますか？」と判断されてしまうことを引き起こす課題3つと、それらの対策をご紹介します。
課題①：スカウト送信要件を満たしていない候補者にスカウトを送信している
対策
社内でスカウト送信要件のすり合わせを行う。
スカウト送信OKな要件だけではなく「スカウト送信NGな要件」もすり合わせるのがポイントです。
💡すり合わせるスカウト送信要件の例
・年齢：◯◯歳 〜 ◯◯歳まで
・経験：◯◯の経験◯年以上
・経験社数：◯社未満
・離職期間：◯ヶ月以内
・マネジメント経験の有無
・マネジメント対象人数：◯人以上
課題②：面談担当者が候補者の人物面以外の側面で不合格だと判断してしまう
例）媒体に登録しているプロフィール情報が少ないから不合格と判断してしまう
対策
面談担当者に「面談ではあくまでも候補者の人物面を見てもらう」ように伝え、面談実施のスタンスを変更してもらう。
課題③：候補者と面談担当者のカジュアル面談実施の趣旨や意図に認識のズレがある
対策
カジュアル面談実施前に候補者と面談担当者の双方にカジュアル面談実施の趣旨や意図を伝え、認識のズレを生じさせないようにする。
※面談担当者が「カジュアル面談 = 面接」と捉えている場合は「カジュアル面談は面接とは異なり、合否判定の要素を含んでいない」と伝え、カジュアル面談の位置づけを正しく理解してもらうのが大切です。
3. おわりに
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