会議研修 受講してみた

築地のデジタル系制作会社ニューロマジックの鈴木です。
ニューロマジックでは生産性向上施策としてOKRの手法を取り入れています。その中の一つである業務効率化の施策で、会議改善に取り組んでおります。会議は大人数が参加するので、コスト削減効率が高いテーマです。
会議を改善するにあたり、まず社内アンケートを実施しました。

「社内会議で困ったことはありますか？」の問いに対して、
「よく困る（13.7％）」「たまに困る（68.6％）」と、
ネガティブな回答が合わせて82.3％にも上りました。

一方、
「社内で行われる会議への満足度を教えてください。」の問いに対しては、「やや不満（21.6％）」「大変不満（5.9％）」は合わせて27.5％と少なめ。
「どちらでもない（56.9％）」が大勢を占めました。

困ることは多いのに不満はそんなに無い…「どちらでもない」が多い理由として、以下の仮設を立てました。

［仮設］
ベンチマークになるような、「理想的な会議」を知らないのではないか？

この仮設を元に、株式会社Dialogic Consultingの吉田さんに「理想的な会議とは何か？」というテーマで会議研修を行っていただくことになりまして、3時間×2日間、しっかりとレクチャーして頂きました。

［1日め］

まず、1日めの研修では、大きく3つのテーマについてレクチャーしていただきました。

・効果的な会議に必要な5つの秘密の鍵（ポイント）
・効果的な会議とは？
・ワーク：会議に新たな取り組みを導入するには？

まずはウォーミングアップとして、今現在会議に抱えている悩みを各自発表し合いました。発表し合うことで、メンバーそれぞれの立場でそれぞれの悩みを抱えていることを知れました。会議の内容について話すことはあっても、会議自体について話したことって今まで無かったので、そもそも会議に関するコミュニケーションが不足しているということに気づけたのは非常に嬉しかったです。
ちなみに、私の悩みは「準備を十分にしようとするあまり会議の開催自体がタイムリーにできないことがある」です。準備とスピード感のバランスのとり方に苦労しています。

悩みを共有した後は、座学で会議の技術について教えて頂きました。私が一番印象に残ったのは「5つの秘密の鍵」で、その中でも特にインパクトがあったのはこの3つです。

・「丁寧に準備をする」
・「チームによる会議の改善活動：振り返りを行う」
◎「話し合いに影響を与える見えづらいことに着目する」

このうち上の2つは初めて聞くわけではありませんし、納得感もあるし、やるべきだと思うのですが、自分の過去の行動を振り返って、毎回出来ていたかというと……。当たり前のことをきちんと行う重要性を改めて認識することができました。
そして最後の一つは、例えば「体調が悪くて集中できない」「違和感があるけど言いづらい…」などという、参加者が発言していないけど思っていることに着目をする、ということです。これは今まで全く意識をしていなかった部分なので、目からウロコでした。
また、この見えづらいことを見える化するために有効な手段として、「チェックイン／チェックアウト」を教えていただきました。「チェックイン／チェックアウト」とは、会議の最初と最後に、会議メンバー全員が一言ずつ話すことです。雰囲気作り、相互理解、振り返りなどの効果があるそうです。これは、今後の会議で取り入れてみたいと思いました。

座学の後は、各グループでディスカッションを行いました。初回ということで、事前に準備された進め方に沿ってディスカッションしていきます。普段一緒に仕事をしているチームメンバーでグループを組んだので、話しやすくスムーズに進んでいたように思います。

このディスカッションで決まったことは本日以降の会議に積極的に取り入れる約束をして、1日めは終了となりました。3時間が一瞬に感じられる、密度の高い時間でした。

［2日め］

2日めは、1日めのインプット・ディスカッションを活かして、実戦的なワークショップをメインに行いました。

・お題：新しい築地の名物を考える

なんとも築地の制作会社らしいお題です！その上、リアリティもありますね…（研修のためのお題で、フィクションです）
まず最初に「自分の好きなB級グルメ」を各自1つずつ挙げて、それをベースにディスカッションを始めることとなりました。

今回は2回目なので、進行やグランドルールや目標など、ディスカッション全体のデザインも各グループに委ねられました。慣れないこともあり、私のグループはこの行程で少し手間取ってしまいました…。

制限時間いっぱいまでアイデアを煮詰めて、グループ毎に発表していきます。私のグループが考えた新名物は「築地あげ」です。

・いけすで泳いでいる魚をさばいて具材にする
・お客様は好きな具材を選んで、自分好みの築地あげを作る
・ソースが多数あり、好きな味を楽しめる（二度づけ禁止！！）

などが推しポイントでした。他のグループからは「海鮮ぞうもつヤキソバ　勝どき橋風」「築地味の名店街」「築地焼き」など、バラエティに富んだアイデアが出ていました。それぞれ「容器が勝どき橋モチーフ」、「名物を絞らず、一か所に集める」、「本願寺参拝の記念品にする」、など特色があって、聞いていてとても楽しかったです！

※右上から時計回りに「海鮮ぞうもつヤキソバ　勝どき橋風」「築地味の名店街」「築地焼き」「築地あげ」

［反省］

・時間と前に進めることのバランスをうまく取れなかった
・決めることを優先しすぎて、角の取れたアイデアになってしまった

残り時間を気にしすぎて、意見が割れた際に少し強引に前に進めてしまうことがありました。
また、意見が割れた際に、なんとなく多数決というか、賛成の人数が多い方を優先する形になってしまいました。そしてその結果、パンチが弱い、角の取れたアイデアになってしまいました……。
実際の会議でも時間が少ないケースはよくあるので、そんな状況でも上手くファシリテートできるようになるのが今後の課題です。

［感想］

一言でいうと、とても学びの多い研修でした！
良かった点を以下にまとめます。

・体系立てて説明をして頂いたので、知っていた情報も改めて整理され、
　より理解が深まった
・当たり前のことをきちんと行うことの重要性を再認識できた
・コミュニケーション不足に気づけた
◎「見えづらいこと」が会議に及ぼす影響の大きさを知れた

できることから取り組んで、改善していこう！と前向きな気持になれる研修でした。特に「見えづらいこと」の解消については、教えて頂いたチェックイン／チェックアウトの手法を取り入れることとしました。また、導入のハードルを下げるため、カードを使用することにしました。

1枚ごとに異なった質問が書かれているので、参加者はカードを引き、その質問に答えるだけでOKです。主催者が質問を考える行程を省けるところも良いと思います。今後の会議で積極的に使用してみる予定ですので、何かしらの効果を実感できたら、また記事にしたいと思います！