【知識おすそわけ！】ゼロから学んだ「タスク管理」の考え方
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４月中旬からビジネス講座を運営するベンチャー企業㈱Wonder Zero(ワンダー・ゼロ)のお手伝いをしています！しかし、これまで教育業界のみで生きてきたため「一般的なビジネススキルの知識」はまるで無し…。
そこで、勉強した知識を皆さんにおすそわけ！
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☆この記事は、私がお手伝いしている企業の社長さんが出したYouTube動画を参照して身に付いたことや考えたことをまとめました
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☆参考にした動画
→タスク管理は「思考整理」をすれば120％うまくいく【ビジネス講師】
→【自分を管理する】タスク管理で本当に管理すべきものとは？【ビジネス講師】
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「タスク管理」って、言葉からぼんやりしたイメージはできるけど、実際どうすればうまくいくんだろう？
仕事の優先順位を上手くつけられず「タスク管理をしっかり！」なんて注意されたサラリーマンの方も、もしかしたらいらっしゃるんじゃないでしょうか？
または、上司がそれっぽく「タスク管理を…」なんて言い出したけど、実際に行動にどう移すかは指示されず、結局何も変わらなかったり…。
そこで、今回は「タスク管理」についての動画を視聴し、考えたことをまとめてみます。
※今回の記事では、チームとしてのタスク管理ではなく、個人のタスク管理について書きます
◆ タスク管理とは？
まず、タスク管理とは何かを確認します。
これは引用させていただきましょう。
タスク管理とは、一言で言うと「仕事の投入と進捗の管理」です。
タスク管理は、主に個人の仕事を管理するものと、チームの仕事を共有し管理するものがあります。
https://www.consultsourcing.jp/4828 より引用
上記サイトによれば、タスク管理とは「仕事の投入と進捗の管理」のことであり、スケジュール管理と進捗管理を行いながら、全体を俯瞰して見える化して優先順位を付けながら仕事をしていく、というところでしょうか。
◆ マルチタスクが苦手な人が上手く進めるには？
タスク管理を行う目的は、仕事が「マルチタスク」つまり、複数業務が並行して進むことがほとんどだからでしょう。
私が学習塾の教室長だった時のことを例にとると…
営業電話もかけなければいけない、面談の資料を作らなくてはいけない、授業に使う小テストを準備しなければいけない、アルバイトの研修資料を作らなければいけない、営業数値を報告しなければいけない、ホームページを更新しなければいけない…などなどいっぱい！っていうことですよね。
そうなると「タスク管理」をして優先順位を整えることが必要です。
●●時までにこれをやって、次にこれをやって…これは最後でいいや！
みたいな感じですね。
ただ、仕事をしていると、この優先順位付けが苦手な人をよく見ます。
一つのことに集中するとできるのに、いくつも任せるとパンクしてどれも中途半端になってしまう人とか…。
ここで重要になるのが、タスク管理においてはまず何を管理するのか？ということです。
☆コチラの動画を参考に考えます！
→【自分を管理する】タスク管理で本当に管理すべきものとは？【ビジネス講師】
結論から言ってしまえば「自分を管理することが重要」です。
「タスク」を「管理」しようとすると、対象物、つまりは各仕事内容に目が行きがちです。
そうなると「これは急がなきゃ！これも重要だし…これも●●さんに頼まれたしｱﾜｱﾜﾜ…」となる人もいるかもしれません。
しかし、一旦「自分」に目を向けて、
自分の状態（体調等）・難易度・やりたいかどうか？
これらを考えると、今の状態でやるべき仕事なのかどうかがおのずと見えてきます。
「タスク」を管理するのに、一旦タスクから目を離して「自分」と向き合うという考え方は非常に面白いし、マルチタスクが苦手な人ほど、優先順位付けのために実践すべきテクニックだと感じます！
◆ タスク管理と思考整理の関係
同時に物事を考えるということは難しいことです。
しかし、目の前に複数のタスクがあると、自然に頭の中に置いてしまうもの。
一つのことに集中しなければいけないのに、頭の中でごちゃまぜにしていることがあるのではないでしょうか？
☆こちらの動画を参考に考えます！
→タスク管理は「思考整理」をすれば120％うまくいく【ビジネス講師】
そこで有効なのが「思考整理」です。
タスクに取り組む前に「思考整理」を行い、今は必要のない情報やタスクを一旦取り除く。それによって、今取り組むべきタスクの情報を効率よく取り込んでいくということですね。
「思考整理」はスケジュール管理と関連が深いですね。
まずはこれ、次にこれ、最後にこれ、とスケジュール管理を行うことで、同時に思考も整理していって、一つの取り組むべきタスクに集中して早く終わらせる。
こういったことは意識して行動しないとこんがらがってきますので、苦手と感じている人は、毎日仕事始めに「思考整理」するクセ付けができれば「タスク管理」にも自然とつながってきそうですね！
◆ おわりに
私は、マルチタスクで仕事をすることが比較的得意です。
おそらく「テレビを見ながら音楽を聴きながらゲームをする」という奇行を中高６年間続けていたので、身に付いたのではないかと思われます！
また、学習塾の教室長として勤務していましたので、授業をする・スタッフの様子を見る・生徒の状況を見る・事務処理もする・保護者との面談もする…など、色々な業務を並行して進めなければいけない状況だったことも原因でしょうか。
しかし、働いていると「優先順位付け」が苦手な部下には複数出会ってきました。
とくに大学生のアルバイトは、自分で考えてスケジュールを組むということが苦手な子が多かったように感じます。
今回「タスク管理」を考えてみて、自分が部下に適切に指導できていたのか疑問を持つきっかけとなりました。
自分は管理できる！という場合でも、知見を深めることで、部下の気持ちを理解したり、適切な指導につなげることでチームの成果をアップすることもできます。
上の立場になっていくほど、広く学習を続けなければならないことを改めて認識しました。
今後も様々なスキルの勉強に挑戦して、皆様に共有していきますので、みんなで頑張りましょう！
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(お試しで出している無料のYouTube動画へのリンクです)
デザイン思考３つのプロセスとは？スタンフォード大学 d.schoolの5ステップを日常で使う方法【デザイン思考テスト】
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